Il processo di fatturazione: dalla creazione di preventivi all’emissione di fatture
L'invio di una fattura a un cliente è spesso solo una parte della documentazione di una vendita. Infatti, il processo di fatturazione richiede l'emissione di diversi documenti, ciascuno dei quali svolge una funzione distinta.
Questo articolo spiega il processo di fatturazione e i documenti necessari per la fatturazione, tra i quali la creazione di preventivi, la fattura proforma, la fattura definitiva e, infine, la bolla di consegna e la ricevuta di pagamento.
Fase 1: elaborazione dei dettagli della vendita
È naturale che i clienti facciano richieste prima di impegnarsi in un acquisto. Le richieste dipendono soprattutto dal tipo di prodotto o servizio che offri. Se vendi un prodotto, la richiesta da parte del cliente potrebbe essere semplice come la conferma del prezzo.
Tuttavia, per le aziende che offrono servizi, i potenziali clienti potrebbero richiedere delle personalizzazioni riguardo all’offerta e ai prezzi.
Infatti i servizi difficilmente sono standard e i costi possono variare a seconda delle richieste del singolo cliente. Pertanto, grazie ad un preventivo o ad una fattura proforma puoi comunicare al potenziale acquirente la panoramica dei costi per aiutarlo nella scelta.
Crea un preventivo per un potenziale cliente
Un preventivo è il primo documento ufficiale che invierai al tuo cliente. Viene fornito a un cliente dopo che ha espresso interesse ad acquistare il tuo prodotto o servizio. Il preventivo viene utilizzato per indicare ai clienti il prezzo del servizio o prodotto prima che si impegnino nell’acquisto.
Quando emetti un preventivo è importante includere la maggior parte delle informazioni che ti aspetteresti di vedere su una fattura. Puoi fornire una ripartizione del prezzo, gli eventuali sconti applicabili, i dettagli sulla tua attività e il contatto del cliente. Inoltre, dovresti anche indicare per quanto tempo è valido il preventivo.
È importante sottolineare che un preventivo non è considerato un documento legale, perciò tramite esso non è possibile effettuare pagamenti.
Fase 2: finalizza la vendita con una fattura
Una volta che il cliente conferma che acquisterà un prodotto o servizio, è il momento di emettere una fattura. Puoi decidere se emettere una fattura proforma o una fattura definitiva.
Crea una fattura proforma
Se i dettagli finali della vendita devono ancora essere confermati, puoi emettere una fattura proforma. Sebbene una fattura proforma possa sembrare a primo avviso la stessa cosa di un preventivo, la funzione dei due documenti è fondamentalmente diversa.
Quando emetti una fattura proforma, il cliente ha già confermato che effettuerà l'acquisto. Invece, un preventivo è solo una risposta alla richiesta di maggiori informazioni quando il pagamento non è ancora garantito.
Ad esempio, supponiamo che tu possieda un ristorante, e un cliente prenoti un tavolo per un pranzo di lavoro. Il servizio è già stato concordato, ma potrebbe essere necessario modificare il numero di persone presenti al pranzo. Perciò, in questo caso, puoi emettere una fattura proforma e convertirla in fattura una volta confermata la transazione.
Una fattura proforma ha lo stesso aspetto di una fattura standard. Tuttavia, non ha un numero di fattura e spesso include la dicitura "Fattura proforma", così da non confonderla con una fattura definitiva.
Proprio come un preventivo, una fattura proforma non ha valore legale. Infatti, non è possibile effettuare pagamenti su una fattura proforma. Una volta che la vendita è stata confermata e il cliente è pronto a pagare il saldo dovuto, deve essere emessa una fattura definitiva.
Crea una fattura definitiva
Le fatture definitive hanno valore legale e possono essere utilizzate per richiedere pagamenti ai clienti. Le fatture richiedono determinate informazioni per essere valide e possono essere distinte da altri documenti dal numero di fattura e dall'intestazione "Fattura".
La fattura è il documento più utilizzato nel processo di vendita. Per creare una fattura puoi convertire un preventivo o una fattura proforma già emessa, oppure creare una nuova fattura da zero.
