La fattura elettronica è stata inviata? Quando arriva?

“La fattura elettronica è stata inviata? Quando arriva?”, “Credo di averla inviata ma il cliente non la vede”, oppure “Mi potete garantire che ho inviato la fattura elettronica correttamente?”

Molti clienti ci hanno fatto queste domande, e mentre la risposta potrebbe sembrare semplice per un esperto, se non si conoscono alcuni passaggi diventa molto difficile rispondersi da soli. La domanda è quindi molto lecita!

Come si manda correttamente una fattura elettronica?

Iniziamo dalle basi. Per prima cosa, per mandare correttamente una fattura elettronica bisogna sapere dove mandarla.

Indirizzare la fattura elettronica

• Se si inserisce nella fattura il codice destinatario (che molti chiamano anche codice univoco o codice SdI), la fattura viene indirizzata verso il programma di fatturazione identificato con quel codice

• Se invece si inserisce l’indirizzo PEC in fattura, questa verrà indirizzata alla PEC del destinatario

• Se non si inserisce nessun codice destinatario o indirizzo PEC, verrà aggiunta in automatico una sequenza di sette zeri (0000000) come codice destinatario e la fattura finirà sul cassetto fiscale del cliente seguendo il suo codice fiscale o la sua partita IVA.

Inviare la fattura elettronica

Una volta inseriti tutti i dati correttamente e dopo aver cliccato su “Completa fattura”, è il momento di mandare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI).

Dopo aver cliccato su “Completa fattura”, infatti, la fattura non è ancora stata emessa, è solo stata generata. Per questo una volta generato il tracciato XML per la fattura elettronica dobbiamo cliccare su “Invia XML al SdI”.

Se è la prima volta che mandi una fattura elettronica, dovrai prima compilare la delega che permette al tuo programma di fatturazione, come SumUp Fatture, di mandare le tue fatture al SdI e premere nuovamente sul pulsante “Invia XML al SdI”.

Come faccio a sapere se la fattura è inviata?

Una volta inviata la fattura, molti clienti ci scrivono per sapere se l'hanno inviata correttamente, e c’è un solo modo per saperlo: controllare lo stato della fattura.

Le fatture elettroniche vengono considerate emesse correttamente solo quando il SdI, ovvero il sistema centrale dell’Agenzia delle Entrate dove tutte le fatture elettroniche vengono mandate, controllate e poi inviate al cliente finale, le accetta dopo che hanno passato i test.

Su SumUp Fatture puoi vedere lo stato delle tue fatture sia dalla cronologia, andando sulla fattura selezionata, sia nella schermata riassuntiva dove vedi tutte le tue fatture.

Vedere la cronologia della fattura

La cronologia della fattura ti permette di vedere tutte le azioni che sono state svolte riguardo alla fattura selezionata.

Per accedervi ti basta andare sulla fattura in questione e scendere fino in fondo alla schermata.

Da qui puoi vedere quando è stata creata, se vi sono note di credito, quando è stata inviata come PDF al cliente e, ancora più importante, se è stata inviata al SdI.

Infatti se vedi “Inviata al SdI” vuol dire che hai eseguito correttamente tutti i passaggi e la fattura è ora in mano all’Agenzia delle Entrate, che deve svolgere i test per verificare che non ci siano errori e poi accettarla.

Questo passaggio può svolgersi nell’arco di ore o anche giorni a seconda della quantità di fatture inviate poco prima della tua.

Una volta che vedi “La fattura ha superato i controlli del SdI” o “La fattura elettronica è stata accettata dal SdI ma non può essere consegnata al destinatario”, vuol dire che la fattura è valida ai fini fiscali ed è stata emessa correttamente. Il secondo caso è quello in cui il codice destinatario o la PEC non sono stati inseriti.

Vedere lo stato di tutte le fatture

Se clicchi su fatture in alto, vai sulla schermata dove vedi tutte le fatture che hai emesso. Da qui puoi anche vedere lo stato dell’azione più recente della fattura. Se l'hai completata ma non inviata, lo stato verrà fuori come “Completata”. Appena la invii al SdI lo stato cambierà in “Inviata al SdI” e appena viene accettata diventerà “Accettata dal SdI”.

Gli stati che vedi qua non sempre sono quelli della fattura elettronica, se una fattura per cui stavi aspettando una pagamento passa la data del pagamento, verrà segnata come scaduta, mentre se registri un pagamento, come pagata.

Cosa abbiamo imparato sulla fattura elettronica

Per concludere questo articolo, ricapitoliamo cosa abbiamo imparato sulla fatturazione elettronica e come rispondere alle domande iniziali.

Per capire se la fattura elettronica è stata inviata dobbiamo controllare lo stato o la cronologia. Se vediamo “inviata al SdI” allora è tutto a posto, in caso contrario dobbiamo cliccare nuovamente su “Invia XML al SdI”.

La fattura elettronica ci può mettere poche ore o alcuni giorni per essere accettata ed essere consegnata al cliente, quindi non ci si deve preoccupare ma ci si deve munire di pazienza.

Se il cliente non la vede dobbiamo controllare che lo stato sia effettivamente “Accettata dal SdI” e non “Accettata ma non consegnata”, nel cui caso il cliente la troverà sul cassetto fiscale, o “Scartata” nel cui caso la fattura va corretta ed inviata nuovamente al SdI.