Fattura PA - Cos'è una fattura PA?
Una fattura PA è un tipo di fattura in XML usata per documentare le prestazioni svolte verso la Pubblica Amministrazione.
Gestisci la fattura PA in modo semplice e veloce ovunque tu sia.
Una fattura PA è un tipo di fattura elettronica che rappresenta lo standard di fatturazione alla Pubblica Amministrazione.
Caratteristiche di una fattura PA
La fattura PA ha alcuni tratti distintivi che la rendono tale. Rispetto agli elementi obbligatori di una normale fattura, devi specificare le seguenti informazioni:
Il codice PA per la consegna (questo codice ha 6 cifre e puoi trovarlo nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni nel caso in cui non ti sia stato fornito dal tuo cliente)
La firma digitale che garantisca l'autenticità e l'integrità del documento (una volta apposta la firma, infatti, il documento non può essere modificato)
Il documento di riferimento per la fatturazione (ordine, contratto, convenzione, ricezione, DDT) inclusa la data e il numero identificativo
Il codice CIG (Codice Identificativo Gara) e/o codice CUP (Codice Unico Progetto). Nel caso in cui il tuo cliente non abbia uno di questi codici, puoi inserire uno zero nel campo mancante
Il valore dell'esigibilità IVA, che nel caso della PA può essere in split payment o differita
La fattura deve essere nel formato XML usato per le fatture elettroniche.
Fattura PA e esigibilità IVA
Un punto importante nella compilazione della fattura PA è l'esigibilità IVA. Per data di esigibilità IVA si intende il momento a partire da cui l'IVA relativa a una determinata transazione si considera rilevante ai fini della liquidazione IVA periodica.
La regola generale prevede che se la tua contabilità è gestita con:
Il criterio di competenza: l'esigibilità IVA è immediata ovvero si considera la data di emissione della fattura ai fini della liquidazione IVA
Il criterio di cassa: l'esigibilità IVA è differita poichè il periodo in cui l'IVA relativa alla transazione deve essere pagata inizia solo quando il saldo della fattura viene effettuato
Lo standard di fatturazione PA consiste nell'emissione di una fattura in split payment, un meccanismo che sposta sul committente l'obbligo di versare l'IVA relativa alla transazione direttamente all'Erario (piuttosto che pagarla al fornitore nel totale della fattura perchè questi la contribuisca poi all'Agenzia delle Entrate, come prevede la regola generale).
L'applicazione dello split payment prevede alcune eccezioni. Precisamente:
Le operazioni effettuate dai contribuenti del regime forfettario e del regime dei minimi (poichè non applicano l'IVA in fattura)
Le operazioni dei professionisti che applicano la ritenuta d'acconto (che vengono invece fatturate con esigibilità IVA differita)
Le operazioni effettuate con il meccanismo di reverse charge (poiché l'IVA viene già addebitata al committente)
Invio delle fatture PA
La fattura PA, per essere considerata emessa dal punto di vista fiscale, deve superare i controlli di verifica dell'Agenzia delle Entrate e passare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Hai diverse opzioni per inviare la fattura PA, tra cui tramite PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, oppure tramite un canale accreditato quindi ad esempio dal tuo conto di un programma di fatturazione come SumUp Fatture.
Ricorda che se decidi di usare l'integrazione del programma di fatturazione per l'invio della fattura PA, devi conferire la delega per l'inoltro delle fatture al SdI a tuo nome.
Controllo della fattura PA
La fattura PA deve essere inviata al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e superare i controlli per essere poi consegnata alla Pubblica Amministrazione Destinataria.
Il SdI controlla che siano presenti:
Tutti i dati obbligatori in fattura
I dati della partita IVA e codice fiscale tuoi e della PA destinataria siano corretti
Il codice PA inserito esista
Gli importi siano calcolati correttamente
La firma digitale sia stata apposta correttamente
Una volta inviata la fattura al SdI, bisogna aspettare gli esiti dei controlli:
Se la fattura PA viene respinta, dovrai correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura all'Agenzia delle Entrate. La fattura non si considera emessa dal punto di vista fiscale
Se la fattura PA supera i controlli del SdI, l'Agenzia delle Entrate prova a consegnare la fattura all'Amministrazione Destinataria tramite il codice PA indicato in fattura
Consegna della fattura PA
Una volta che la fattura viene accettata dal SdI, inizia il processo di consegna e invio delle fatture PA.
Nel caso in cui ci siano dei problemi nel consegnare la fattura, il SdI prova ad effettuare l'operazione per un periodo di 10 giorni.
Se il SdI non riesce a consegnare la fattura al destinatario entro 10 giorni, ricevi una notifica di impossibilità di consegna e dovrai provvedere a inviare la fattura attraverso un mezzo diverso dal Sistema di Interscambio, accordandoti con l'Amministrazione Destinataria.
