Nota di credito - Cos'è una nota di credito?
Una nota di credito serve a correggere eventuali errori rinvenuti in una fattura.
Leggi maggiori informazioni su come usare le note di credito.
La nota di credito è un documento che rettifica una fattura che contiene uno o più errori. Essa può inoltre annullare una fattura, permettendoti così di emetterne una nuova o cancellare completamente una transazione nel caso non fosse avvenuta.
Note di variazione
Data la natura ufficiale della fattura, per Legge non è corretto cancellare questo documento fiscale ma è opportuno provvedere con una nota di variazione ad emendare gli importi.
Nel caso della fattura elettronica il documento viene considerato valido ai fini fiscali solo quando è stato accettato dal Sistema di Interscambio (SdI).
Le note di variazione sono di 2 tipi:
Nota di debito: nel caso in cui sia necessario aumentare il valore di imponibile o imposta. In questo caso il cliente ha un debito da saldare in quanto deve provvedere a versare la somma in eccesso a chi emette fattura (che vanta un credito)
Nota di credito: il tipo più comune di nota di variazione, che serve a diminuire l'importo indicato in fattura e restituire parte o tutta la somma pagata dal cliente (se la transazione è già avvenuta)
Note di credito, fattura digitale vs. fattura elettronica
Data l'introduzione della fattura elettronica, vanno differenziati i due casi per capire come funziona la nota di credito relativa.
Fattura digitale
Nel caso di emissione di fattura digitale, quando per esempio si fa parte del regime forfettario e non si deve sottostare all'obbligo di fatturazione elettronica, la fattura viene considerata fiscalmente valida una volta inviata al cliente.
La nota di credito va quindi emessa tutte le volte che una fattura inviata a un cliente presenta qualche errore, di importo o dicitura.
Fattura elettronica
Nel caso della fattura elettronica invece, la fattura non è considerata valida se viene solamente inviato il PDF al cliente, deve infatti passare per i controlli del SdI e da questi essere recapitata direttamente al destinatario, tramite il codice destinatario o l'indirizzo PEC.
Quando passa per il SdI, la fattura elettronica arriva nelle mani dell'Agenzia delle Entrate che la ritiene valida a meno che una nota di credito, che ne va a correggere alcune parti come importo o diciture, non venga emessa ed inviata al Sistema di Interscambio.
Attenzione, se si è inviata una fattura ed essa non è ancora stata accettata dal SdI si consiglia di aspettare a correggerla. Essa potrebbe infatti essere scartata dai controlli del SdI e tornare al trasmittente con un codice errore.
In questo caso può essere modificata senza dover emettere una nota di credito, successivamente dovrà ovviamente essere reinviata al SdI per validarla.
Quando si emette una nota di credito?
Questo documento può essere emesso in diversi casi:
Un errore di computo dell'imposta e/o della base imponibile
Una mancata o incompleta prestazione rispetto a quanto stabilito dagli accordi tra le parti
Una diminuzione dovuta al rinvenimento di pezzi rovinati o difettosi che non possono essere sostituiti (per cui deve essere registrato un abbuono)
Il mancato inserimento di uno sconto previsto in fattura
La regola generale prevede che le note di credito vengano emesse entro un anno dal momento in cui avviene l'operazione, pena la non validità del documento.
Come compilare una nota di credito?
Il documento rettificativo deve contenere:
Il riferimento alla fattura originale
La descrizione dei prodotti/servizi
I valori con segno negativo (carattere distintivo di questo documento)
Nota di credito per pagamento non avvenuto
Il creditore può diminuire l'importo e l'aliquota d'imposta da pagare se:
Il debitore è sottoposto a procedure concorsuali o esecutive che non abbiano avuto l'esito sperato
La fattura non è stata saldata
Rientrano in questa categoria le procedure di fallimento, la liquidazione coatta amministrativa, i concordati fallimentare e preventivo.
Registrazione contabile in partita doppia
Dal punto di vista contabile, l'emissione di una nota di credito va a diminuire la parte sinistra dei conti ovvero quella del Dare, poiché riduce le risorse che l'azienda avrebbe a disposizione.
Dal lato del Dare deve essere registrato il corretto valore da ricevere e ammontare IVA, mentre in quella Avere la somma da ricevere come credito verso i clienti.