Guida al POS per professionisti: obbligo, costi quale scegliere

Sei un professionista e stai considerando l'acquisto di un POS? Sai come scegliere il miglior terminale per elaborare i pagamenti e quali caratteristiche dovrebbe avere?

In questo approfondimento vedremo l’importanza, per un libero professionista o più in generale per un lavoratore autonomo, di offrire ai propri clienti la possibilità di effettuare pagamenti con carta. 

Inoltre, scopriremo che l’obbligo di accettare pagamenti via POS è valido anche per i liberi professionisti e ci concentreremo su quali sono le principali attenzioni che dovresti porre prima di acquistare un nuovo terminale. 

• POS per liberi professionisti: perché è utile 

• POS lavoratori autonomi: vantaggi 

• POS per professionisti: quali caratteristiche 

• POS per professionisti: mobile o portatile? 

• Obbligo del POS per i professionisti

• Obbligo POS per professionisti: sanzioni 

• Costo del POS per professionisti

• I migliori POS per professionisti 

• POS per liberi professionisti: le conclusioni 

POS per liberi professionisti: perché è utile 

Come libero professionista, ben sai quanto sia difficile trovare nuovi clienti e, soprattutto, mantenerli nel tempo. 

Si tratta di un lavoro duro in cui devi essere professionale, offrire servizi di qualità assoluta e far sentire il cliente sicuro del fatto che i tuoi servizi siano indubbiamente migliori rispetto a quelli offerti dai numerosi concorrenti.

Tra le tante attenzioni, piccole e grandi, dotarsi di un POS (Point of Sale) non solo ti permette di offrire alla tua clientela ulteriori metodi di pagamento, ma ti consente anche di adempiere alle norme, come l'obbligo di fatturazione elettronica e di accettazione dei pagamenti digitali. Vediamo più nel dettaglio perché oggi è vantaggioso per la tua attività implementare uno o più POS.

POS lavoratori autonomi: vantaggi 

Lavoratori autonomi, freelance, liberi professionisti e in generale tutti i titolari di partita IVA non possono prescindere dall’utilizzo di POS. Questo dispositivo, sia fisso che mobile, ti permette di accettare pagamenti tramite carte di credito e di debito. 

Oltre a essere obbligatorio, è un apparecchio che può fare la differenza, aiutandoti sia a incrementare i guadagni che a gestire meglio l'attività. Vediamo più in dettaglio quali vantaggi potrai godere scegliendo il giusto POS:

• Flessibilità: i migliori lettori di carte sono dispositivi flessibili, facili da usare e progettati per accettare ogni tipo di pagamento da qualsiasi luogo, ad esempio in occasione di eventi esterni all'ufficio. Ciò significa che puoi utilizzarli anche per concludere vendite e incassare in modo semplice, offrendo ai tuoi clienti un'opzione di pagamento pratica, anche se non dispongono di denaro contante.

• Tracciabilità e controllo delle finanze: i dispositivi POS ti permettono di far progredire rapidamente la tua idea di business aiutandoti a tenere traccia delle entrate e delle uscite. Infatti, i lettori registrano tutte le entrate, comprese quelle derivanti da transazioni online, e le trasferiscono su un conto corrente. Puoi visionare l'estratto conto dal tuo smartphone per avere un'idea chiara di tutti i flussi in entrata e in uscita. Questo vantaggio risulta particolarmente utile anche nel caso in cui tu abbia intenzione di accedere ad agevolazioni e finanziamenti la banca o l'ente preposto alla gestione del credito ti richieda una panoramica sui flussi di cassa prima di concedere l'agevolazione.

• Offri servizi aggiuntivi: offrire la possibilità di pagare con il POS significa mettere a disposizione dei clienti numerosi servizi che potrebbero apprezzare, come una migliore gestione di eventuali controversie attraverso lo strumento del chargeback, la possibilità di ricevere ricevute elettroniche, la facilità e l'immediatezza delle conversioni di valuta e, naturalmente, beneficiare di un sistema di pagamento sicuro riduce il rischio di frodi.

• Convenienza: infine, iniziare a utilizzare un POS non solo offre tutti i vantaggi finora menzionati, ma è anche conveniente. Scegliendo il partner giusto, hai la possibilità di ottenere un dispositivo a costi assolutamente accessibili per qualsiasi professionista, senza contratti vincolanti e canoni ricorrenti.

