Cos’è una fattura elettronica e come funziona?
A partire dall'1 gennaio 2019, il mondo della fatturazione per la maggior parte dei titolari di partita IVA è cambiato. L’obbligo di effettuare fatturazione in via telematica riguarda ormai infatti tutti i titolari di partita IVA con sede o residenza in Italia.
Una fattura elettronica altro non è che un documento digitale contenente le informazioni della fattura e del mittente.
Per emettere fatture elettroniche conformi alla Legge italiana non basta solo creare una fattura cartacea o in PDF e spedirla al cliente.
Ora è infatti necessario creare una fattura in formato XML e inviarla al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che effettua i controlli sul documento e, non appena vengono superati, provvede a consegnare la fattura al destinatario in base all'indirizzo telematico (ovvero un Codice Univoco o indirizzo PEC) specificato sulla fattura.
Diventa quindi importante, se non essenziale, munirsi di un programma di fatturazione elettronica come SumUp Fatture, che ti permetta di gestire la fatturazione direttamente dal tuo profilo in modo semplice e intuitivo.
Requisiti della fattura elettronica
La fatturazione elettronica è stata introdotta dal Decreto Legislativo 52/2004 e le regole sulla fatturazione elettronica richiedono che:
I dati non possano essere modificati
Venga riportata data e ora di creazione della fattura
Ci sia la firma elettronica del titolare, elemento che garantisce l'autenticità del documento (al momento è obbligatoria solo per le fatture alla Pubblica Amministrazione)
Il formato sia XML (sigla di eXtensible Markup Language)
Le fatture vengano trasferite con il codice identificativo dell'ufficio di destinazione (per la PA), il Codice Univoco o/e l'indirizzo PEC del titolare di partita IVA
Le fatture vengano spedite attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)
Il decreto Ministeriale 55/2013 ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e la Legge di Bilancio 2018 ha esteso questo obbligo anche alle relazioni con i privati.
Il ministero ha creato un sito web apposito che contiene tutte le informazioni relative a questo argomento.
Fattura elettronica e SdI
Per Legge la trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che l'Agenzia delle Entrate gestisce supportata dalla Sogei, partner tecnologico del Ministero dell'Economia e delle Finanze italiano.
Le fatture elettroniche non inviate con questa modalità vengono considerate non emesse. In tal caso il titolare di partita IVA dovrà pagare eventuali sanzioni derivanti dalla violazione di quest'obbligo e il cliente non potrà detrarre l'IVA relativa a questa transazione.
Nello specifico, quando i documenti in XML arrivano al SdI, il Sistema controlla che:
Ci siano i dati essenziali della fattura richiesti dalla Legge come: dati di emittente e destinatario, numero di fattura, data di emissione, descrizione dei beni o prodotti venduti, dati IVA, totali
Sia stato indicato un indirizzo telematico a cui spedire la fattura, ovvero Codice Univoco (o Codice Destinatario) o indirizzo PEC
Nel caso in cui le informazioni siano corrette, il SdI provvede ad inoltrare la tua fattura al destinatario specificato nel documento e ad inviarti poi una ricevuta di recapito che riporta i tuoi dati oltre alla data e l'ora di consegna del documento.
Fattura elettronica e Codice Univoco
Per spedire una fattura elettronica hai bisogno di un indirizzo telematico chiamato ‘codice univoco’. Si tratta di un codice alfanumerico di 7 cifre che identifica una piattaforma adibita alla ricezione delle fatture elettroniche.
Al momento della compilazione, è necessario indicare questo codice perchè la fattura venga correttamente recapitata al tuo cliente non appena la fattura avrà superato i controlli del SdI.
Nel caso in cui il canale di ricezione del tuo cliente sia pieno, riceverai una notifica di impossibilità di consegna e la copia originale della fattura sarà messa a disposizione del tuo cliente nel cassetto fiscale o sulla piattaforma ‘Fatture e corrispettivi’.
Fattura elettronica e PEC
Una delle due opzioni per recapitare la fattura al tuo cliente è indicando l'indirizzo PEC. La PEC non è una posta elettronica normale ma una posta elettronica certificata che viene usata per comunicazioni ufficiali.
Nel caso in cui la casella PEC del tuo cliente sia piena, riceverai una notifica di impossibilità di consegna e la copia originale della fattura sarà disponibile nel cassetto fiscale o sulla piattaforma ‘Fatture e corrispettivi’ del tuo cliente.
Fattura elettronica verso contribuenti in regime esente o consumatori finali
Cosa devi fare se devi emettere una fattura elettronica a un cliente che, ad esempio, aderisce al regime forfettario o un consumatore finale con solo codice fiscale?
Nel caso in cui il tuo cliente non ti abbia fornito un codice univoco o un indirizzo PEC, devi indicare "0000000" (sette zeri) nel campo del codice destinatario.
Poi riceverai una notifica di impossibilità di consegna e dovrai inviare al tuo cliente un messaggio per informarlo che potrà trovare la copia originale nel cassetto fiscale o sulla piattaforma ‘Fatture e corrispettivi’ e allegando una copia di cortesia della fattura in formato PDF.
Fattura elettronica e impossibilità di consegna
Come spiegato nei paragrafi sopra, ci sono 2 casi in cui una fattura elettronica non viene consegnata al destinatario e ricevi una notifica di impossibilità di consegna:
Hai inserito "0000000" (sette zeri) nel campo del Codice Destinatario. Non esiste quindi un indirizzo telematico (Codice Destinatario di una piattaforma o indirizzo PEC) a cui recapitare la fattura. La copia originale della fattura in formato XML viene messa a disposizione nel cassetto fiscale del tuo cliente. Questo avviene nella maggior parte dei casi con i clienti che sono privati (consumatori finali senza partita IVA).
