Programma per fattura elettronica: come gestire la fatturazione elettronica tra privati

In questo articolo scoprirai:

• Come funziona la fatturazione elettronica tra privati

• Come semplificare la fatturazione elettronica tra privati con un programma per fattura elettronica

• Come gestire la fatturazione elettronica tra privati e la ricezione dei pagamenti sui dispositivi mobili

Il 1 gennaio 2019 ha segnato una data importante per la fatturazione: in questa data è stato reso effettivo l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati ovvero per operazioni verso altri titolari di partita IVA (B2B) e consumatori finali (B2C).

Questo cambiamento ha interessato la maggior parte dei contribuenti (tranne quelli in regime agevolato e/o esentati dalla Legge) che hanno dovuto adeguarsi a questa nuova modalità di fatturazione molto simile a quella prevista per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione (PA).

Molti di questi hanno deciso di affidarsi a un programma per fattura elettronica per far fronte a questo nuovo obbligo.

Come funziona la fatturazione elettronica tra privati? Cosa comporta dal punto di vista operativo e come differisce da quella digitale o cartacea?

Tutte le risposte a queste domande sono riportate in questo articolo.

Come funziona la fatturazione elettronica tra privati

La maggiore novità di questa nuova modalità di fatturazione è l’entrata in gioco di un nuovo attore: il Sistema di Interscambio (SdI).

Questo organo dell’Agenzia delle Entrate svolge un duplice ruolo: ha il compito di controllare le fatture inviate e, quando queste superano i controlli, provvedere a consegnarle al destinatario.

Che elementi controlla il SdI? Quando riceve una fattura elettronica, il SdI si preoccupa di controllare:

• Che la fattura includa tutti gli elementi formali per qualificarsi come tale, ovvero i dati di committente e prestatore (chi acquista e chi vende), il numero della fattura e la sua data di emissione, la descrizione dei prodotti o servizi venduti con i relativi prezzi netti, aliquota IVA, importo IVA e importi totali

• Che sia stata inserita la partita IVA e il Codice Fiscale del venditore e la partita IVA e/o il Codice Fiscale del cliente

• Che sia stato indicato un indirizzo telematico ovvero un codice destinatario o indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) a cui recapitare la fattura quando questa supera i controlli del SdI

• Che i valori di totali e aliquote siano calcolati correttamente

Come fa il SdI a sapere a chi consegnare la fattura elettronica?

Per poterlo fare ha bisogno che nella fattura venga specificato l’indirizzo telematico del destinatario. Ovvero un indirizzo PEC oppure un codice destinatario di 7 caratteri che identifica la piattaforma del programma di fatturazione su cui si decide di ricevere le fatture elettroniche.

Cosa fare nel caso in cui il cliente sia un consumatore finale o un contribuente in regime agevolato esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica?

In questo caso bisogna indicare il codice “0000000” (sette zeri) nel campo del codice destinatario.

Indicare questo codice destinatario equivale a non fornire alcun indirizzo telematico di consegna. Questo vuol dire che l’Agenzia delle Entrate provvede a mettere a disposizione l’originale della fattura nel cassetto fiscale del cliente usando il Codice Fiscale inserito in fattura.

In questi casi si riceve un messaggio di impossibilità di consegna poiché non è possibile consegnare direttamente la fattura. Perciò bisogna inviare una notifica al cliente informandolo dell’impossibilità di consegnare la fattura e allegare una copia di cortesia (in formato PDF o cartacea) invitandolo a scaricare la copia originale messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Come cambia la ricezione delle fatture passive?

La ricezione delle fatture dei fornitori funziona con una procedura analoga, con l’unica differenza che i ruoli di emittente e ricevente vengono invertiti.

Inoltre, per assicurarsi che le fatture vengano sempre inviate all’indirizzo telematico desiderato, è possibile impostare il proprio codice destinatario o indirizzo PEC come Indirizzo Telematico Prevalente nell’apposita sezione della piattaforma Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Infine, la fatturazione elettronica verso privati modifica la procedura di conservazione delle fatture. Se prima bastava avere una copia delle fatture salvate sul proprio computer, chiavetta USB o Drive, ora perchè le fatture mantengano il loro valore nel tempo e vengano considerate valide ai fini fiscali, è necessario seguire una procedura ben precisa. Ciò richiede l’apposizione di una firma digitale e marca temporale, che prende il nome di conservazione sostitutiva.

Per facilitare l’adeguamento a questo nuovo obbligo, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito di conservazione sostitutiva.

Come semplificare la fatturazione elettronica tra privati con un programma per fattura elettronica

La fatturazione elettronica introduce un nuovo flusso di lavoro e una diversa procedura di emissione delle fatture. Nonostante i cambiamenti introdotti, è possibile cercare di ridurre gli sforzi e la fatica legati ai nuovi adempimenti usando un programma per fattura elettronica come SumUp Fatture.

Quali sono i vantaggi di gestire la fatturazione elettronica con un apposito programma?

Prima di tutto la possibilità di inviare le fatture elettroniche direttamente dal tuo profilo SumUp senza dover effettuare diverse operazioni manuali, dopo aver conferito la delega per quest'operazione. 

Scegliendo questa modalità, è possibile ricevere le notifiche sull’esito dei controlli effettuati dal SdI direttamente sul tuo profilo senza la necessità di dover verificare i messaggi ricevuti sulla PEC o sulla piattaforma Fatture e Corrispettivi. È inoltre possibile correggere eventuali errori rilevati e procedere con un nuovo invio al SdI.

In secondo luogo, è possibile avere una panoramica dello stato delle fatture sia rispetto ai controlli del SdI sia per quanto riguarda i pagamenti dovuti, oltre a tante altre funzioni per tenere sotto controllo l’andamento dell’attività.

La ciliegina sulla torta? Queste funzioni non sono limitate in spazio e tempo e neppure all’uso di un determinato dispositivo: le funzioni di fatturazione elettronica sono disponibili sul computer, cellulare o tablet e per Mac, Windows, iOS o Android.

Come gestire la fatturazione elettronica tra privati e la ricezione dei pagamenti sui dispositivi mobili

Grazie a SumUp Fatture non solo è possibile creare e inviare fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma anche registrare pagamenti con carta in qualsiasi luogo e in ogni momento tramite il lettore di carte o il portale virtuale.