FatturaPA: cos’è e come funziona?
La fatturaPA è un tipo di fattura elettronica ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle amministrazioni pubbliche che, secondo la Legge italiana, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
La fatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
Il contenuto è rappresentato nel formato XML (eXtensible Markup Language), unico formato accettato dal Sistema di Interscambio
La firma digitale garantisce l'autenticità e l'integrità del documento. Una volta apposta la firma, infatti, il documento non può più essere modificato
Il codice PA per la consegna, che ha 6 cifre e si trova nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (nel caso in cui non ti sia stato fornito dal tuo cliente)
Il documento di riferimento per la fatturazione (ordine, contratto, convenzione, ricezione, DDT) inclusa la data e il numero identificativo
Il codice CIG (Codice Identificativo Gara) e/o codice CUP (Codice Unico Progetto). Nel caso in cui il tuo cliente non abbia uno di questi codici, puoi inserire uno zero nel campo mancante
Il valore dell'esigibilità IVA, che nel caso della PA può essere in split payment o differita
FatturaPA ed esigibilità IVA
Un punto importante nella compilazione della fatturaPA è l'esigibilità IVA.
Per data di esigibilità IVA si intende il momento a partire dal quale l'IVA relativa a una determinata transazione si considera rilevante ai fini della liquidazione IVA periodica.
La regola generale prevede che:
Se la contabilità è gestita con il criterio di competenza, l'esigibilità IVA è immediata, ovvero si considera la data di emissione della fattura ai fini della liquidazione IVA
Se è gestita con il criterio di cassa, l'esigibilità IVA è differita poiché il periodo in cui l'IVA relativa alla transazione deve essere pagata inizia solo quando il saldo della fattura viene effettuato
Lo standard di fatturazione PA consiste nell'emissione di una fattura in split payment, un meccanismo che sposta sul committente l'obbligo di versare l'IVA relativa alla transazione direttamente all'Erario, piuttosto che pagarla al fornitore nel totale della fattura perchè questi la contribuisca poi all'Agenzia delle Entrate (come prevede la regola generale).
L'applicazione dello split payment prevede alcune eccezioni. Precisamente:
Le operazioni effettuate dai contribuenti del regime forfettario e del regime dei minimi (poiché non applicano l'IVA in fattura)
Le operazioni dei professionisti che applicano la ritenuta d'acconto (che vengono invece fatturate con esigibilità IVA differita)
Le operazioni effettuate con il meccanismo di reverse charge (poiché l'IVA viene già addebitata al committente)
Invio delle fatturePA
La fatturaPA per essere considerata emessa dal punto di vista fiscale deve superare i controlli di verifica dell’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Per inviare la fatturaPA ci sono diverse opzioni, tra cui tramite PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, dal portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, oppure tramite un canale accreditato come un programma di fatturazione, ad esempio SumUp Fatture.
È importante ricordare che per utilizzare l’integrazione del programma di fatturazione per l’invio delle fatturePA, è necessario aver conferito la delega per l’inoltro delle fatture al SdI.
Controllo della fatturaPA tramite SdI
La fatturaPA deve essere inviata al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e superare i controlli per essere poi consegnata alla Pubblica Amministrazione destinataria.
Il SdI controlla che:
Tutti i dati obbligatori siano stati inseriti correttamente in fattura
I dati della partita IVA e codice fiscale tuoi e della PA destinataria siano corretti
Il codice PA inserito esista
Gli importi siano calcolati correttamente
La firma digitale sia stata apposta correttamente
Una volta inviata la fattura al SdI, bisogna aspettare gli esiti dei controlli:
Se la fatturaPA viene respinta non viene considerata emessa dal punto di vista fiscale. In tal caso dovrai correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura al SdI
Se la fatturaPA supera i controlli del SdI, l'Agenzia delle Entrate prova a consegnare la fattura all'amministrazione destinataria tramite il codice PA indicato in fattura
Consegna della fatturaPA
Una volta che la fattura viene accettata dal SdI, inizia il processo di consegna delle fatture PA. Nel caso in cui ci siano dei problemi nel consegnare la fattura, il Sistema di Interscambio prova ad effettuare l'operazione per un periodo di 10 giorni.
Se il SdI non riesce a consegnare la fattura al destinatario entro 10 giorni, ricevi una notifica di impossibilità di consegna e dovrai provvedere ad inviare la fattura attraverso un mezzo diverso dal Sistema di Interscambio, accordandoti con l'amministrazione destinataria.
Nel caso in cui l'operazione di consegna riesca con successo, l'amministrazione destinataria ha 15 giorni per accettare o rifiutare la tua fattura, inserendo un'eventuale motivazione in caso di rifiuto.
