Registratore di cassa telematico: come funziona, obbligo e tipologie

Il registratore di cassa telematico (RT) è uno strumento molto importante per gli esercenti nell'ambito di una corretta gestione dei pagamenti e degli obblighi fiscali. 

I registratori di cassa di oggi non sono più dispositivi analogici utilizzati per l'emissione degli scontrini, ma diventano veri e propri sistemi avanzati utili per rispettare tutta una serie di obblighi normativi, tra cui la trasmissione in via telematica delle informazioni all'Agenzia delle Entrate.

Come vedremo, oggi esistono diversi modelli, dai registratori portatili a quelli dotati di schermi touch, semplici da utilizzare e conformi alle normative vigenti.

In questa guida scopriremo tutto ciò che c'è da sapere sui registratori di cassa telematici: come funzionano, quali sono le normative, cosa li differenzia dai classici registratori di cassa, guidandoti verso la scelta del modello che meglio può integrarsi con la tua attività. Iniziamo subito.

Come funziona un registratore di cassa telematico

Un registratore di cassa telematico è un dispositivo che automatizza e migliora la gestione dei pagamenti e della fiscalità di chi gestisce un'attività commerciale.

Principalmente, un registratore di cassa telematico permette di:

1. Registrare le vendite effettuate sia in contanti che con pagamenti elettronici, contactless e con QR code

2. Emettere gli scontrini e trasmettere le informazioni in via telematica all'Agenzia delle Entrate

Si differenzia rispetto ai registratori di cassa elettronici poiché, a differenza di questi ultimi, invia automaticamente i dati fiscali all'Agenzia delle Entrate. Una funzionalità che pemette di rispettare a tutta una serie di adempimenti amministrativi che diversamente andrebbero gestiti manualmente.

Un registratore di cassa telematico garantisce il rispetto delle leggi in materia fiscale evitando sanzioni, ad esempio, per omissioni o in caso di ritardi nella comunicazione dei corrispettivi.

In più, automatizza una serie di processi amministrativi e si rivela un utile strumento per gestire diverse modalità di pagamento, tra cui:

• Pagamenti online

• Altri metodi di pagamento digitali come il pagamento con codici QR con smartphone e smartwatch

Scegliere il giusto registratore di cassa significa dotarsi di uno strumento completo che migliora sia l'efficienza che la competitività dell'attività e facilita la gestione fiscale. 

Obbligo registratore di cassa: normativa

Cosa dice la normativa sui registratori di cassa in Italia? Diciamo subito che si tratta di una normativa che si è evoluta soprattutto negli ultimi anni. 

A oggi, vige l'obbligo di dotarsi di un registratore di cassa: un obbligo reso tale dall'esigenza dello Stato italiano di modernizzare il sistema fiscale.

Per quanto concerne la normativa, tutto inizia con il Decreto Legislativo 127 del 2015, in cui l'invio telematico dei dati fiscali era esclusivamente riservato alle attività con un volume d'affari annuale maggiore di 400 mila euro. Queste attività avrebbero dovuto adeguarsi entro il primo luglio del 2019. 

Dal primo gennaio 2021, l'obbligo è stato esteso a tutte le attività commerciali, cioè chiunque oggi è tenuto a memorizzare digitalmente i corrispettivi e a trasmetterli in maniera telematica. Dal primo gennaio è stato concesso un anno, fino al primo gennaio 2022, per permettere a tutti di adeguarsi.

Secondo quanto stabilito dal Decreto Legislativo, l'articolo 2 ci dice che, come esercente, sei obbligato a memorizzare elettronicamente ogni transazione di vendita tramite l'utilizzo di un registratore di cassa certificato. Devi poi trasmettere i dati giornalieri all'Agenzia delle Entrate e hai tempo 12 giorni a partire dall'operazione di riferimento.

Sanzioni per mancato adeguamento del registratore di cassa telematico

Passando alle sanzioni per il mancato adeguamento, viene applicato quanto previsto dal Decreto Legislativo 471 del '97. 

