Cos’è una fattura proforma e come si crea?

Una fattura proforma è un documento commerciale che viene utilizzato spesso prima di una transazione con un cliente. Però non bisogna confondere la fattura proforma con la fattura definitiva, sebbene i documenti siano molto simili.

In questo articolo spieghiamo cos'è una fattura proforma, quando può essere emessa e come si utilizza nel processo di fatturazione.

Cos’è una fattura proforma?

Una fattura proforma è una fattura che viene emessa prima che i dettagli della vendita vengano finalizzati. Non è un documento legalmente vincolante, il che significa che la richiesta di pagamento non avviene mai tramite una fattura proforma.

Piuttosto, la fattura proforma fornisce al cliente una panoramica della transazione prima che venga concordata ufficialmente.

Le fatture proforma sono molto simili alle fatture definitive, ma escludono determinate informazioni. Di solito vengono emesse quando il cliente ha confermato che si verificherà una vendita ma deve finalizzare i dettagli. Le fatture proforma possono anche essere rilasciate come documenti doganali per dichiarare il valore di merci non ancora fornite.

Qual’è la differenza tra fattura proforma e fattura definitiva?

Sebbene abbiano un aspetto simile, le fatture proforma e le fatture definitive hanno uno scopo diverso. Una fattura, anche chiamata fattura definitiva, è un documento legalmente vincolante che viene emesso una volta che un prodotto o servizio è stato fornito e il pagamento è dovuto.

Le fatture proforma, invece, non sono documenti contabili legalmente vincolanti, e vengono quindi rilasciate per fornire al cliente i dettagli e il prezzo della transazione da definire o finalizzare. Una fattura proforma può essere emessa come fattura preliminare e successivamente convertita in fattura definitiva una volta che i beni o servizi sono stati forniti e il pagamento è dovuto.

Qual è la differenza tra fattura proforma e preventivo?

Da notare che la fattura proforma è diversa dal preventivo. Infatti si crea un preventivo nel caso in cui un cliente richieda maggiori informazioni, ad esempio riguardo ai prezzi, ma non si sia ancora impegnato nell’acquisto.

Il preventivo quindi viene utilizzato per fare una proposta commerciale ad un potenziale cliente, mentre la fattura proforma viene utilizzata con un cliente con il quale è già stato instaurato un rapporto commerciale.

Un preventivo, quindi, essendo il primo passo di un rapporto commerciale, può essere successivamente convertito in una fattura proforma ed eventualmente in una fattura definitiva.

Di fatto, la principale differenza tra questi tre tipi di documenti è la tempistica con cui vengono emessi nella durata della transazione con il cliente e quindi nel processo di fatturazione.

Quando creare una fattura proforma?

Solitamente una fattura proforma viene emessa nei seguenti casi:

Per creare un'offerta commerciale a un cliente che specifica i termini e le condizioni dell'operazione
Per accreditare un'operazione non ancora conclusa (ad esempio la vendita di merce non ancora consegnata)
Per giustificare l'invio di campioni a un potenziale acquirente

La fattura proforma è anche frequentemente utilizzata nel commercio internazionale per concordare una transazione commerciale tra venditore e acquirente o per dichiarare il valore delle merci in dogana.

Bisogna creare una fattura proforma elettronica?

Dato che la fattura proforma non ha valore fiscale, non c’è bisogno di emetterla in formato XML come se fosse una fattura elettronica, quindi può essere inviata al cliente anche in PDF.

Quando i dettagli della transazione verranno stabiliti si potrà procedere all’emissione di una fattura elettronica grazie a un programma per fattura elettronica.

Fac simile di una fattura proforma

Sebbene non vi siano requisiti legali, una fattura proforma dovrebbe includere determinate informazioni. A differenza delle fatture definitive, le fatture proforma non necessitano di un numero di fattura.

Tuttavia, la migliore pratica sarebbe quella di includere la maggior parte dei requisiti legali di fatturazione per facilitare l'eventuale passaggio da fattura proforma a fattura definitiva. Il fac simile di una fattura proforma dovrebbe includere:

Il tuo nome / ragione sociale e indirizzo
Nome / ragione sociale e indirizzo del cliente
La data di emissione della fattura proforma
Una descrizione dei prodotti / servizi venduti
Gli importi addebitati
IVA (se applicabile)
L'importo totale dovuto

Sarebbe anche vantaggioso includere la dicitura ‘Fattura proforma’ in modo che il cliente sappia che il pagamento non è ancora dovuto.

Fac simile di una fattura proforma per regime forfettario

Nel creare una fattura proforma, i contribuenti del regime forfettario:

Non dovranno applicare la ritenuta d’acconto, perciò l’importo lordo della fattura corrisponde al netto da pagare
Oltre a specificare che la fattura è proforma, dovranno riportare la dicitura del regime forfettario, “Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014, e articolo 1, commi da 111 a 113, della Legge n. 208/2015.”
Nel caso in cui l’importo della fattura proforma superi €77,47, dovranno applicare la marca da bollo di €2,00

Crea fatture proforma con un programma di fatturazione

Un programma di fatturazione ti permette di creare fatture proforma e molti altri documenti in maniera semplice e intuitiva. Inoltre ti permette di evitare di commettere errori grazie ai modelli di fattura che puoi facilmente compilare.

Un programma per fatture come SumUp Fatture ti aiuta a gestire la fatturazione della tua impresa. Inoltre puoi collegare il tuo profilo SumUp per avere una panoramica completa della tua attività.