Qual è la differenza tra una ricevuta e una fattura?

Come imprenditore avrai sicuramente sentito parlare di 'fattura' e 'ricevuta'. Tuttavia, la differenza tra questi due documenti non è sempre chiara.

Le fatture e le ricevute sono documenti emessi durante il processo di vendita, ma ognuno di loro ha funzioni diverse.

In questo articolo ti spieghiamo che cosa sono le fatture e le ricevute, quali sono le differenze tra questi due tipi di documenti e quali dati devono essere inseriti in essi.

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento emesso da un'azienda a un cliente quando il cliente deve pagare le merci o i servizi forniti. Si tratta di una richiesta ufficiale di pagamento e per la tua attività rappresenta una prova che la vendita è stata effettuata.

Poiché le fatture sono documenti commerciali ufficiali, devono obbligatoriamente contenere alcuni campi. Tra questi ci sono il nome e l'indirizzo della tua attività e del cliente, un numero di fattura, la data di emissione, la data di scadenza del pagamento, un elenco delle merci e dei servizi venduti e l'importo totale da pagare.

Se la tua attività è soggetta ad IVA, dovrai emettere una fattura comprensiva di IVA in cui andranno indicati ulteriori dettagli fiscali.

Solitamente le fatture vengono emesse dopo che le merci o i servizi sono stati forniti, ma prima di ricevere il pagamento. Tuttavia, è anche possibile emettere una fattura dopo aver incassato il pagamento.

Cos'è una ricevuta?

Una ricevuta è un documento emesso da un'azienda a un cliente dopo che il cliente ha pagato le merci o i servizi. Si tratta di una prova di avvenuto pagamento sia per la tua attività sia per il cliente.

Le ricevute di pagamento devono includere i dati della tua attività, la data del pagamento, l'importo pagato e il saldo residuo.

Ogni volta che si riceve un pagamento da parte di un cliente sarebbe opportuno emettere una ricevuta, anche in caso di acconti o pagamenti parziali.

La differenza tra una fattura e una ricevuta

Le fatture e le ricevute hanno finalità diverse dal momento che vengono emesse in fasi diverse del processo di vendita. Le fatture vengono emesse prima che il cliente esegua il pagamento mentre una ricevuta viene prodotta dopo che il pagamento è stato effettuato. La fattura svolge la funzione di richiesta di pagamento mentre la ricevuta rappresenta una prova dell'avvenuto pagamento.

Questo significa anche che ognuno dei due documenti necessita di informazioni diverse. La fattura dovrebbe includere un'indicazione dettagliata dei singoli prodotti e servizi, mentre per la ricevuta di pagamento è sufficiente indicare l'importo pagato ed eventuali saldi residui. Sui documenti deve essere chiaramente indicata la dicitura "Fattura" o "Ricevuta".

Devo emettere sia una fattura che una ricevuta?

In base all'ubicazione della tua attività, del settore e della struttura aziendale potresti non essere obbligato a emettere sia una fattura che una ricevuta.

Le fatture sono obbligatorie solo in determinate circostanze. Tuttavia, la maggior parte delle attività sceglie di emettere fatture per ciascuna vendita, in modo da avere una documentazione completa ai fini fiscali.

Se non sai se la tua attività è soggetta all'obbligo di fatturazione, dovresti consultare il sito dell'Agenzia delle entrate o parlarne con un commercialista.

In ogni caso, ogni volta che si riceve il pagamento da un cliente sarebbe opportuno emettere una ricevuta.

Si tratta di un vantaggio sia per te sia per il cliente. Da un lato, offre al cliente la sicurezza di aver eseguito il pagamento in modo corretto e, dall'altro, consente alla tua attività di monitorare i pagamenti che sono stati effettuati e di rispettare le normative in vigore.

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