Come gestire le mance con il POS: tassazione e consigli utili

Ti stai chiedendo come gestire le mance raccolte quotidianamente dai tuoi dipendenti? Quali sono le norme da rispettare e soprattutto come puoi gestirle utilizzando il POS, adeguandoti così al crescente numero di clienti che preferisce pagare senza contanti?

In Italia, a differenza di altri Paesi, non è obbligatorio lasciare una mancia, ma se gestisci un ristorante o un bar (soprattutto in una località turistica, magari frequentata da una clientela di provenienza principalmente estera) ti potrebbe capitare di ricevere delle mance, a volte anche cospicue. 

Il gesto dimostra che il cliente ha particolarmente apprezzato il servizio ricevuto e l’importo extra ottenuto rappresenta una gradita entrata in più per i tuoi collaboratori, che integra lo stipendio ricevuto. 

Con la maggior parte dei pagamenti che ormai avviene tramite POS, però, avrai bisogno di un dispositivo che permetta ai tuoi clienti di lasciare una mancia facilmente, anche se non pagano in contanti.

Diventa fondamentale, chiaramente, conoscere tutte le norme vigenti in Italia sul tema, in maniera tale da non incorrere in problematiche di tipo fiscale, e stabilire una politica aziendale interna di distribuzione equa delle mance tra tutti i lavoratori. 

In questo articolo approfondiremo questi tre temi scoprendo come gestire le mance sotto più punti di vista.

• Come gestire le mance con i dispositivi SumUp

• Registratore di cassa SumUp: ideale per gestire le mance e l’intera attività 

• Tassazione mance: cosa dice la legge italiana

• Tassazione mance: come dovresti comportarti 

• Gestione delle mance: tutto il resto è a tua discrezione

• Come gestire le mance: le conclusioni 

Come gestire le mance con i dispositivi SumUp

Vediamo dal punto di vista operativo come i dispositivi SumUp sono stati progettati per farti ricevere le mance senza creare alcun disagio ai clienti. L’operazione è molto semplice ma differisce a seconda del lettore SumUp che utilizzi per gestire i pagamenti.

Gestire le mance con SumUp Air 

Se hai scelto SumUp Air per i tuoi pagamenti dovrai abilitare il dispositivo alla ricezione delle mance utilizzando l’app SumUp. L’app SumUp, disponibile per sistemi operativi Android e iOS, è gratuita ed è essenziale per configurare tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

Nel caso delle mance sarà sufficiente: 

• Selezionare l’icona profilo situata all’angolo in alto della schermata 

• Selezionare “Altro”

• Selezionare “Mancia” 

• Impostare su “On” l’opzione “Mancia standard”

Ti ricordiamo che puoi abilitare o disabilitare la funzione in qualsiasi momento. Inoltre, potrai attivare l’impostazione “Importo suggerito”. Così facendo dai la possibilità ai clienti di lasciare una mancia a scelta e pari al: 10%, 15% o 20% per importi totali superiori a 10€. 

Per importi inferiori a 10€, il cliente può decidere per una mancia di 1€, 2€, o 3€. Gli importi suggeriti possono essere modificati in qualsiasi momento sulla base delle tue necessità direttamente dall’app SumUp. È sufficiente disabilitare la mancia standard e inserire l’importo in percentuale che preferisci. 

Ti segnaliamo infine che, nel caso tu utilizzassi più lettori SumUp, le modifiche che decidi di apportare mediante app risultano valide solo per i lettori di carte Air, mentre non si riflettono sui lettori Solo e 3G.

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Gestire le mance con SumUp Solo e 3G

Puoi gestire le mance anche se utilizzi i lettori SumUp Solo o SumUp 3G + stampante. Questi ultimi due lettori sono autonomi. Non hanno bisogno dell’app per accettare i pagamenti e diversamente dal lettore SumUp Air funzionano sia con la rete Wi-Fi sia sono dotati di SIM con dati mobili integrati e compresi nell’abbonamento. 

Per abilitare o disabilitare le mance puoi utilizzare direttamente il lettore. Le frecce su e giù ti permettono di aprire il menu. Una volta effettuato l’accesso non devi far altro che selezionare: 

• “Impostazioni profilo” 

• “Mancia” 

• “On” 

Direttamente dal lettore puoi o affidarti all’importo suggerito oppure impostare manualmente la percentuale di mancia che il cliente può pagare sulla base della transazione totale. 

Registratore di cassa SumUp: l’ideale per gestire le mance e i flussi di cassa

L’ecosistema SumUp è davvero ampio. Offre soluzioni innovative che vengono incontro alle esigenze di ogni attività. In particolare, se gestisci un ristorante, un bar, un fast food o un food truck, ti invitiamo a scoprire le funzionalità di SumUp Cassa, un potente strumento all-in-one che ti permette di gestire la tua attività anche a distanza. 

Con SumUp cassa non solo potrai gestire le mance in modo facile ed intuitivo, ma anche creare un profilo dipendente e monitorare tutti i flussi di cassa generati.

Lo strumento è utile anche per una gestione globale del personale poiché rende possibile: 

• Creare profili dipendenti

• Gestire le entrate e le uscite 

• Impostare benefit e sconti 

Il nostro potente software non è solo pensato solo per i dipendenti e per facilitare la gestione delle mance, ma ti permette anche di: 

• Gestire ordini e pagamenti 

• Monitorare l’andamento del servizio ai tavoli 

• Creare strategie di vendita (sulla base dei dati raccolti) 

• Controllare il magazzino e le scorte 

SumUp Cassa è, in definitiva, uno strumento pensato per semplificare la tua gestione a 360°, facile da installare, da aggiornare e da configurare, permettendoti di automatizzare e migliorare numerosi processi quotidiani all'interno del tuo business.

