Mance: legge, tassazione e come gestirle con il POS

Le mance in Italia sono un gesto volontario con cui i clienti esprimono gratitudine verso il personale di ristoranti, hotel o altre strutture ricettive per il servizio e l'attenzione ricevuti. 

Oggi, le mance possono essere lasciate sia in pagando in contanti sia attraverso vari metodi di pagamento digitali. Ad ogni modo, come titolare di un’attività, è importante sapere come gestirle e suddividerle in modo ottimale per migliorare la gestione della fiscalità, del personale e dell’attività stessa. 

In questo articolo troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno sulla gestione delle mance, con un focus sulle normative vigenti in Italia per non rischiare di incorrere in problematiche di tipo fiscale, e stabilire una politica interna di distribuzione equa delle mance tra tutti i lavoratori. 

Come gestire le mance

Da qualche moneta a svariate banconote, l'importo delle mance può variare considerevolmente a seconda del tipo di locale e di clientela. E qui sorgono tantissimi dubbi: le mance vanno dichiarate? E più in generale: come vanno gestite? 

Per gestire le mance in modo corretto, è necessario conoscere tre aspetti principali, che approfondiremo nel corso dell’articolo.

1. La tassazione delle mance

La tassazione delle mance è regolata dalla Legge di Bilancio 2023 (n. 197 del 29 dicembre 2022). 

Questa norma prevede l’applicazione di un’imposta sostitutiva del 5% sulle mance ricevute dai lavoratori del settore privato, come bar, caffetterie, hotel e altre strutture simili.

Si tratta di un’agevolazione, che coinvolge solo una parte del reddito annuo percepito, pari al 25%. Tuttavia, è applicabile esclusivamente ai lavoratori dipendenti con un reddito annuo non superiore a 50.000 euro.

2. La contabilizzazione delle mance

Le mance devono essere inserite nella busta paga dei lavoratori alla voce "erogazioni liberali", indipendentemente dal fatto che siano ricevute in contanti o tramite POS o altri strumenti di pagamento elettronico.

Questa contabilizzazione garantisce una gestione trasparente e conforme alle normative vigenti.

3. Gli obblighi dichiarativi

Le mance costituiscono a tutti gli effetti reddito da lavoro dipendente, come stabilito dall’Agenzia delle Entrate nella circolare 26 del 2023.

È quindi importante specificare il codice corretto in sede di tassazione.

• Se il datore di lavoro gestisce le mance: sarà lui a trattenere e versare il 5% di imposta sostitutiva.

• Se il lavoratore riceve la mancia direttamente: ad esempio, in contanti, sarà il lavoratore stesso a dichiararla e a versare il 5% in sede di dichiarazione dei redditi.

Come funziona la tassazione delle mance

Vediamo ora in dettaglio cosa sapere riguardo le tasse sulle mance. La legge italiana sulle mance, come detto, si basa sulla Legge di Bilancio 2023. 

Questa prevede un’aliquota agevolata del 5%, applicata fino al 25% del reddito derivante dalle prestazioni nel settore specifico. È necessario che il reddito complessivo del lavoratore, derivante anche da eventuali altri impieghi, non superi i 50.000 euro.

Esempio pratico:

Se un lavoratore ha una busta paga annua di 30.000 euro e riceve 5.000 euro di mance, il limite tassabile è pari al 25% del reddito principale, cioè 7.500 euro. 

In questo caso, l’intero importo delle mance (5.000 euro) verrà tassato con l’aliquota agevolata del 5%. Qualsiasi importo eccedente sarebbe invece tassato secondo il regime ordinario.

È importante sottolineare che le mance:

• Non sono incluse nella base imponibile per contributi previdenziali e assistenziali.

• Non concorrono al calcolo del TFR.

• Possono essere utilizzate per eventuali deduzioni o detrazioni.

Come datore di lavoro, sei responsabile di effettuare questi calcoli e di versare l’imposta sostitutiva. In caso di errore, puoi rettificare tramite i conguagli delle buste paga successive.

Come contabilizzare le mance 

Per rispettare gli obblighi fiscali, la contabilizzazione delle mance deve seguire alcuni principi chiari.

Le mance, sia ricevute in contanti sia tramite mezzi elettronici, devono essere separate dai ricavi aziendali, poiché non rappresentano un guadagno dell’impresa ma somme destinate al personale.