POS per professionisti: quali caratteristiche 

Non tutti i POS sono uguali. Come libero professionista, sai bene che ogni novità in azienda, prima di essere implementata, va studiata e scelta con cura. Questo vale anche per la scelta del POS.

Il lettore di carte scelto deve essere funzionale, innovativo e avere costi accessibili, oltre a molte altre caratteristiche che possono fare la differenza. Vediamole tutte in dettaglio:

• Mobile o portatile: assicurati che il dispositivo scelto sia mobile e/o portatile. Questi POS rappresentano il futuro poiché puoi portarli sempre con te, sono leggeri e grazie alla presenza di una SIM interna o di altre tecnologie, funzionano senza la necessità di collegarli via cavo. Tale caratteristica ti permette di avere una cassa mobile e di ricevere i pagamenti sia in ufficio che quando ti rechi dal cliente.

• Accetta tutte le carte: assicurati che il lettore di carte scelto accetti, oltre all'opzione di pagamento NFC, tutte le carte di credito e di debito dei circuiti più utilizzati. Un ottimo POS dovrebbe essere compatibile con circuiti come Visa, Mastercard, Maestro, Apple Pay, American Express e altri.

• Multifunzionale: i migliori POS per professionisti oggi devono essere multifunzionali. Per multifunzionale intendiamo un POS che, oltre alle transazioni, possa anche aiutarti a gestire la tua attività in modo più efficiente. Ad esempio, potresti trovare conveniente la possibilità di monitorare le transazioni, stampare ricevute, creare cataloghi e altro ancora.

• Accessibile: anche il prezzo è un aspetto che non può passare in secondo piano. Leggi con attenzione l'offerta proposta, evitando che ci siano costi nascosti, vincoli contrattuali o costi mensili ricorrenti che potrebbero portarti a spendere più di quanto preventivato.

• Presenza di un team di assistenza: verifica la professionalità del servizio clienti. Un eccellente servizio clienti dovrebbe essere disponibile e pronto ad aiutarti in caso di necessità, permettendoti così di non perdere tempo prezioso. Prima di acquistare il POS, potrebbe essere una buona scelta contattare il servizio clienti e verificare le recensioni online riportate dalle persone che già utilizzano il servizio.

POS per professionisti: mobile o portatile? 

Un altro aspetto su cui dovresti soffermarti è se hai bisogno di un POS mobile o di un POS portatile. 

Con le due terminologie si intendono l'insieme di dispositivi che, per funzionare e quindi elaborare i pagamenti, non hanno bisogno di un cavo. Tuttavia, variano le tecnologie utilizzate per la ricezione dei dati: 

• POS mobile per professionisti: i POS mobili sono dispositivi che si collegano alla rete Internet per elaborare le transazioni. Sono definiti mobili poiché sono dotati al loro interno di una SIM dati che permette l'accesso alla rete in modalità wireless. Inoltre, questi POS sono dotati di una batteria che generalmente ha una durata compresa tra le 8 e le 16 ore.

• POS portatile per professionisti: con il termine POS portatile ci si riferisce ai terminali che, pur non essendo dotati di una scheda dati SIM interna, consentono comunque di elaborare le transazioni. In questo caso, la connessione a Internet deve essere presente nel luogo fisico in cui si trova il POS. Il POS portatile è quindi dotato di una scheda di rete interna che permette di intercettare il segnale Internet inviato da un modem o da un altro dispositivo come uno smartphone o un tablet.

Infine, esistono anche POS che sono sia mobili che portatili, ovvero dotati di una SIM interna ma che è possibile comunque collegare alla rete Wi-Fi presente nel tuo studio o nel luogo in cui ti trovi. 

Questa tipologia di POS ti garantisce la massima connettività poiché hai effettivamente due reti diverse alle quali puoi collegarti nel caso in cui una o l'altra non funzionasse correttamente.

Obbligo del POS per i professionisti

Come probabilmente già sai, da diversi anni è in vigore l’obbligo del POS per professionisti. In generale tutti coloro che hanno una partita IVA sono obbligati ad accettare pagamenti con il POS. 

