Gestione Turni Ristorante: come fare? [GUIDA]

La gestione dei turni del ristorante è un’attività di vitale importanza e per questa ragione non va mai sottovalutata. Un locale privo del numero di dipendenti adeguato restituirà ai clienti una pessima impressione, soprattutto perché il servizio sarà lento e i piatti, in assenza di personale di cucina, saranno di sicuro preparati in modo frettoloso.

Inoltre, la turnazione dei ristoranti è complessa, perché se da una parte deve permettere il  buon funzionamento di un locale, dall’altra deve fare i conti le esigenze dei dipendenti e con i loro contratti, che impongono sempre indicazioni e limitazioni in materia di ore di lavoro.

Se hai già provato a redigere uno schema per i turni del ristorante, avrai già capito che si tratta di qualcosa che richiede molta attenzione, per evitare di commettere errori imperdonabili.

Ma quali sono questi errori? Come si redige uno schema dei turni di lavoro per un ristorante, che tenga conto di tutte le variabili? In questo articolo andiamo ad approfondire l’argomento, a partire dalle nozioni di base.

Gestione turni ristorante: come organizzarsi?

Un ristorante, soprattutto se di grandi dimensioni, impiega diverse figure professionali: chef, cuochi, camerieri, barman, comì di sala, inservienti e personale preposto all’accoglienza dovranno sempre essere in numero sufficiente per garantire il corretto funzionamento del servizio.

Ecco, quindi, qualche consiglio su come organizzarti per garantire turni equi ed efficienti.

1. Pianifica per tempo, in modo da assegnare i turni in modo consapevole, anticipando le esigenze del locale e del personale

2. Per quanto possibile, assegna in modo equo i turni di lavoro, per evitare insoddisfazioni e malumori

3. Comunica sempre i turni alla brigata con un certo anticipo, evitando che possano crearsi incomprensioni

4. Garantisci i giusti tempi di riposo ai dipendenti, per favorire sempre un servizio di ottima qualità

5. Scongiura la sovrapposizione dei turni, che si tradurrebbe in uno spreco di energie e di denaro

Schema dei turni di lavoro di un ristorante: come redigerlo

La gestione dei turni del ristorante pone diverse sfide, dall’evitare di trovarsi senza cuochi o camerieri in sala nel momento del servizio, al gestire prontamente le eventuali assenze dei dipendenti. Inoltre, la programmazione dei turni nel settore della ristorazione appare particolarmente delicata, perché a differenza di altri settori, tu non puoi fare a meno di un solo lavoratore: anche un cuoco in meno in cucina o un numero inadeguato di camerieri in sala possono compromettere seriamente la qualità del servizio.

Lo strumento più utilizzato, soprattutto dai piccoli locali che non devono gestire decine di figure professionali, è Microsoft Excel, che velocizza in modo significativo il lavoro di chi deve incastrare in modo ottimale ruoli e orari.

In rete sono disponibili diversi modelli di file per la gestione dei turni del ristorante, ma se conosci il programma, potrai realizzarli personalmente, in modo che possano adattarsi alle tue esigenze. I vantaggi offerti da questo strumento sono molteplici. Innanzitutto, è gratis, pertanto non incide in alcun modo sui costi per la gestione del locale. Inoltre, in rete potrai trovare diversi tutorial, che sapranno indirizzarti e consigliarti su come redigere lo schema.

Grazie alla possibilità di utilizzare diversi colori per le celle, quindi per i turni, ti sarà possibile avere una chiara visione della turnazione e capire a colpo d’occhio chi è di turno e chi di riposo. In questo modo, qualora qualcuno dovesse assentarsi dal lavoro, ti sarà facile capire subito chi chiamare in sostituzione o a chi chiedere di fare uno straordinario, senza che questa modifica impatti negativamente sul monte ore permesso dal CCNL.

Se il programma può dirsi efficiente per i piccoli ristoranti, che devono al massimo gestire tre o quattro dipendenti, diventa però insufficiente per l’organizzazione di grandi brigate, che ruotano in modo decisamente più complesso, soprattutto per quanto riguarda l’assegnazione dei ruoli. Decisamente sconsigliato, poi, per i ristoranti aperti a pranzo e a cena, che invece dovranno affidarsi a dei software dedicati.

Turni spezzati ristorante: le difficoltà del doppio turno

Un caso particolare è rappresentato dai ristoranti aperti sia a pranzo, sia a cena, che se da una parte vedono aumentare i loro guadagni, dall’altra si ritrovano alle prese con una difficilissima gestione dei turni.

Per garantire la massima efficienza e un servizio di qualità, infatti, questi locali saranno costretti ad avere un gran numero di dipendenti, che dovranno ruotare in modo armonioso, per non compromettere le loro performance, in sala e in cucina.

Se questo è il tuo caso, dovrai gestire la turnazione del locale con molta maestria: assegnare turni massacranti, aumentare il numero di ore di straordinario e non concedere il giusto riposo alla tua brigata, alla fine, stanne certo, ti si ritorcerà contro.

Uno chef stanco e stressato non riuscirà a mettere passione in ciò che cucina, così come un cameriere insoddisfatto del suo lavoro non riuscirà mai a trovare la concentrazione e la gentilezza necessarie affinché il cliente esca soddisfatto dal tuo ristorante. 