È buona prassi mantenere un registro contabile dedicato per annotare:

• Data della mancia

• Importo ricevuto

• Destinatari

Nel caso delle mance ricevute tramite POS, il processo è più semplice: queste operazioni possono essere registrate automaticamente come "mancia" e distinte dal totale dei ricavi aziendali. Una gestione digitale delle mance riduce gli errori contabili e semplifica la tracciabilità.

Le mance in busta paga

Le mance devono essere inserite nella busta paga dei lavoratori come erogazioni liberali, con l’applicazione dell’imposta sostitutiva del 5%.

È fondamentale ricordare che:

• Non concorrono al calcolo di contributi previdenziali e assistenziali.

• Non rientrano nella base imponibile per il TFR.

Grazie a questa gestione agevolata, il lavoratore può trattenere una buona parte delle mance ricevute. Inoltre, una contabilizzazione trasparente consente al personale di avere un quadro chiaro delle somme percepite.

Una gestione così organizzata delle mance è sicuramente da preferire, perché i lavoratori fanno molto affidamento su di esse. 

In alcuni locali, le mance possono diventare una parte importante per integrare i ricavi di tutto il personale. 

Inoltre, assicurare una contabilità chiara e trasparente rafforza il rapporto di fiducia nei confronti dei datori di lavoro. Questo è particolarmente vero quando la gestione delle mance è decisa a priori e si opta per una divisione equa tra tutti i lavoratori, inclusi coloro che operano dietro le quinte, come cuochi, addetti al bancone e alle pulizie.

Gestione delle mance con il POS

Con l’aumento delle transazioni digitali, molte mance oggi vengono trasferite tramite POS, rendendo fondamentale la gestione digitale. Per garantire una corretta contabilizzazione, è necessario:

• Aggiungere una voce dedicata allo scontrino che specifichi l’importo della mancia.

• Separare chiaramente la mancia dal totale del pagamento.

Le mance digitali, come quelle in contanti, beneficiano dell’imposta sostitutiva del 5%. Questo metodo semplifica la gestione del denaro, riduce la possibilità di errori e garantisce una maggiore tracciabilità.

Attivare la funzione "mancia" su SumUp:

Con SumUp, attivare la funzione "mancia" è molto semplice:

• Vai nel menu impostazioni del POS.

• Seleziona "Profilo mancia" e attiva la funzione cliccando su "ON".

• Il cliente potrà scegliere se lasciare una mancia con un importo fisso (ad esempio, 1, 2 o 3 euro) oppure con una percentuale sul totale (10%, 15%, 20%).

Questo sistema offre al cliente la libertà di scegliere l’importo della mancia e semplifica la gestione digitale per il titolare.

Gestione delle mance: tutto il resto è a tua discrezione

Di chi sono le mance? Come dividere le mance è un tema annoso, come dovresti comportarti? 

In Italia non esiste alcuna legge che obblighi i clienti a lasciare una mancia. Allo stesso modo, non ci sono riferimenti normativi su come gestire le mance ricevute da camerieri, baristi o addetti alle consegne a domicilio. 

In generale, dotarsi di strumenti per la gestione dei pagamenti, come SumUp, e registrare l’esatto importo delle mance distribuite per ogni dipendente consente di avere un controllo completo dell’attività sotto il profilo fiscale e organizzativo.

Un’altra attenzione riguarda il come dividere le mance con i dipendenti, un aspetto che rimane discrezionale: ogni attività può decidere liberamente le regole più opportune. 

Tuttavia, è importante considerare che anche chi lavora dietro le quinte, come il personale di cucina, svolge un ruolo cruciale nel garantire un servizio di qualità al cliente.

Questi lavoratori, pur non avendo un contatto diretto con i clienti, contribuiscono a creare l’esperienza complessiva che porta il cliente a lasciare una mancia.

Pertanto buona prassi è dividere equamente le mance tra tutti i lavoratori. Si tratta di una scelta di equità che valorizza il contributo di ciascuno e rafforza il senso di squadra.

Infine, come titolare o gestore di un’attività, probabilmente dovresti rinunciare alle mance. Questo gesto permette di lasciare l’intero importo ai dipendenti, motivandoli ulteriormente e riconoscendo il loro impegno diretto nell’esperienza del cliente.