La sanzione di natura pecuniaria varia a seconda dell'illecito commesso, che può essere: 

• Totale omissione dell'invio delle operazioni di vendita

• Invio tardivo dei corrispettivi 

• Trasmissione di dati incompleti. 

Per evitare sanzioni, è oggi importante quindi dotarsi di un registratore di cassa conforme alle normative e chiaramente rispettare i tempi stabiliti dalla legge.

Tipologie di registratori di cassa telematici

Come detto in precedenza, la legge prevede di utilizzare avvalersi di un dispositivo che memorizza tutti i pagamenti ricevuti e di trasmetterli elettronicamente all'Agenzia delle Entrate. 

Per riuscirci la soluzione migliore è quella di dotarsi di un registratore di cassa. Ne esistono di diverse tipologie che si adattano alle esigenze dell'attività che si gestisce. Vediamo quali sono.

Registratore cassa portatile

Il registratore di cassa portatile è un dispositivo leggero e compatto che non necessita di una postazione fissa e può essere utilizzato in mobilità, ideale per chi, ad esempio, gestisce un'attività itinerante partecipando a mercati, fiere o eventi. Questi dispositivi funzionano connettendosi ad Internet tramite Wi-Fi o dati mobili. 

Sono generalmente semplici da utilizzare e dispongono di una batteria abbastanza potente per essere utilizzati anche in situazioni in cui non si ha accesso immediato alla corrente elettrica.

Registratore di cassa touch screen

Esattamente come gli altri, anche i registratori di cassa touch screen sono dispositivi utilizzati per registrare le vendite e trasmetterle all’Agenzie delle Entrate, ma con in più il vantaggio di essere dotati di uno schermo touch che offre un'esperienza di utilizzo più fluida.

A prima vista del tutto simile a un tablet. Lo schermo touch garantisce di muoversi in un'interfaccia intuitiva e di scorrere facilmente tra pagine e funzionalità. 

Un registratore di cassa touch screen è l'ideale per chi ha bisogno di funzionalità avanzate, propone numerosi prodotti ai clienti e necessita di utilizzare il registratore in sinergia con altre applicazioni, ad esempio per la gestione del magazzino o per le analisi delle vendite.

Registratore di cassa portatile con POS integrato

In commercio esistono anche registratori di cassa con POS integrato. Questi sono registratori generalmente dotati di schermo touch, ma sono soluzioni cosiddette "all-in-one" poiché dispongono anche di un dispositivo POS per accettare rapidamente i pagamenti elettronici. 

I registratori di cassa con POS integrato sono strumenti molto versatili poiché permettono di gestire ogni tipologia di transazione di vendita e accettare i pagamenti, il tutto da un unico strumento.

iPad come registratore di cassa

Il registratore di cassa ultimo di cui parliamo è la possibilità di utilizzare un iPad come registratore di cassa. 

In questo caso, l'esercente ha la possibilità di trasformare il proprio dispositivo Apple in un vero e proprio registratore di cassa scaricando un'app dedicata che permette di gestire le operazioni di vendita. 

Utilizzare una soluzione basata su iPad, come Cassa Pro di SumUp, ti permette di integrarlo ad altri accessori, ad esempio per la stampa degli scontrini fiscali o dei POS per la ricezione dei pagamenti, e va chiaramente anche integrato un sistema per la trasmissione dei dati fiscali.

Come scegliere il registratore di cassa telematico: prezzi e fattori da considerare

In base a cosa dovresti scegliere il tuo registratore di cassa? La realtà è che non esiste una risposta semplice a questa domanda. Esistono, infatti, una serie di fattori (più o meno importanti) da tenere in considerazione prima di scegliere. Scopriamoli insieme.

1. Funzionalità e caratteristiche

Il primo riguarda sicuramente le funzionalità e le caratteristiche offerte dal registratore di cassa. Esistono diversi tipi di registratori di cassa sul mercato, e ognuno si adatta a tipologie di attività diverse, dalla fornitura di servizi alla vendita al dettaglio.