Sebbene non tutti si siano adeguati prontamente, in Italia l'obbligo è stato introdotto a partire dal 1° gennaio 2014, con il Decreto Legge 179/2012. Tuttavia, dato che non erano previste sanzioni per coloro che non accettavano pagamenti con carta tra metodi di pagamento, sono passati diversi anni prima che tutti si adeguassero effettivamente alle nuove leggi.

In particolare, con la legge 79/2022 sono state introdotte sanzioni per chi si rifiuta di accettare pagamenti elettronici, e da allora si può dire che praticamente tutti dispongono di un terminale punto vendita.

L'obbligo riguarda tutti i titolari di partita IVA, ma per quanto riguarda i liberi professionisti, questi possono evitare di utilizzare il POS per transazioni tra professionisti, accettando pagamenti in contanti o utilizzando sistemi come il bonifico bancario.

In Italia, l'obbligo del POS è stato introdotto per diversi motivi, tra cui sicurezza, contrasto all'evasione fiscale e fluidità/velocità nella gestione delle transazioni. Vediamoli nel dettaglio:

• Sicurezza: le transazioni con il POS sono sicure, in quanto le persone non devono portare con sé ingenti quantità di denaro contante. Questo riduce il rischio di subire rapine o furti.

• Contrasto all'evasione fiscale: tutte le transazioni effettuate tramite il POS vengono registrate e, insieme all'obbligo di emettere fattura elettronica, i professionisti e tutti i titolari di partita IVA sono praticamente obbligati a dichiarare tutti i loro guadagni.

• Fluidità e velocità nella gestione delle transazioni: accettare pagamenti tramite POS consente di semplificare le transazioni, eliminando la necessità di restituire il resto e di contare ingenti quantità di denaro contante alla fine della giornata per poi portarli in banca.

Obbligo POS per professionisti: sanzioni 

Non accettare pagamenti tramite POS comporta il rischio di incorrere in sanzioni. La legge 79/2022 stabilisce che se un libero professionista, un commerciante o un artigiano si rifiuta di accettare un pagamento elettronico, rischia una multa di 30 euro più il 4% del valore della transazione. 

Ad esempio, se ti rifiuti di accettare un pagamento con carta di 100 euro, rischi una multa di 34 euro. Se l'importo rifiutato è di 1.000 euro, la sanzione è di 30 euro (fissa) più 40 euro, per un totale di 70 euro.

Tuttavia, la sanzione non è automatica. Spetta infatti a chi ha subito il rifiuto della transazione con il POS segnalare l'incidente alle autorità competenti, che a loro volta, dopo aver accertato i fatti, provvederanno a infliggere la sanzione. Quindi, al momento, esiste solo il rischio di incorrere in una sanzione.

Costo del POS per professionisti

Acquistare un POS mobile o portatile comporta chiaramente un costo da sostenere. Come visto nei paragrafi precedenti, però, scegliendo il giusto fornitore, i costi sono accessibili per un professionista. 

Inoltre, il servizio si rivela così utile che semplicemente utilizzandolo è possibile recuperare facilmente i costi minimi sostenuti. 

Le migliori società fornitrici di POS e servizi correlati si distinguono dalle altre perché offrono condizioni contrattuali chiare e non vincolanti. Non ci sono costi nascosti o spese ricorrenti. 

Tuttavia, questa politica non è adottata da tutti, quindi prima di sottoscrivere qualsiasi accordo ti consigliamo di valutare tutti i costi che dovrai sostenere per l'acquisto e l'utilizzo di un POS, evitando così spiacevoli sorprese. Ecco le voci di costo a cui dovresti prestare attenzione: 

• Costi d'installazione: assicurati che il POS sia facile da configurare e che non sia necessario il lavoro di un tecnico esperto per la configurazione del dispositivo.

• Costi di attivazione: potrebbe essere una spesa nascosta da affrontare. Accertati che i costi per l'attivazione siano pari a zero.

• Costo per il recesso: anche in questo caso, verifica se nel contratto ci sono costi nascosti o particolari vincoli contrattuali che ti obbligano a pagare nel momento in cui decidi di cambiare fornitore o smettere di utilizzare il servizio.

• Costi del dispositivo: l'acquisto del lettore di carte comporta un costo. Si tratta di una spesa da considerare sempre, indipendentemente dalla società che fornisce il servizio. Il costo può variare e per quanto riguarda i POS mobili e portatili, va da poche decine a diverse centinaia di euro.