La fattura include i termini di pagamento, la data di scadenza, un dettaglio della vendita, l'importo totale dovuto e l'eventuale IVA. Include anche le informazioni sulla tua attività e i dettagli del cliente.
A questo punto la vendita è finalizzata e la fattura non può essere modificata. Mentre le quotazioni e le fatture proforma possono essere riviste, un errore su una fattura definitiva deve essere corretto annullando la fattura con una nota di credito.
Crea una fattura elettronica
Creare una fattura elettronica comporta tutti i passaggi necessari per una fattura definitiva. La differenza tra la fattura semplice e la fattura elettronica è la modalità di invio al cliente. Infatti, dopo aver compilato la fattura elettronica bisogna inviarla al Sistema di interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate invece che mandare la fattura direttamente al cliente.
Con un programma per fattura elettronica come SumUp Fatture puoi inviare in maniera semplice e intuitiva le tue fatture elettroniche grazie all’integrazione con il SdI nel formato XML.
Fase 3: ricezione dei pagamenti e conferma della consegna
L'emissione di una fattura potrebbe non essere l'ultima fase della corrispondenza con il tuo cliente. Una volta ricevuto il pagamento, fornire documenti aggiuntivi può aiutare il cliente a organizzarsi.
Conferma i pagamenti del cliente con una ricevuta di pagamento
Una volta ricevuta una qualsiasi forma di pagamento dal cliente, puoi rilasciare una ricevuta per confermare il pagamento completo di una fattura o un pagamento parziale. L'emissione di una ricevuta di pagamento darà tranquillità al cliente, sapendo di aver saldato correttamente la fattura.
La ricevuta di pagamento deve riportare il numero di fattura per il quale è stato effettuato il pagamento, l'importo pagato, l'eventuale saldo residuo dovuto e i dettagli del cliente e del venditore.
Invia un documento di trasporto (DDT)
Se fornisci prodotti al tuo cliente, potrebbe essere necessario includere un documento di trasporto (DDT), anche chiamato bolla di consegna, in qualsiasi spedizione. Questo documento descrive quali prodotti sono inclusi nella consegna specifica e possono essere utilizzati dal cliente come lista di controllo per assicurarsi di aver ricevuto la merce.
Il documento di trasporto include i dettagli sia dell'azienda che del cliente. Dovrebbe anche mostrare la data di emissione e consegna e un elenco dei prodotti inclusi nella spedizione. Come azienda, puoi anche scegliere di richiedere la firma del cliente per confermare che ha ricevuto i tuoi prodotti.
Completa il processo di vendita più velocemente con un programma di fatturazione
Anche se all’inizio tutti questi diversi tipi di documenti possono confondere, un programma di fatturazione come SumUp Fatture può aiutarti in ogni fase del processo di vendita.
Il programma di fatturazione compilerà automaticamente le tue informazioni
In ogni fase, il tuo programma di fatturazione copierà le informazioni della tua azienda da un documento all'altro, assicurando che i dettagli rimangano gli stessi e contribuendo a ridurre al minimo il rischio di errori.
Se crei un preventivo utilizzando il tuo programma di fatturazione, sarà possibile convertire automaticamente questo documento in una fattura. Quindi potrai decidere se inviare una fattura proforma o una fattura definitiva al tuo cliente. Ovviamente, potrai modificare manualmente queste informazioni, se necessario, e il software si adatterà alle tue modifiche.
Il programma di fatturazione ti fornisce modelli online da compilare
Utilizzando un programma di fatturazione, non dimenticherai mai quali informazioni devono essere presenti su ogni documento. Ad esempio, quando crei una fattura con SumUp Fatture, tutto ciò che devi fare è compilare il modello di fattura che ti viene fornito per emettere una fattura che sia conforme alla Legge italiana.
Inoltre, l'utilizzo dei modelli online garantirà che i tuoi documenti siano formattati in modo coerente. Con un programma di fatturazione potrai personalizzare il design delle tue fatture e utilizzare lo stesso tipo di carattere, combinazione di colori e formato, portando la tua corrispondenza con i tuoi clienti al livello successivo.