Tassazione mance: cosa dice la legge italiana  

Vediamo ora cosa prevede la legge italiana sulle mance. ll tema è stato recentemente oggetto di una pronuncia da parte della Cassazione, la quale ha ribadito che le mance raccolte e distribuite ai dipendenti costituiscono reddito da lavoro. Come comportarsi? 

In primo luogo, è utile inquadrare cosa sono le mance. Il Codice civile, all’articolo 2034, sancisce che la mancia altro non è che una somma di denaro che, senza obbligo, una persona può lasciare a un lavoratore dopo aver ricevuto un qualsiasi servizio. 

In secondo luogo, puoi fare riferimento a quanto stabilito dalla Corte Suprema di Cassazione il 30 settembre 2021, che ha nuovamente fatto presente che le mance raccolte da un dipendente sono soggette a tassazione, poiché rientrano nella cosiddetta nozione onnicomprensiva del reddito. Quest’ultima è contenuta nel DPR 917/1986. 

Secondo quindi il DPR, le mance sono soggette a tassazione, tuttavia la questione continua a essere dibattuta poiché l’Agenzia delle Entrate con la circolare 3/E del 2018 fa presente che le donazioni di modico valore sono esenti da tassazione. La circolare a sua volta fa riferimento a quanto stabilito dal Codice civile all’articolo 783. 

Per quanto riguarda altri aspetti fiscali è bene sapere che l’importo erogato dal cliente come mancia non è soggetto a IVA, né chiaramente può essere utilizzato per compensare lo stipendio dei lavoratori. Le mance infine non hanno valore ai fini del calcolo dei contributi fiscali e previdenziali. 

Tassazione mance: come dovresti comportarti 

Alla luce di quanto visto e consultando quanto previsto dalle varie leggi, pronunce e circolari, la giurisprudenza è concorde nel non equiparare le mance alle donazioni di modico valore. Questo vuol dire che non puoi fare riferimento a quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate e dal Codice civile all’articolo 783. 

Grazie ai dispositivi per i pagamenti SumUp, raccogliere le mance direttamente con il POS e quindi registrare ogni pagamento ricevuto, indubbiamente ti mette al riparo da qualsiasi sanzione derivante da un accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate. 

Dovresti quindi raccogliere le mance e successivamente dividerle con i dipendenti avendo cura di segnalare l’importo erogato sulla busta paga alla voce “erogazioni liberali”. Il dipendente a sua volta deve indicare le somme extra ricevute nella dichiarazione dei redditi.

Come abbiamo visto, grazie ai dispositivi SumUp non avrai nessuna difficoltà a determinare l’esatto importo generato grazie alle mance. I pagamenti ricevuti sono infatti tracciati e di conseguenza facilmente dimostrabili. 

Inoltre, ti invitiamo a considerare che da quando utilizzo del POS è diventato obbligatorio la maggior parte delle transazioni avviene ormai senza l’uso dei contanti. Tale aspetto potrebbe disincentivare i clienti a lasciare la mancia.

Promuovere la possibilità di lasciare una mancia anche con il POS, tuttavia, semplifica e incentiva l’operazione, garantendo a categorie di lavoratori quali camerieri, baristi, di beneficiare di un importante extra.

Gestione delle mance: tutto il resto è a tua discrezione

Come accennato in Italia non esiste alcuna legge che obbliga i clienti a lasciare una mancia. Allo stesso modo non ci sono riferimenti normativi su come gestire le mance ricevute dai camerieri, dai baristi o da coloro incaricati alle consegne a domicilio. 

In generale, dotarsi di dispositivi per la gestione dei pagamenti SumUp e avere cura di registrare l’esatto importo di mance distribuite per ogni dipendente ti consente di avere il pieno controllo della tua attività sotto il profilo fiscale e organizzativo. 

È tutto? Un’ultima attenzione riguarda il come dividere le mance con i dipendenti. Questo aspetto è ovviamente discrezionale e ogni attività può decidere le regole che più ritiene opportune. 

Probabilmente l’unico aspetto sul quale riflettere riguarda come dividere equamente le mance raccolte, dato che, anche coloro che lavorano dietro le quinte (in cucina) o non hanno un rapporto diretto con i clienti, ricoprono ugualmente un importante ruolo nell’assicurare un servizio corretto e gradevole al cliente tanto da indurlo a lasciare la mancia. 

La questione è solo all’apparenza di poco conto. Dividere tra tutti i lavoratori le mance è un buon modo di procedere, in quanto permette a tutti i dipendenti di vedersi riconosciuto il proprio impegno. E al titolare e ai manager dell’attività? Come titolare o gestore di un’attività nell’ambito della ristorazione probabilmente dovresti rinunciare alle mance. 

La questione infatti è arrivata nelle aule del Tribunale di San Diego (USA). In quel caso, il giudice condannò una celebre multinazionale operante nel settore del Food and Beverage a risarcire ben 120mila baristi privati della totalità delle mance collezionate perché divise anche con i manager. 

Come gestire le mance: le conclusioni 

In questo approfondimento abbiamo visto come gestire al meglio le mance sotto tre diversi aspetti. Dal punto di vista della logistica, ora che le mance risultano comunemente lasciate mediante POS, dal punto di vista della tassazione, e dal punto di vista di un’equa distribuzione di questi importi che rappresentano per il lavoratore un gradito extra. 

SumUp è da sempre vicina a tutti i gestori delle attività operanti nel settore del food and beverage, mettendo a disposizione soluzioni innovative, semplici da utilizzare e pensate per facilitare la gestione dell’attività permettendoti di concentrarti esclusivamente sul tuo business.