Cos’è una nota di credito?
Non importa quanto tu sia attento durante la fatturazione, possono sempre verificarsi degli errori. L'indirizzo di un cliente potrebbe essere digitato in modo errato, potrebbe non essere stato applicato uno sconto o gli articoli stessi potrebbero essere errati.
Una volta inviata, non è più possibile modificare direttamente la fattura e al suo posto deve essere emessa una nota di credito.
Per modificare una fattura, è necessario farlo correttamente e secondo i requisiti previsti dalla Legge italiana. In questo articolo spieghiamo come modificare correttamente e legalmente una fattura con una nota di credito grazie all’aiuto di un programma di fatturazione.
La nota di credito è un documento fiscale emesso da un venditore all'acquirente che rettifica o elimina una fattura contenente uno o più errori, permettendo al venditore di emetterne una nuova o cancellare completamente una fattura precedentemente emessa.
Dal punto di vista formale è del tutto simile ad una fattura, ma riporta la dicitura ‘nota di credito’. Una volta emessa, la nota di credito va a stornare il valore previsto dal documento precedente e lo annulla.
Qual è lo scopo di una nota di credito?
La nota di credito viene utilizzata in contabilità per documentare legalmente rimborsi o annullamenti. Può essere emessa nei seguenti casi:
La fattura non è stata pagata totalmente, oppure solo in parte
Si rescinde un contratto di compravendita
La merce ricevuta è difettata o non completa
La fattura emessa è errata
In altre parole, la nota di credito ha lo scopo di annullare un documento precedentemente emesso, per motivi legati al rapporto tra fornitore e cliente, ai pagamenti, oppure alla gestione della merce.
All'interno di un'azienda, le note di credito svolgono due funzioni:
Possono annullare i pagamenti in uscita
Possono annullare i pagamenti in entrata
In sostanza, ciò significa che un'azienda può ricevere una nota di credito dal proprio fornitore o emettere una nota di credito ai propri clienti.
Le note di credito possono annullare fatture errate
Le fatture sono documenti contabili legalmente vincolanti. Se è necessario modificare una fattura, bisognerà farlo correttamente e secondo la Legge italiana. Se un'azienda commette un errore su una fattura che ha già inviato al proprio cliente, dovrà annullarla con una nota di credito e quindi emettere una nuova fattura.
La nota di credito essenzialmente annulla la fattura errata, quindi non risulterà alcun pagamento in sospeso. L'azienda considera la nota di credito come se fosse un pagamento per la fattura, bilanciando i libri contabili e inviandola al cliente in modo che sappia che il suo debito è stato annullato.
Una volta che la fattura errata viene annullata con una nota di credito, l'azienda può dunque fatturare nuovamente al cliente con le informazioni corrette.
Le note di credito possono essere utilizzate per i rimborsi
Una nota di credito può inoltre documentare che il denaro è stato restituito sotto forma di rimborso. Potresti ad esempio ricevere merci danneggiate, difettose o semplicemente errate da un fornitore.
È quindi possibile emettere una nota di credito per dimostrare che è stato effettuato un rimborso. Allo stesso modo, come azienda, puoi emettere una nota di credito se un cliente restituisce un prodotto e il suo denaro viene rimborsato.
In questi casi, il denaro viene rimborsato o viene accreditato l'importo specificato nella nota di credito sul conto del cliente, e potrà essere utilizzato come pagamento per acquisti futuri.
Se stai rimborsando solo una parte dell'importo totale della vendita, la nota di credito può essere modificata per mostrare solo la parte rimborsata della fattura.
Qual è la differenza tra una nota di credito e una fattura?
In conclusione, le note di credito e le fatture sono documenti legali che vanno di pari passo nella contabilità aziendale. Le fatture vengono emesse per dimostrare che il pagamento è dovuto, mentre le note di credito vengono emesse per annullare la fattura o mostrare un ritorno di denaro.
In contabilità, le fatture mostrano un importo positivo in entrata nella tua attività, mentre una nota di credito mostra un importo negativo in uscita. In questo modo, avrai una transazione positiva e una negativa che si annulleranno a vicenda.
Nota di credito e fattura elettronica
Con l’entrata in vigore della fattura elettronica, l’emissione di note di credito è diventata più complessa. Le fatture non sono più modificabili una volta inviate al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, dunque, in caso di errore, l’unico modo per risolvere la situazione è la richiesta e l’emissione di una nota di credito.
Come per la fattura elettronica, la nota di credito dovrà quindi transitare attraverso il SdI, utilizzando il codice operativo TD04. L’emissione di una nota di credito è perciò molto simile a quella di una normalissima fattura elettronica.