Rimborso spese in fattura nel regime forfettario

Tutti coloro che aprono un’impresa o una start-up si ritrovano a dover affrontare le prime sfide di tasse, imposte e regime fiscale.

Quando si apre un’attività conviene sempre partire in regime forfettario, dal quale si possono avere riduzioni sull’INPS e sull’imposta sostitutiva per i primi 5 anni di attività.

La domanda arriva con le prime fatture e le prime spese subite al fine di svolgere la propria attività.

Normalmente si utilizza un modello di fattura per rimborso spese, ma questo si applica principalmente per il regime ordinario.

Andiamo quindi a vedere perchè è diverso per il regime forfettario.

Rimborso spese regime forfettario: base imponibile

La domanda più frequente tra i professionisti in regime forfettario è: le spese che sostengo per il cliente andranno ad aumentare la base imponibile e quindi andranno a contribuire al fatturato?

Se si trattasse di un contribuente nel regime ordinario la risposta sarebbe no, i costi possono essere detratti dalla base imponibile (ricavi - costi = base imponibile), ma nel caso del regime forfettario la questione è diversa.

Nel regime forfettario non si possono detrarre i costi dalla base imponibile, la base imponibile viene invece calcolata con il coefficiente di redditività basato sul tipo di attività e definito dal codice ATECO che ti viene assegnato, ovvero una combinazione alfanumerica che identifica appunto una ATtività ECOnomica.

In questo modo, le spese sostenute vengono sottratte “automaticamente” perché il coefficiente tiene conto delle spese medie e dei ricavi medi che un’attività nella tua categoria ha normalmente.

Le spese che vengono addebitate al cliente in fattura vanno quindi ad aumentare direttamente il volume d'affari e la base imponibile se sei nel regime forfettario.

Per questo i rimborsi che vengono inseriti in fattura per le spese intestate al professionista saranno soggetti all’imposta sostitutiva.

Sottrarre il rimborso spese in fattura nel regime forfettario

Le spese intestate al professionista che vengono rimborsate in fattura non vengono sottratte dal fatturato.

Al contrario, le spese che paga il professionista ma che vengono intestate al committente (quindi al cliente) e documentate da fattura, vengono sottratte dalla base imponibile se riportate come anticipazione tramite la dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”.

In fattura, il rimborso spese va quindi giustificato come anticipazione quando la spesa è documentata ed intestata al cliente direttamente.

Ovviamente, è sempre bene accordarsi in anticipo per questo tipo di operazione e la fattura relativa va sempre allegata e mostrata al cliente.

In questo modo il cliente, se nel regime ordinario, potrà detrarre la spesa dalla sua base imponibile utilizzando la fattura della spesa rimborsata a suo nome.

Spedizione merce online e rimborso spese in fattura nel regime forfettario

Come esempio per descrivere il funzionamento di questo metodo per sottrarre le spese rimborsate dal fatturato, utilizzeremo la spedizione di merce online.

Ipotizziamo che un cliente abbia acquistato della merce online sul tuo sito di e-commerce. Per semplifIcare il processo di invio, tu anticipi i costi della spedizione facendo emettere una fattura a nome del cliente dalla compagnia di spedizione.

In fattura dovrai poi riportare il costo dell’oggetto ed il rimborso spese anticipate per la spedizione del prodotto, che in questo esempio è a carico del cliente.

Nella fattura dovrai poi specificare “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72” ed allegare la fattura della spedizione.

Il rimborso delle spese dovrà sempre essere dello stesso importo della fattura a carico del cliente, in quanto si tratta di un’anticipazione.

Per fare un altro esempio, se per eseguire una prestazione per un cliente devi viaggiare in un’altra città e ti vuoi far rimborsare il viaggio, non potrai semplicemente riportare la spesa in fattura se vuoi che venga sottratta dal fatturato.

Per intestare il costo del viaggio al cliente potresti fare rifornimento e far emettere una fattura intestata al cliente, ovviamente solo dopo esserti accordato su questa modalità con il cliente e per una somma che sia equivalente all’effettivo costo del viaggio.

Altrimenti, il costo che riporti per il viaggio legato alla prestazione lo potrai inserire in fattura e ti verrà rimborsato, ma questa cifra andrà ad aumentare il fatturato e la base imponibile e sarà soggetta alle imposte.

Con un programma di fatturazione come SumUp Fatture questo procedimento sarà molto più semplice e il rischio di commettere errori sarà ridotto notevolmente.