In questo senso, gioca un ruolo importante il software gestionale integrato al registratore di cassa stesso, che deve permetterti di curare al meglio processi come la gestione dell'inventario e delle vendite, le politiche di reso, nonché generare report finanziari.

Molto interessante potrebbe essere la scelta di un dispositivo "all-in-one", magari con POS integrato, che possa aiutarti a gestire varie tipologie di operazioni e pagamenti. 

2. Prezzo

Anche il prezzo influisce, ovviamente, nella scelta del registratore di cassa per la tua attività. Ogni imprenditore sceglie il budget che desidera investire e molto dipende dalle specifiche esigenze di ognuno.

I costi di un registratore di cassa telematico differiscono a seconda della tipologia di dispositivo. Più sono le funzionalità di cui si ha bisogno, più il prezzo del registratore tende ad aumentare. Spesso si può approfittare di sconti o promozioni durante particolari periodi dell'anno. 

3. Servizio clienti e supporto

Tra gli altri fattori da considerare e sicuramente non da trascurare c'è la possibilità di poter contare su un servizio clienti sempre disponibile, per risolvere tempestivamente qualsiasi dubbio o problematica. Soprattutto per le attività con un alto volume di operazioni di vendita, storno o resi, potersi affidare ad un servizio di assistenza che fornisca supporto in caso di problematiche tecniche diventa estremamente importante.

4. Integrazioni e funzionalità extra

Importante anche la possibilità di integrare il proprio registratore di cassa ad altre funzionalità extra. Pensa, ad esempio, alla possibilità di proporre e di registrare facilmente programmi fedeltà, sconti o addirittura integrare il registratore alla tua piattaforma e-commerce. In questo senso le possibilità di personalizzazione e i componenti aggiuntivi potrebbero giocare un ruolo decisivo nella scelta.

5. Conformità alle normative

Bisogna infine assicurarsi che il registratore di cassa telematico scelto sia conforme alle normative vigenti e che quindi si adegui a quanto stabilito dalla legge per evitare eventuali sanzioni. Questo fattore dev'essere determinante nella scelta del registratore di cassa più adatto per la tua attività.

Cassa elettronica vs. telematica: in conclusione

Diciamo subito che sia la cassa elettronica sia la cassa telematica sono entrambe soluzioni che permettono di gestire le transazioni di vendita, ed entrambe sono conformi alle normative riportate in questo articolo. 

La differenza principale è che il registratore di cassa telematico è un dispositivo più moderno, sviluppato per inviare in maniera automatica e in tempo reale i dati dei corrispettivi giornalieri generati dall'attività. 

Inoltre, l'emissione del documento cartaceo o digitale che produce il registratore di cassa telematico sostituisce in toto il classico scontrino fiscale. 

Diversamente, la cassa elettronica ha delle funzionalità limitate: in primis, la trasmissione dei dati deve essere fatta manualmente ed emette un tradizionale scontrino fiscale. Pertanto, in sé, un registratore di cassa elettronico classico da solo non soddisfa i requisiti previsti dalla legge. Spetta all'esercente adeguarsi trasmettendo a mano la dichiarazione.

Tornando al registratore di cassa telematico, come abbiamo visto quest'ultimo ha anche delle funzionalità che non sono previste nei classici registratori di cassa:

• Gestione dell'inventario

• Gestione delle politiche di reso

• Possibilità di supportare i pagamenti contactless mediante un POS integrato

• Possibilità di integrare il dispositivo con altri software gestionali

Tutte queste differenze rendono assolutamente preferibile scegliere un registratore di cassa telematico rispetto a una cassa elettronica.

Inoltre, anche il cliente, che può così godere di un servizio più rapido, nonché di poter scegliere tra tanti metodi di pagamento, migliora la sua esperienza di acquisto. 

In conclusione, optare oggi per un registratore di cassa telematico non solo permette di venire incontro automaticamente agli obblighi di legge, ma è anche uno strumento per rinnovare la propria attività e rimanere al passo coi tempi.