Fattura elettronica: quali sono gli errori più comuni?

A partire dal 30 Luglio 2019, l’Agenzia delle Entrate ha iniziato ad effettuare controlli sul corretto invio dei dati inseriti nelle fatture elettroniche.

In caso di errore durante la compilazione, il documento può essere rifiutato, costringendoti a correggere e ad inviare nuovamente la fattura.

Da quando la fatturazione elettronica B2B è diventata obbligatoria per quasi tutti i titolari di partita IVA, a chi non capita di commettere errori nella compilazione di una fattura elettronica in formato XML? Cosa fare e come comportarsi in questi casi? In questo articolo vediamo una lista degli errori più comuni e come riconoscerli.

Come riconoscere gli errori in una fattura elettronica?

Una fattura si considera emessa quando il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. 

Il sistema riconosce in automatico se si tratta di una fattura destinata alla Pubblica Amministrazione (FatturaPA) oppure di una fattura destinata ad un privato (Fattura tra Privati).

Fondamentale da sapere, è che il SdI restituisce sempre al cedente una risposta sullo stato della fattura inviata. 

In particolare, sono tre i possibili stati di una fattura:

  • Consegnata: Il processo si è concluso correttamente e la fattura è stata recapitata al destinatario, chiamato Cessionario

  • Mancata consegna: Questo stato è possibile solo nel caso in cui il canale richiesto dal Cessionario sia quello diretto, ossia via PEC (Posta Elettronica Certificata), ma per problemi con l’indirizzo PEC o lo stesso servizio di posta certificata il processo non si è chiuso correttamente e la fattura è stata depositata nell’Area Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo è di fatto lo stato che avranno tutte le fatture i cui cessionari siano cittadini privati. Se sei un venditore, da un punto di vista legale, se la fattura è in “Mancata Consegna” hai comunque ottemperato ai tuoi obblighi di Legge. Sarà il tuo cliente finale a dover scaricare manualmente la fattura dal portale dell’Agenzia delle Entrate 

  • Errore SdI: In caso di “Errore SdI”, il processo non si è chiuso e il documento generato è stato rifiutato dall’Agenzia delle Entrate. Il cedente deve quindi prendere provvedimenti per capire l’errore ed eventualmente risolverlo. L’errore SdI, infatti, è sempre corredato da uno o più Codici Errore che spiegano il motivo del rifiuto da parte dell’Agenzia delle Entrate. Ricorda che in caso di 'Errore SdI' a tutti gli effetti quel documento non risulta emesso né accettato da parte dell’Agenzia delle Entrate

Avvalendosi di un programma per la fatturazione elettronica come SumUp Fatture, molti di questi errori possono essere evitati e, nel caso in cui vengano commessi, è molto facile accorgersene.

Errori rilevati dal SdI in una fattura elettronica

Se il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio con errori formali o di valore è il SdI stesso che scarta la fattura, inviando al mittente la ricevuta di scarto contenente i codici di errore rilevati. 

Il soggetto emittente ha 5 giorni di tempo per correggere gli errori segnalati nella ricevuta ed inviarla al Sistema di Interscambio nuovamente con lo stesso numero e stessa data.

I codici di errori più comuni rilevati dal SdI sono i seguenti:

Nomenclatura e unicità del file XML

Uno dei primi controlli che il SdI fa è quello di verificare il nome del file XML per evitare che vengano inviati file che abbiano la stessa nomenclatura di un file già trasmesso.

Il file deve rispondere alle specifiche indicate nei documenti pubblicati dall’Agenzia delle Entrate e nel caso in cui vengano rilevati errori verrà rifiutato indicando quanto segue:

  • Codice errore 00001 Nome file non valido: se il nome del file è non conforme alle regole

  • Codice errore 00002 Nome file duplicato: se esiste già un file XML con lo stesso nome

Dimensione del file XML

Le dimensioni non devono superare determinati limiti imposti dal sistema: ad esempio, se viene trasmesso tramite PEC il file non deve superare i 30 megabyte. Se il file XML della fattura elettronica supera i limiti previsti, la ricevuta conterrà il codice di scarto 00003.

Integrità della fattura e autenticità del certificato di firma

Il documento ricevuto viene verificato nella sua integrità, ossia viene verificato che non sia stata fatta alcuna modifica dopo aver apposto la firma digitale. 

