Fattura elettronica: 10 risposte ai dubbi più frequenti

Come si differenzia una fattura regolare da una elettronica? Perché dovrei conferire la delega a un software di fatturazione? Come posso annullare una e-fattura già inviata? 

Rispondiamo alle 10 domande più frequenti sulla fattura elettronica, a quelli che possono essere i dubbi più comuni sulla sua gestione e sulle sue regole, soprattutto per chi utilizza SumUp Fatture.

1. Come si riconosce una fattura regolare da una elettronica?

La fattura elettronica si distingue da una fattura regolare per due aspetti: ha un formato XML e non PDF, che va necessariamente redatto con un software; deve essere trasmessa al cliente elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), interno all’Agenzia delle Entrate. 

2. Ho abilitato correttamente le funzioni di fatturazione elettronica? 

Normalmente abilitare le funzioni per la fatturazione elettronica è possibile nelle impostazioni stesse del tuo profilo. In SumUp Fatture, ad esempio, puoi verificare se le funzioni di fatturazione elettronica siano state o meno abilitate, controllando in Impostazioni > I tuoi dati > Fatturazione elettronica. 

3. A cosa serve la delega di un gestionale di fatturazione?

Quando utilizzi un software di fatturazione per la trasmissione della fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate, diviene necessario autorizzare soggetti terzi o intermediari, alla gestione dei servizi e al trattamento dei dati personali. Una volta conferita la delega, il gestionale ti darà accesso a tutte le funzioni. 

4. Quando la fattura elettronica è obbligatoria?

Dal 1º gennaio 2019, la fatturazione elettronica è da considerarsi obbligatoria per: 

• le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio italiano;

• le operazioni con le Pubbliche Amministrazioni.

Con il nuovo Decreto legge n. 36/2022, l’obbligo è stato ampliato anche ai regimi di vantaggio e forfettario. 

5. Se fatturo a un privato, qual è il codice destinatario?

Il Codice Destinatario definisce a chi devono essere recapitare le fatture elettroniche da parte del SdI. I privati che non possiedono partita Iva, non hanno obbligo di PEC o codice destinatario. In questo caso si potrà inserire il codice convenzionale “0000000” (7 zeri) nel campo. 

6. Posso controllare lo stato di invio della fattura al SdI?

Sul nostro sito è possibile verificare lo stato di invio o di accettazione di una fattura direttamente sulla pagina del documento in fondo, nella sezione Cronologia. Qui ti sarà possibile verificare ogni aggiornamento da parte del SdI. In alternativa, effettua una doppia verifica sul tuo cassetto fiscale.

Dai un’occhiata sull’argomento nell’articolo La fattura elettronica è stata inviata? Quando arriva?

7. Quali sono i tempi di risposta da parte del SdI?

I tempi di verifica e consegna da parte del SdI possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni dalla data di invio. Questo dipende dal numero di fatture che il SdI deve gestire in quel momento.

8. La fattura è stata accettata ma ho commesso un errore. Come risolvo?

Se la fattura elettronica è stata accettata ma ci rendiamo conto di un’informazione errata, è possibile procedere all’annullamento del documento tramite nota di credito. Una volta che questa sarà trasmessa e accettata dal SdI, la fattura originale sarà considerata annullata,  permettendoti così di emetterne una nuova.

9. Ho annullato la fattura con nota di credito. Posso crearne una con lo stesso numero?

Sebbene l’accettazione della nota di credito annulli la fattura originale errata, sul software SumUp Fatture non è possibile creare una nuova fattura con la stessa numerazione. Il gestionale infatti non permette di creare duplicati. Suggeriamo in questo caso di utilizzare una serie numerica affine, del tipo 01-2022, anziché 1/2022. 

10. Se la e-fattura viene scartata, come si può agire?

Nel momento in cui la e-fattura viene rifiutata dal SdI, sulla pagina del documento risulterà visibile l’errore di scarto con relativa spiegazione. In questo caso non hai bisogno di emettere una nota di credito, ma ti basterà correggere l’informazione errata segnalata dal SdI. Avrai a disposizione 5 giorni dalla comunicazione per reinviare la fattura corretta.