Conservazione sostitutiva delle fatture: a cosa serve?

La conservazione sostitutiva è diventata ormai parte del lessico di imprese e titolari di partita IVA, soprattutto con l’obbligo della fatturazione elettronica. In particolare, secondo quanto dichiarato nell’art. 39 del Dpr n. 633/1972, sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è tenuto a conservarla elettronicamente. Ma cosa significa?

La conservazione elettronica non va associata alla semplice memorizzazione del file sul computer, quanto a un processo regolamentato dal testo unico del CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale), che ha lo scopo di garantire autenticità, integrità e reperibilità dei documenti informatici nel corso del tempo. 

Perché conservare le fatture elettroniche?

Oltre a ridurre notevolmente l’impatto ambientale e i costi dell’archiviazione cartacea, la conservazione digitale delle fatture elettroniche ha lo scopo di contrastare l’evasione fiscale, agevolando il fisco nei controlli, anche a distanza di diversi anni.

Tale processo infatti permette alle autorità non solo maggiore capacità di controllo e analisi dei dati a disposizione, ma anche una qualità, qualità e tempestività per cui la conservazione del semplice documento in Pdf si direbbe insufficiente. 

Come conservare a norma le fatture elettroniche?

I soggetti obbligati possono stabilire liberamente la modalità di conservazione, scegliendo tra:

• il servizio gratuito, accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, per la conservazione delle fatture che transitano dal SdI.

• soggetti terzi con provider certificati, che forniscono supporto nella conservazione sostitutiva di fatture e, più in generale, di documenti rilevanti a livello fiscale. 

Quali sono le tempistiche della conservazione?

Secondo quanto stabilito dal DM del 17 giugno 2014, la conservazione a norma delle e-fatture deve essere completata, per l’anno d’imposta di riferimento, entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali del soggetto contribuente.

Inoltre, tutte le fatture elettroniche (come quelle cartacee), devono essere conservate obbligatoriamente per almeno 10 anni (si guardi l’art 2220 del Codice Civile).

Quali sono i requisiti previsti? 

La conservazione digitale, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013 e del DM 17 giugno 2014, deve prevedere requisiti e strumenti a norma di legge: formato XML, firma digitale, indicizzazione, lotto di conservazione in ordine cronologico, marca temporale.

Inoltre, non è ad esempio possibile usufruire della PEC per conservare le e-fatture, perché non è in grado di soddisfare i quattro requisiti richiesti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico.

Cosa cambia con la nuova normativa sulla privacy?

Lo scorso novembre 2022 il Direttore dell’Agenzia delle Entrate, in accordo con il Garante della privacy, ha redatto il provvedimento n.433608 per chiarire il percorso di digitalizzazione delle fatture elettroniche. 

In particolare, sono stati fissati alcuni punti* sulla consultazione e sulle memorizzazione dei dati:

• L 'AdE potrà conservare le fatture elettroniche fino alla fine dell'ottavo anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione corrispondente. Fino al secondo anno inoltre questi documenti potranno essere conservati nell'area riservata del portale. 

• Le informazioni contenute nelle e-fatture potranno essere utilizzate, consultate e acquisite solo per attività istruttorie puntuali ed esclusivamentedal personale delle strutture centrali e delle strutture territoriali dell’Agenzia delle Entrate autorizzato.

• Per le fatture emesse da cedenti o prestatori che operano nel settore legale, i documenti verranno cifrati e conservati in un’area separata, il cui accesso sarà consentito solo previa richiesta o autorizzazione dell’Autorità Giudiziaria. 

• Per evitare situazioni di pratiche illecite, come le emissioni di fatture elettroniche fraudolente, l'AdE disporrà di un sito web di censimento del canale abituale di trasmissione utilizzato dall’operatore IVA. 

* Per il provvedimento intero, si legga il sito dell’AdE.