Nel caso in cui l'operazione di consegna riesca con successo, l'Amministrazione Destinataria ha 15 giorni per accettare o rifiutare la tua fattura (con un'eventuale motivazione del rifiuto).
Nel caso in cui siano passati 15 giorni e tu non abbia ricevuto alcuna risposta, la fattura PA si considera emessa dal punto di vista fiscale per dopo la notifica di decorrenza termini. Dovrai contattare la PA destinataria per avere maggiori informazioni sulla mancata risposta all'invio della fattura.
Cosa fare se una fattura viene rifiutata dalla PA?
Per poter rispondere a questa domanda, devi prima di tutto considerare il momento in cui ricevi il rifiuto. Precisamente:
Se ricevi una notifica di esito negativo, ovvero la PA rifiuta la tua fattura entro i 15 giorni previsti per l'accettazione o rifiuto della fattura, devi correggere la fattura in base a quanto segnalato dalla PA e inviare la fattura al SdI nuovamente. In questo scenario la fattura PA non si considera ancora emessa e, pertanto, devi modificare il documento originale cambiando solo i dati incorretti. Data e numero di fattura non vanno cambiati.
Se la PA ha già accettato la tua fattura e ti contatta per correggere degli errori. Ai fini fiscali la fattura PA viene considerata emessa. Per questo devi emettere nota di credito per annullare la fattura e inviarla al SdI. Devi poi emettere una nuova fattura (con nuova data e numero e incorporando le correzioni richieste dalla PA) e inviarla al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
La data di decorrenza termini è già stata superata. I 15 giorni dati alla PA per rispondere in modo affermativo o negativo all'invio della tua fattura sono passati e non c'è stata alcuna risposta. La fattura si considera regolarmente emessa. Devi procedere a emettere nota di credito per la fattura errata e inviarla al Sistema di Interscambio. Devi poi creare la nuova fattura corretta con nuovo numero e data e inoltrarla al Sistema di Interscambio.
Fattura PA vs fattura elettronica verso privati
La fattura elettronica PA e la fattura elettronica verso privati (altre aziende o titolari di partita IVA oppure soggetti privati con solo codice fiscale) hanno delle somiglianze e delle differenze, sia per quanto riguarda la struttura che il flusso di invio al SdI e consegna al destinatario.
Vediamo più in dettaglio i diversi aspetti.
Quali sono gli elementi comuni di fattura PA e fattura verso i privati?
Il formato XML
L'obbligo di invio attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate
La necessità di indicare un codice (o anche indirizzo PEC per la fatturazione verso privati) perchè la fattura venga recapitata al destinatario
L'obbligo di riportare il riferimento legislativo all'esenzione IVA nel caso in cui si indichino una o più linee allo 0%
L'indicazione dei documenti correllati, con l'unica differenza che questo è un campo obbligatorio per la fattura PA ma non per la fattura elettronica verso privati
In cosa differisce la consegna? Perché una fattura PA si consideri emessa, è necessario che venga accettata dalla PA destinataria entro 15 giorni dalla ricezione del documento o, nel caso in cui non vi sia risposta dalla PA, che il periodo di 15 giorni sia trascorso (decorrenza termini).
In questo senso, la fattura elettronica verso privati (altre aziende o titolari di partita IVA o privati) ha un passo in meno, poiché non è necessaria alcuna accettazione del documento ma l'avvenuta consegna o la ricevuta di impossibilità di consegna (e dunque il superamento dei controlli del Sistema di Interscambio) determinano l'avvenuta emissione fiscale.
Fattura PA su SumUp Fatture
Sul programma di fatturazione SumUp Fatture, emettere una fattura PA è facile e veloce.
Dopo aver inserito tutte le tue informazioni dalle impostazioni, devi compilare il modello di fattura impostando i seguenti campi (specifici per la fattura PA):
PA come tipo di cliente
Il codice PA di 6 caratteri nel campo del codice destinatario
La sezione dei documenti di riferimento scegliendo il tipo di documento (puoi scegliere tra ordine, contratto, convenzione, ricezione e DDT), la data, il numero e inserendo i codici CIG e/o CUP. Nel caso in cui l'Amministrazione Destinataria tua cliente non disponga di uno di questi codici, ricorda di inserire uno zero in quel campo
La specifica dell'esigibilità IVA scegliendo tra split payment (l'opzione più comune per la PA) o differita (nel caso in cui rientri nei casi in cui questo meccanismo non si applica). Nel caso in cui tu scelga l'opzione split payment, SumUp Fatture mostra in automatico l'IVA da applicare in fattura e il netto da pagare (che non include l'importo IVA).
Una volta creata la fattura PA in XML devi inviarla al SdI. Per inviare la fattura PA all'Agenzia delle Entrate a tuo nome direttamente dal tuo profilo, devi necessariamente conferire la delega a SumUp.