Introduzione alla fatturazione elettronica in 5 punti
Da parecchio tempo si parla ormai di fatturazione elettronica, obbligo che dall'1 Gennaio 2019 è stato esteso anche alle operazioni tra privati (B2B) oltre che a quelle verso gli organi della Pubblica Amministrazione (PA), chiamate operazioni B2G.
Non hai le idee chiare e vorresti avere più informazioni al riguardo? Allora non ti resta che leggere il nostro articolo per toglierti ogni dubbio in merito.
La fatturazione elettronica è stata introdotta con lo scopo di arginare l’evasione fiscale e accelerare l’innovazione e l’uso della tecnologia per le aziende italiane.
La prima fase di questo progetto, iniziata nel 2014, ha visto l’introduzione della fattura elettronica verso la PA e gli enti assimilati.
Con i recenti cambiamenti, questo obbligo a partire dall'1 Gennaio 2019 è stato esteso alle transazioni B2B o tra privati, ovvero tutte le operazioni commerciali tra titolari di partita IVA come aziende e professionisti.
Di seguito i 5 punti cardine della fatturazione elettronica.
1. In cosa consiste la fatturazione elettronica?
Prima di tutto, è bene specificare che il termine non va confuso con fatturazione online o fatturazione digitale, che si riferisce alla possibilità di compilare fatture online e salvare e condividere il documento in un formato digitale.
Quando si parla di fatturazione elettronica, ci si riferisce a un particolare formato di invio ben preciso, quello XML (che è la sigla di Extensible Markup Language), che definisce una serie di campi in cui vengono inserite le informazioni richieste, le quali vengono poi completate dagli organi competenti.
Una fattura in XML, dal punto di vista tecnico, risulta più simile a una serie di linee di codice.
Nel processo di fatturazione, tra il mittente (venditore) e destinatario (acquirente) si inserisce un altro attore: il Sistema di Interscambio (SdI) che fa da controllore e intermediario tra le due parti.
Una volta emessa la fattura in questo formato e firmata digitalmente con firma elettronica qualificata, la fattura viene inviata al Sistema di Interscambio che deve controllare che la fattura sia corretta e completa. Una volta completata la procedura, se l’esito dell’analisi è stato positivo, provvede a inoltrarla al destinatario.
Chi emette fattura e chi la riceve è anche tenuto a conservare i relativi documenti per un periodo di 10 anni.
2. Chi deve emettere una fattura elettronica?
A seguito della Legge di Bilancio 2018, è obbligatorio emettere fattura elettronica non solo nelle operazioni verso la PA, enti pubblici e società quotate in Borsa, ma anche per le operazioni B2B tra titolari di partita IVA.
I titolari di partita IVA a cui si applica questa regola, devono essere residenti stabiliti e identificati nel territorio italiano.
3. Chi è esonerato dalla fatturazione elettronica?
Gli unici contribuenti esonerati da questo obbligo sono gli aderenti al regime dei minimi o di vantaggio e al regime forfettario. Tuttavia da recenti disposizioni, l'obbligo per il forfettari entrerà in vigore a partire dal 1° gennaio 2024 .
Inoltre, sono escluse dalla fatturazione elettronica le transazioni che hanno come oggetto vendita di beni o servizi a non residenti in Italia, sia che appartengano a Paesi UE sia extra UE. Tuttavia, se uno di questi soggetti riceve una fattura elettronica, deve avere un sistema per poter ricevere e conservare documenti di questo tipo.
4. Come compilare e inviare una fattura elettronica?
Nell’interfaccia presentata agli utenti, la procedura di compilazione della fattura elettronica non è molto diversa da quella di una normale fattura cartacea o digitale.
Quello che cambia è la validazione e l’invio del documento. Deve essere infatti apposta la firma elettronica qualificata, elemento che garantisce l’originalità del documento.
Per inviare una fattura alla Pubblica Amministrazione, devi necessariamente inserire il Codice Univoco Ufficio che consiste in 6 caratteri e identifica un determinato organo. In questo modo, quando la tua fattura giunge al SdI e supera i controlli, può essere inoltrata all’ufficio giusto grazie al codice identificativo.
Nel caso in cui tu debba inviare la fattura elettronica a un altro titolare di partita IVA, puoi usare l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata), oppure il codice destinatario SdI.
5. Cos’è la conservazione sostitutiva e a cosa serve?
La conservazione sostitutiva è un processo informatico attraverso cui le fatture vengono conservate nel tempo e messe sullo stesso livello legale delle fatture cartacee.
In questo modo, si risparmia sui costi della stampa salvando i dati in un formato informatico, scevro da ogni rischio di perdita o deterioramento e di più facile consultazione.