Se il controllo dovesse dare esito negativo, il codice di scarto sarà 00102 File non integro. Viene poi fatta una verifica sulla validità del certificato di firma: in particolare il sistema verifica che il certificato sia ancora valido, che non sia scaduto, che non sia stato revocato o non sia affidabile. I relativi codici di errore sono:

  • Codice errore 00100: Certificato di firma scaduto

  • Codice errore 00101: Certificato di firma revocato

  • Codice errore 00104: CA (Certification Authority) non affidabile

  • Codice errore 00107: Certificato non valido

File e formato XML

Questa verifica ha per oggetto il file e il suo formato, che devono essere come indicato nelle specifiche tecniche. Nel caso in cui vengano rilevati errori in questa parte, i codici di scarto sono i seguenti:

  • Codice errore 00103: se la firma digitale apposta manca del riferimento temporale

  • Codice errore 00105: se il riferimento temporale della firma digitale apposta non è coerente

  • Codice errore 00106: se il file è vuoto o corrotto

  • Codice errore 00200: se il file non è conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformità)

  • Codice errore 00201: se si riscontrano più di 50 errori di formato

Contenuto del file XML

Anche il contenuto del file XML è oggetto di verifiche da parte del SdI. In particolare il sistema controlla la coerenza dei dati. 

Molti sono i codici di scarto tra questi ne citiamo i più comuni:

  • Codice errore 00400: è presente un’aliquota IVA pari a zero e non è indicata la natura del documento. In questo caso l’impostazione dell’IVA non è corretta

  • Codice errore 00401: è presente un’aliquota IVA diversa da zero ed è indicata la natura del documento. In questo caso l’impostazione dell’IVA non è corretta

  • Codice errore 00417: non è valorizzato almeno uno dei campi relativi al codice fiscale o alla partita IVA

  • Codice errore 00424: l’IVA non è indicata in modo percentuale

  • Codice errore 00426: se il codice destinatario è pari a “0000000” e la PEC non viene indicata

Validità del contenuto della fattura elettronica

Il Sistema di Interscambio, oltre ad effettuare verifiche di tipo tecnico, effettua verifiche di valorizzazione e validità di alcuni dati contenuti nella fattura elettronica che sono ritenuti necessari per il recapito definitivo del documento contabile al destinatario. 

In particolare viene controllato:

  • Il codice destinatario

  • La validità dei codici fiscali e delle partite IVA

I codici di errore che vengono segnalati in questi casi possono essere:

  • Codice errore 00304: se il codice fiscale non è valido

  • Codice errore 00311: se il codice destinatario non è valido

  • Codice errore 00313: se il codice destinatario non è attivo

Unicità della fattura

Il SdI effettua anche una verifica per intercettare e impedire che una fattura già trasmessa venga trasmessa nuovamente. In questo caso i dati messi a confronto sono l’identificativo dell’emittente, l’anno di fatturazione e il numero della fattura. 

Se si rileva la presenza di un documento con gli stessi dati viene scartata con i seguenti codici di errore:

  • Codice errore 00404: se si tratta di una fattura duplicata

  • Codice errore 00409: se si tratta di una fattura duplicata nel lotto

Errori rilevati dall’emittente o dal destinatario in una fattura elettronica

Se l’errore viene rilevato dopo che il processo di invio della fattura elettronica è andato a buon fine, non resta altro che emettere una nota di credito per annullare la fattura in questione, in quanto una fattura elettronica accettata dal SdI viene considerata emessa e quindi non più modificabile.

Normalmente si preferisce emettere una nota di credito del totale dell’intera fattura e procedere all’emissione di una nuova. Tuttavia, nel caso in cui si tratti di IBAN, indirizzo PEC o codice destinatario errati, è meglio avvisare subito il destinatario della fattura e accordarsi sul da farsi, conservando la relativa documentazione, invece che emettere una nota di credito.

FatturePA

Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) il processo è diverso in quanto, anche se la fattura viene accettata dal SdI e recapitata all’ente destinatario, quest’ultimo può comunque rifiutare la fattura.

I casi possono quindi essere due:

  • Notifica di esito negativo da parte della PA: se l’emittente di una fatturaPA riceve una notifica di esito negativo da parte dell’ufficio pubblico, tramite SdI, dovrà procedere alla correzione dell’errore e al successivo invio della fattura corretta, con lo stesso numero e data

  • FatturaPA rifiutata dopo l’accettazione da parte del SdI: quando l’ufficio pubblico accerta che la fattura ricevuta contiene un errore dovrà contattare direttamente l’emittente richiedendo l’emissione di una nota di credito.

Come può aiutarti un programma di fatturazione?

Un programma di fatturazione come SumUp Fatture può renderti la vita molto più semplice in pochi clic quando si parla di fatturazione elettronica. 

Con SumUp Fatture infatti puoi risparmiare tempo ed evitarti molti grattacapi, grazie ad un sistema di fatturazione automatizzato e sicuro, gestendo le fatture elettroniche in modo semplice ed intuitivo, attraverso l’integrazione con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.