Quietanza - Cos’è la quietanza?
La quietanza è un documento ceduto dal creditore al debitore che attesta l’avvenuto pagamento
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La quietanza, detta anche quietanza di pagamento o quietanza liberatoria, è un documento che attesta la ricevuta di pagamento per un servizio o prodotto.
Il significato di quietanza è quello di un documento che certifica l’estinzione di un debito.
Questa parola viene anche utilizzata come verbo o come aggettivo: si può dire che di una fattura quietanzata, un debito quietanzato, oppure quietanzare un debito o quietanzare una fattura.
Il significato di quietanzare non è quello di estinguere un debito, ma di avere un documento che attesta l’avvenuto pagamento.
A seguito di questo documento, la quietanza, in caso di sollecito di un pagamento o contestazione per un mancato pagamento, si ha una prova dell’avvenuto pagamento che va a terminare la disputa immediatamente.
Elementi della quietanza di pagamento
La quietanza di pagamento è un documento valido ai fini legali che costituisce una prova certa dell’avvenuto pagamento rispetto ad una fattura o rispetto ad una cessione di beni.
Per essere non contestabile, deve contenere questi elementi:
Dati del creditore e del debitore
Dati relativi alla cessione di beni o servizi
L’importo pagato
Un riferimento alla fattura e alla data di pagamento
La firma del creditore
La mancanza di uno di questi elementi o più elementi non rende il documento totalmente privo di valore, ma lo rende vulnerabile a contestazioni.
In che forma viene rilasciata la quietanza
La quietanza è un documento scritto, rilasciato da chi ha emesso fattura per il prodotto o servizio o si è preso carico del credito, quindi creditore, verso chi è incaricato di pagare per il prodotto o servizio ricevuto, ovvero il debitore.
Solitamente la quietanza viene firmata ed inviata dal creditore al debitore via email o in forma cartacea.
Se questa viene inviata via email, ovvero una quietanza in PDF, con le informazioni corrette dal creditore al debitore, non è necessario che sia firmata perché sia valida.
Il modo più comunque per creare una quietanza è tramite un modello fac simile di quietanza o un modello word di quietanza di pagamento. Partendo dal modello vuoto di quietanza, la si può compilare e scaricare.
Quietanza elettronica per i pagamenti di F24 online
Dal 2008, a seguito del pagamento del modello F24 online viene rilasciata una quietanza telematica che accerta l’avvenuto pagamento. La quietanza, in questo caso, viene conservata elettronicamente sul cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate.
In caso di accertamento o sollecito di pagamento, la quietanza accerta che il relativo modello F24 è stato “quietanzato” ovvero per il modello F24 è stato rilasciato un documento che ne certifica l’avvenuto pagamento.
Differenza tra quietanza e ricevuta fiscale
Come risultato della prestazione di un servizio o della vendita di un prodotto ad un consumatore finale viene rilasciato un documento che può essere lo scontrino fiscale (ora scontrino elettronico) o la ricevuta fiscale.
Questi documenti prendono il valore di ricevuta di pagamento e allo stesso tempo di documento di trasporto (per la vendita di prodotti), in quanto accertano che il consumatore finale ha ricevuto il prodotto e saldato il debito.
Questi due documenti possono essere considerati l’equivalente di una quietanza, però come si fa se un consumatore finale chiede la fattura o se si vende a un privato con partita IVA che necessita di fattura?
In questo caso, per certificare l’avvenuto pagamento, va rilasciata una quietanza di pagamento.
La quietanza di pagamento quindi è specifica per certificare i pagamenti delle fatture.
Inoltre la quietanza di pagamento, a differenza della ricevuta fiscale o dello scontrino fiscale, contiene la firma del creditore ed i dati di tutte e due le parti, creditore e debitore.
La quietanza è obbligatoria?
La quietanza di pagamento viene richiesta dal debitore per salvaguardarsi da eventuali richieste di pagamento aggiuntive. In caso di richiesta da parte del cliente, il creditore è sempre obbligato ad emettere il documento.
Nel caso di pagamento tramite carta di credito o bonifico, la quietanza non è più strettamente necessaria perchè, in caso di disputa, si può sempre risalire alla data e all’importo del pagamento digitale e quindi verificare l’avvenuto pagamento e stabilire che le fatture sono state quietanzate.