Nel caso in cui siano passati 15 giorni e l’amministrazione destinataria non abbia ancora risposto alla ricezione della tua fattura, il SdI invia una notifica di decorrenza termini a entrambe le parti. A questo punto, la fatturaPA si considera emessa dal punto di vista fiscale.
Dovrai contattare la PA destinataria per avere maggiori informazioni sulla mancata risposta all'invio della fattura.
Cosa fare se una fattura viene rifiutata dalla PA?
Per poter rispondere a questa domanda, devi prima di tutto considerare le seguenti possibilità nel momento in cui ricevi il rifiuto:
Notifica di esito negativa. Ovvero la PA rifiuta la tua fattura entro i 15 giorni previsti per l'accettazione o rifiuto della fattura. In questo caso devi correggere la fattura in base a quanto segnalato dalla PA e inviare la fattura al SdI nuovamente. In questo scenario la fatturaPA non si considera ancora emessa e, pertanto, devi modificare il documento originale cambiando solo i dati incorretti. Data e numero di fattura non vanno cambiati
La PA ha già accettato la tua fattura e ti contatta per correggere degli errori. Ai fini fiscali la fatturaPA viene considerata emessa. Per questo devi emettere nota di credito per annullare la fattura e inviarla al SdI. Devi poi emettere una nuova fattura (con nuova data e numero e incorporando le correzioni richieste dalla PA) e inviarla al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate
La data di decorrenza termini è già stata superata. I 15 giorni dati alla PA per rispondere in modo affermativo o negativo all'invio della tua fattura sono passati e non c'è stata alcuna risposta. La fattura si considera regolarmente emessa. Devi procedere all'emissione di una nota di credito per la fattura errata, inviarla al SdI e creare poi la nuova fattura corretta con nuovo numero e data da inoltrare al SdI
FatturaPA vs fattura elettronica verso i privati
La fattura elettronica PA e la fattura elettronica verso privati (altre aziende o titolari di partita IVA, oppure soggetti privati con solo codice fiscale) hanno delle somiglianze e delle differenze sia per quanto riguarda la struttura, che il flusso di invio al SdI e consegna al destinatario.
Vediamo più in dettaglio i diversi aspetti.
Quali sono gli elementi comuni di fatturaPA e fattura verso i privati?
Il formato XML
L'obbligo di invio attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate
La necessità di indicare un codice (o anche indirizzo PEC per la fatturazione verso privati) perché la fattura venga recapitata al destinatario
L'obbligo di riportare il riferimento legislativo all'esenzione IVA nel caso in cui si indichino una o più linee allo 0%
L'indicazione dei documenti correlati, con l'unica differenza che questo è un campo obbligatorio per la fatturaPA ma non per la fattura elettronica verso privati
In cosa differisce la consegna della fatturaPA?
Perchè una fatturaPA si consideri emessa, è necessario che venga accettata dalla PA destinataria entro 15 giorni dalla ricezione del documento o, nel caso in cui non vi sia risposta dalla PA, che il periodo di 15 giorni sia trascorso.
In questo senso la fattura elettronica verso privati ha un passaggio in meno, poiché non è necessaria alcuna accettazione del documento ma l'avvenuta consegna o la ricevuta di impossibilità di consegna (e dunque il superamento dei controlli del SdI) determinano l'avvenuta emissione fiscale.
FatturaPA con SumUp Fatture
Utilizzando il programma per fattura elettronica SumUp Fatture, emettere fatture verso la PA è estremamente rapido e intuitivo.
Dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie dalla sezione ‘Impostazioni’, devi compilare il modello di fattura specificando i seguenti campi:
PA come tipo di cliente
Il codice PA di 6 caratteri nel campo del Codice Destinatario
La sezione dei documenti di riferimento scegliendo il tipo di documento (puoi scegliere tra ordine, contratto, convenzione, ricezione e DDT), la data, il numero e inserendo i codici CIG e/o CUP. Nel caso in cui l'amministrazione destinataria non disponga di uno di questi codici, ti basterà inserire uno zero in quel campo
La specifica dell'esigibilità IVA scegliendo tra split payment (l'opzione più comune per la PA) o differita (nel caso in cui questo meccanismo non si applichi)
Nel caso in cui scelga l'opzione split payment, SumUp Fatture mostra in automatico l'IVA da applicare in fattura e il netto da pagare (che non include l'importo IVA)
Una volta creata la fattura PA in formato XML dovrai inviarla al SdI. Per inviare la fattura PA all'Agenzia delle Entrate direttamente dal tuo profilo SumUp Fatture, devi necessariamente conferire la delega a SumUp per l'invio delle fatture PA al SdI a tuo nome.