Inoltre, caricando i dipendenti di troppi turni di lavoro e di pochi riposi, rischierai il licenziamento di alcuni di essi e tu sai bene quanto la coesione di una squadra di lavoro, cementata in mesi o anni, sia fondamentale per il buon funzionamento del servizio. Inoltre, considera che, anche qualora tu riuscissi ad assumere un nuovo dipendente, perderai comunque tempo a formarlo e a fargli comprendere a pieno le procedure del locale.

Mai come in questo caso, avrai quindi bisogno di un software dedicato, che ti consenta di gestire al meglio i turni del ristorante, abbattere gli straordinari e distribuire i dipendenti in base ai ruoli e alle diverse fasce orarie.

Turni ristoranti: quali sono i migliori software a cui affidarsi?

Di recente adozione da parte di numerosi locali, i software per la gestione dei turni dei ristoranti ti consentono di ottimizzare il tuo lavoro e risparmiare un mucchio di tempo. 

D’altronde dopo esserti dotato di un terminale POS e aver incominciato ad accettare pagamenti digitali attraverso servizi come Google Pay, perché non affidarti alla tecnologia anche per la turnazione del tuo ristorante?

Scopriamo insieme quali sono i tre migliori software per la gestione dei turni di un ristorante, tenendo in considerazione la facilità di utilizzo e le performance.

Con Planday potrai ridurre significativamente il tempo che dedichi alla programmazione dei turni del ristorante. Una volta impostata la pianificazione, potrai avere una chiara visione dei turni dei dipendenti e il numero di ore assegnate ai singoli lavoratori, nonché l’ammontare del compenso che riceveranno per il loro lavoro.

Se possiedi più ristoranti, poi, il software ti permetterà di creare più piani di lavoro, del tutto indipendenti l’uno dall’altro, nonché di automatizzare l’assegnazione dei compiti, in relazione alle competenze specifiche di ciascun lavoratore. Grazie al software, inoltre, potrai inviare messaggi SMS ai dipendenti, cosa che ti tornerà molto utile quando dovrai comunicare uno straordinario o una sostituzione. 

Factorial è un altro ottimo software per la pianificazione dei turni dei ristoranti in modo digitale. Anch’esso di facile utilizzo, ti permette di assegnare i turni velocemente ed accuratamente, evitando così che le presenze si sovrappongano e creino confusione nella brigata.

I singoli dipendenti potranno inoltre registrare i loro orari di entrata e di uscita, consentendoti di verificare in tempo reale chi è al lavoro, chi in ferie e chi sta godendo del turno di riposo. Il software ti tornerà molto utile nel qual caso tu sia il proprietario di un grande ristorante, che gestisce decine di dipendenti, Grazie all’applicazione, infatti, potrai gestire i contratti sia dei lavoratori a tempo indeterminato, sia quelli dei dipendenti a tempo determinato, firmandoli digitalmente e inviandone copia alla persona interessata.

Infine segnaliamo Resource Guru, che non nasce specificatamente per la ristorazione, ma possiede tutte le funzioni necessarie alla gestione dei turni del ristorante. Utilizzato da grandi aziende come Ikea e Pirelli, il software si configura come un ottimo strumento per la pianificazione dei turni e, soprattutto, vanta degli interessanti costi di gestione, decisamente bassi per le prestazioni che offre. Inoltre, potrai scaricare una demo gratuita, da provare per testare le principali funzioni e decidere, in tutta calma, se è ciò che fa al tuo caso.

Normativa per la gestione dei turni ristorante

Per redigere lo schema dei turni di lavoro dei tuoi dipendenti, ti sarà utile conoscere la normativa in materia, che stabilisce regole precise e limitazioni da osservare. Un lavoro non facile, anche perché nel gioco rientrano anche le esigenze dei dipendenti, che dovranno essere soddisfatti delle loro condizioni di lavoro, pena una minore produttività.

Al fine di evitare le sanzioni previste dal D. Lgs. 66/2003, inoltre, dovrai garantire il riposo giornaliero, settimanale o domenicale, così come imposto dalla legislazione.

Se trai i tuoi dipendenti vi sono delle donne, e sarà molto facile che vi siano, sappi che in caso di gravidanza e fino al compimento di un anno del figlio, esse non potranno coprire turni di lavoro notturni, ovvero quelli che vanno dalle 24 alle 6 del mattino. Stesse limitazioni sussistono in linea generale per le madri che hanno figli sotto i 3 anni di età, per i genitori unici affidatari, anche se uomini, e per tutti i lavoratori con disabili a carico.

Nei momenti di maggior carico di lavoro, quando potresti avvalerti della collaborazione di giovani, studenti e, in generale, di minori, devi considerare che anche a loro dovrai evitare i turni di notte, a meno che non si tratti di casi eccezionali e sporadici.

Per quanto riguarda i turni di riposo del ristorante, invece, ogni lavoratore ha diritto a un riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive e di uno settimanale di 24 ore. Ulteriori limitazioni sono poste nei confronti della durata dei turni notturni, che non devono superare le 8 ore, e di quelli settimanali, che devono sempre attestarsi entro le 48 ore a settimana, straordinari compresi.

In ogni caso, prima di redigere uno schema per la gestione dei turni del ristorante, approfondisci quanto previsto dal Contratto Collettivo Nazionale di lavoro per i dipendenti dei pubblici esercizi e della ristorazione collettiva.