• Costi commissioni per transazione: verifica l'importo della commissione addebitata per ogni transazione. Le commissioni addebitate non dovrebbero essere elevate e, in generale, dovrebbero essere intorno al 2% per ogni transazione.

I migliori POS per professionisti 

Ma quali sono i migliori POS per partita IVA? Quale terminale dovresti scegliere? Il nostro consiglio è di optare per i dispositivi messi a disposizione da noi di SumUp. 

I nostri POS sono innovativi, facili da installare e da configurare. Inoltre, scegliendo i nostri terminali hai la certezza di optare per una soluzione conveniente, senza il rischio di trovarti a pagare costi nascosti. Ti mettiamo a disposizione tre diverse tipologie di lettori. Vediamo le caratteristiche di ognuno: 

SumUp Air 

SumUp Air è il pratico POS e conveniente POS puoi averlo a soli 39 euro. Non hai altri costi fissi da sostenere se no le commissioni pari a l’1.95% applicate alle transazioni. 

Con SumUp Air hai a disposizione un POS innovativo, da portare sempre con te. Tra le caratteristiche evidenziamo: 

• Batteria di lunga durata in grado di elaborare più di 500 transazioni 

• Connessione rapida con l’App SumUp per iniziare subito ad accettare pagamenti 

• Compatibilità con tutte le carte di credito e di debito

E per avere sempre un lettore carico e pronto all’uso valuta anche l’acquisto dell’elegante base di ricarica.  

SumUp Solo 

SumUp Solo è il lettore di carte tascabile di SumUp. Puoi averlo a soli 79 euro, configurarlo in pochi istanti e iniziare subito ad accettare tutti i pagamenti. Le commissioni sulle transazioni sono minime e pari all'1.95%. 

SumUp Solo ha una SIM interna integrata con traffico dati illimitato che ti permette di avere il dispositivo sempre collegato e funzionante. In alternativa, puoi anche collegare il dispositivo alla rete Wi-Fi del tuo studio.

Con questo terminale hai a disposizione un lettore innovativo, i pagamenti sono rapidissimi, la batteria dura fino a 8 ore e puoi facilmente controllare tutte le transazioni. Inoltre, per rendere il tutto ancora più semplice, puoi utilizzare anche il conto aziendale SumUp che mettiamo a tua disposizione gratuitamente.

SumUp Solo + Stampante 

SumUp Solo + Stampante è la soluzione all-in-one ideale per te che cerchi un terminale completo che ti permette di stampare le ricevute ogni volta che desideri. Solo + Stampante si collega alla rete grazie alla presenza di una SIM interna con dati mobili illimitati e puoi anche collegarlo alla rete Wi-Fi. 

Il terminale è dotato di touch screen e puoi averlo a soli 129 euro. Come tutti i dispositivi SumUp, non hai altre spese fisse da sostenere. 

Ti verrà solo addebitata una piccola commissione per ogni transazione, pari all'1.95%. La presenza della stampante è il vero punto di forza del terminale. Con un'unica ricarica puoi stampare fino a 800 ricevute. 

Inoltre, puoi facilmente gestire tutte le transazioni, effettuare rimborsi e, ovviamente, accedere a tutti i tipi di pagamento da Chip & Pin e contactless, a Google Pay e Apple Pay.

POS per liberi professionisti: le conclusioni 

"In questo approfondimento, abbiamo riportato tutto ciò che come professionista devi sapere riguardo al POS. Siamo partiti esaminando perché è importante scegliere il giusto terminale POS e quali caratteristiche deve avere oggi per essere davvero utile al tuo business. 

Successivamente, abbiamo ribadito che, come titolare di Partita IVA, sei obbligato ad accettare i pagamenti digitali per evitare sanzioni. 

Infine, ci siamo concentrati sui terminali POS messi a disposizione da noi di SumUp, elencandone le caratteristiche e i punti di forza di ognuno. Qualunque sia la tua scelta, SumUp è pronta a supportarti nella crescita della tua attività mettendo a tua disposizione POS d'ultima generazione a prezzi competitivi. Scegli il POS più adatto alle tue esigenze e per qualsiasi altro dubbio o domanda, non esitare a contattare il team vendite.