Il canale corrispondente al Codice Destinatario non è attivo o la casella PEC è piena. Il SdI, quindi, non può consegnare la fattura all'indirizzo telematico indicato in fattura. Anche in questo caso una copia della fattura viene resa disponibile sulla piattaforma dell'Agenzia delle Entrate.
In questi casi, puoi inviare una copia della fattura in formato cartaceo o PDF al cliente a solo scopo conoscitivo (questa copia non ha alcun valore fiscale) e comunicare che deve scaricare la fattura elettronica in XML, unico documento valido ai fini fiscali.
Fattura elettronica e firma digitale
La firma digitale non è necessaria per le fatture elettroniche verso privati (ovvero per le operazioni B2B e B2C) che sono altri titolari di partita IVA o consumatori finali con il solo codice fiscale.
La firma digitale è invece un elemento obbligatorio sia per la fattura elettronica verso la PA, sia per le fatture elettroniche verso clienti stranieri, siano essi residenti in un Paese dell'Unione Europea o extra UE.
Notifiche del SdI per la fattura elettronica
Una volta ricevuta la fattura, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, il SdI può inviare dei messaggi di notifica di diversa natura:
Notifica di scarto che segnala che la fattura non è idonea
Ricevuta di consegna della fattura
Notifica di mancata consegna per un temporaneo fallimento dell'operazione
Scarto esito committente per comunicare la natura di inammissibilità o non idoneità del documento presentato
Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito quando non è possibile inviare il documento
Fattura elettronica e nota di credito
Con l'introduzione della fattura elettronica, il ruolo della nota di credito non cambia sostanzialmente. Infatti, una nota di credito deve essere emessa solo per correggere una fattura già emessa. Una fattura si considera emessa quando è stata finalizzata e inviata al cliente.
Attenzione: Nel caso della fatturazione elettronica, una fattura si considera emessa quando supera i controlli del SdI e viene consegnata al cliente.
Questo vuol dire che se la fattura non supera i controlli e viene rifiutata dal SdI non si considera emessa. Pertanto, devi provvedere a correggere gli errori riportati dall'analisi del SdI e inviare nuovamente la fattura al SdI. Non devi quindi emettere una nota di credito per annullare la fattura che non ha superato i controlli.
Se, invece, la fattura è già stata consegnata devi emettere regolare nota di credito elettronica perchè la correzione sia valida dal punto di vista fiscale.
Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è obbligatoria per legge per 10 anni. Si tratta di una speciale procedura di archiviazione che tramite l'apposizione della firma digitale e una marca temporale assicura che l'identità di chi emette fatture sia nota e accertata e che i documenti così conservati mantengano il valore fiscale nel tempo.
L'Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito a questo scopo della validità di 15 anni di conservazione.
Puoi aderire a questo servizio dal portale Fatture e Corrispettivi. Dopo l'adesione, le fatture che transitano sulla piattaforma SdI vengono automaticamente messe in conservazione sostitutiva. Le fatture emesse precedentemente all’adesione al servizio dovranno essere caricate manualmente.
Fattura elettronica e Fatture e Corrispettivi
Fatture e Corrispettivi è un portale dell'Agenzia delle Entrate che offre numerosi servizi digitali utili per i titolari di partita IVA. Ci sono anche alcune sezioni relative alla fatturazione elettronica.
Tra le altre funzioni, puoi vedere tutte le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio e aderire al servizio di conservazione sostitutiva oltre che generare il QR Code che include tutti i tuoi dati rilevanti per la fatturazione elettronica.
Infine, puoi registrare il tuo indirizzo telematico prevalente, ovvero il codice destinatario o indirizzo PEC dove preferisci ricevere le fatture elettroniche dei tuoi fornitori. Questa impostazione può essere utile nel caso in cui, ad esempio, il tuo fornitore indichi in fattura un codice destinatario o un indirizzo PEC diverso da quello da te fornito.
Se hai registrato un indirizzo telematico prevalente, l'Agenzia usa quello per consegnare le fatture elettroniche.
Come ricevere fattura elettronica dai fornitori?
Se vuoi ricevere le fatture dei tuoi fornitori direttamente sul tuo programma di fatturazione devi comunicare ai tuoi fornitori il codice destinatario della piattaforma e conferire una delega al programma per inviare e ricevere le fatture elettroniche all'Agenzia delle Entrate per tuo conto.
In alternativa, puoi fornire il tuo indirizzo PEC dove ricevere le fatture elettroniche.
Chi non deve emettere fattura elettronica?
Da questo obbligo sono esonerati per ragioni di semplificazione i contribuenti del regime di vantaggio, quello forfettario e i piccoli produttori agricoli.
Questo non esclude, comunque, la possibilità che i titolari di partita IVA di queste categorie possano decidere di aderire a questo nuovo metodo di trasmissione delle fatture.
Vantaggi della fatturazione elettronica
L'introduzione della fatturazione elettronica ha come obiettivi principali:
Ridurre l'uso della carta e digitalizzare le procedura di emissione, la gestione e conservazione dei documenti fiscali
Rendere la relazione tra cliente e fornitore più efficiente grazie al riferimento alla data e ora di emissione e consegna, facilmente tracciabile grazie al SdI
Rendere la contabilità semplificata ancora più facile rimuovendo l'onere della tenuta dei registri IVA per questi soggetti
Incoraggiare la trasmissione telematica diminuendo a 2 anni i termini di accertamento fiscale per tutti i soggetti che emettono e ricevono solo fatture e che ricevono pagamenti con mezzi tracciabili per importi superiori a 500 euro
Facilitare la consultazione dei documenti che sono sempre disponibili sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.