Sistema di Interscambio - Cos’è il Sistema di Interscambio?
Il sistema di interscambio è un sistema informatico che agevola l’invio e la ricezione di fatture elettroniche.
Scopri in questo articolo quali sono gli errori più comuni rilevati dal Sistema di Interscambio in una fattura elettronica.
Cos’è il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio (SdI) può essere paragonato ad un centro di smistamento posta che controlla e inoltra tutta la posta che gli arriva, mentre rispedisce al mittente la posta che non supera i controlli.
Questo sistema nasce dalla legge Finanziaria del 2008 che stabilisce che tutte le fatture PA, ovvero quelle destinate alla Pubblica Amministrazione, devono essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio.
Chi può usare il SdI?
Lo scopo di questo sistema non si limita alle relazioni con la PA, infatti può essere utilizzato anche dalle Piccole e Medie Imprese (PMI) e da privati per inoltrare e ricevere fatture elettroniche conformemente alla Legge che stabilisce l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati a partire dal 1 gennaio 2019.
Come funziona il Sistema di interscambio
Il Sistema di Interscambio funziona da intermediario tra la PA e i suoi fornitori e ne agevola lo scambio di fatture elettroniche.
Il funzionamento si svolge in tre passaggi:
Il fornitore emette la fattura elettronica con annessa la firma elettronica qualificata che ne garantisce l’autenticità
Il fornitore trasmette la fattura al sistema di interscambio specificando il codice ufficio PA nel caso di fattura verso la Pubblica Amministrazione, mentre nel caso di privati inserirà il codice destinatario SdI o il codice PEC
Il Sistema di interscambio controlla che non ci siano errori nella fattura e la inoltra al destinatario
Ogni azione sul SdI prevede la ricezione di messaggi di conferma in caso di operazione andata a buon fine e messaggi di scarto in caso di errori riscontrati nella fatturazione elettronica inviata.
Come accedere al Sistema di Interscambio
Per accedere al SdI è necessario munirsi di credenziali Fisconline (per invio tra privati) e Entratel (per invio a PA) o entrare in possesso di CNS. Il fornitore inoltre dovrà essere obbligatoriamente fornito di PEC (Posta Elettronica Certificata) perché si possa accertare la sicurezza del canale di trasmissione ed identificare in modo sicuro i partecipanti.
Come inviare una fattura al SdI
Per emettere una fattura elettronica valida ai sensi di Legge, questa va inviata al SdI che la deve approvare e recapitare al destinatario.
Per inviare la fattura, essa va prima di tutto compilata in formato XML inserendo il Codice Destinatario e i dati anagrafici del ricevente, e poi mandata al SdI tramite uno di questi canali:
Il servizio gratuito Fatture e Corrispettivi offerto dall’Agenzia delle Entrate, che consente il caricamento di un file XML salvato sul dispositivo
La PEC, allegando il file al messaggio PEC e inviandolo all’indirizzo: [email protected]
Un canale FTP o Web Service, ovvero un programma per fattura elettronica come SumUp Fatture, preventivamente attivato con il SdI
Controlli sulle fatture e messaggi del SdI
Per prima cosa, il Sistema di Interscambio controllerà che ogni fattura elettronica che gli viene inviata possegga un Codice Destinatario valido. Gli ulteriori controlli saranno sull’identificativo fiscale (che viene controllato preventivamente anche in fase di compilazione) e la validità della firma elettronica qualificata.
In caso di esito negativo di questi controlli, il Sistema di Interscambio invia una ricevuta di scarto all’emittente e la fattura non è considerata valida. Invece, in caso di esito positivo il SdI invia una ricevuta di recapito.
In qualsiasi caso verranno ricevuti dei messaggi da parte del SdI.
Quando si riceve la ricevuta di recapito, significa che il SdI ha ricevuto e validato la fattura elettronica inviata e che la invierà al destinatario a breve. Quando la fattura arriva a destinazione correttamente vi arriverà una ricevuta di consegna.
Nel caso in cui il destinatario abbia la PEC piena o il canale FTP o Web Service non attivo, verrà inviata all’emittente una ricevuta di impossibilità di consegna, mentre al destinatario verrà recapitata su Fisconline un copia digitale della fattura, non valida ai fini fiscali.
Detrarre l’IVA di una fattura elettronica
La detrazione IVA di una fattura elettronica, dipende dal destinatario della fattura:
Nel caso di un fornitore, la fattura si considera emessa quando si riceve una ricevuta di consegna o mancata consegna, questo perchè la fattura è stata controllata e reputata valida dal SdI. Per questo caso la data di esigibilità coincide con la data riportata sulla fattura
Nel caso di un cliente, la data a partire da cui si può detrarre l’IVA è quella della consegna del documento, ovviamente in caso di ricevuta di consegna. Nel caso di ricevuta di impossibilità di consegna, la data valida ai fini della detrazione sarà la data di “presa visione” da parte del cliente della copia digitale della ricevuta che si può trovare nell’area riservata Fatture e Corrispettivi all'Agenzia delle Entrate
SdI, quali sono i vantaggi per le PMI?
La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria dal 2019. Quali sono dunque i vantaggi per le PMI nell’utilizzo del SdI?
Utilizzare un sistema completamente digitale per la gestione delle fatture risulta in vantaggi a livello di organizzazione e gestione delle fatture stesse, oltre ad un risparmio di tempo e costi per l’utilizzo di questo canale gratuito.