Conservazione sostitutiva - Cos'è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva è una procedura che permette di conservare e mantenere la validità delle fatture elettroniche nel tempo.
Leggi maggiori informazioni sulla fatturazione elettronica e come può aiutarti nella gestione della tua impresa.
La conservazione sostitutiva è un procedimento di natura informatica attraverso cui è possibile conservare le fatture elettroniche nel tempo assicurandone la validità al pari di un equivalente documento cartaceo e rendendole facilmente reperibili e consultabili.
Requisiti per la conservazione sostitutiva
Perché tu possa procedere alla conservazione sostitutiva della fattura elettronica, devi assicurarti che:
Il documento sia in formato XML come richiesto dalla Legge per questo tipo di fatture. Puoi partire da una fattura digitale e poi convertirla in questo tipo di file
Venga apposta la firma elettronica qualificata, altro elemento fondamentale perchè una fattura elettronica possa definirsi come tale. Questo tipo di firma garantisce l’autenticità del documento identificando in modo univoco il soggetto che la emette
Il documento venga archiviato correttamente, in modo che un’eventuale ricerca sia facile, veloce e agevole
La fattura venga inserita in un lotto di fatture da conservare per cui vale la stessa regola valida per la numerazione delle normali fatture: la serie deve essere continua e seguire in modo cronologico senza salti
Questi diversi “pacchetti” di fatture vengano poi firmati con firma elettronica qualificata dal Responsabile della conservazione sostitutiva in modo che non sia più possibile modificarne il contenuto e ci sia un’indicazione dal momento in cui questi documenti vengono mandati in conservazione attraverso l’apposizione di una marca temporale. Deve inoltre essere fornito un manuale di conservazione
Come aderire alla conservazione sostitutiva dell’Agenzia delle Entrate?
Il servizio di conservazione sostitutiva messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate è totalmente gratuito e ti permette di conservare le fatture elettroniche per 15 anni.
Per poter usare questo servizio, devi prima di tutto attivarlo seguendo questi passi:
Collegati alla pagina Fatture e Corrispettivi
Accedi scegliendo una delle opzioni disponibili: Codice fiscale, Codice Entratel, SPID o CNS (Carta Nazionale dei Servizi)
Dalla pagina principale vai alla sezione Fatturazione e scegli Fatturazione Elettronica
Per andare alla sezione relativa alla conservazione sostitutiva scegli Accedi alla sezione Conservazione
Dalla sezione Aderisci al servizio di conservazione, accetta i diversi termini di conservazione spuntando entrambe le caselle e cliccando su Invia
Se hai già aderito al servizio di conservazione, devi semplicemente aggiornare l'accordo di servizio, cliccando sul relativo messaggio che ti appare non appena effettui l'accesso a questa sezione.
Conservazione sostitutiva automatica
Dal momento in cui aderisci alla conservazione sostitutiva, tutte le fatture inviate e ricevute vengono salvate in automatico.
Non devi quindi fare altro, se non seguire i passi descritti sopra per attivare il servizio.
Questo significa che tutte le fatture create o ricevute attraverso un programma per fattura elettronica vengono salvate in automatico.
Conservazione sostitutiva manuale
Per conservare le fatture inviate e ricevute prima della data di adesione al servizio, devi effettuare l'operazione manualmente.
Una volta nella sezione 'Conservazione', devi solo scegliere e caricare i diversi file. I passi da seguire sono questi:
Clicca su Nuovo invio in conservazione e poi su Fai una nuova richiesta di conservazione
Nella pagina successiva in cui caricare i file clicca su Sfoglia e scegli i documenti da caricare (ricorda che non puoi superare i 5 Mb e le 10 fatture e il documento deve essere in formato .xml, .p7m, .zip)
Quando il caricamento viene completato, verifica che il file selezionato sia quello corretto. (Nel caso in cui ci siano degli errori nel file caricato, questi vengono segnalati dal sistema)
Clicca su Invia per mandare il file in conservazione
Entro quando archiviare le fatture elettroniche con la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali deve avvenire entro 3 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, quindi entro il 31 gennaio dell’anno successivo.
Dematerializzazione dei documenti fiscali
La conservazione sostitutiva non deve essere confusa con la dematerializzazione dei documenti fiscali (che include libri e registri contabili), che consiste nel creare una copia digitale dei documenti cartacei con la stessa validità del documento originale.
A questi documenti va apposta una firma elettronica qualificata che ne certifica l’autenticità e la validità da parte di un notaio o un altro soggetto autorizzato.
Il valore dell’imposta da bollo applicabile ai documenti registrati in questo formato è pari a 16 euro fino a 2.500 registrazioni. L’imposta deve essere contribuita tramite il modello F24 prima che passino 120 giorno dalla data in cui viene chiuso l’esercizio.