Rimborso spese per associazione culturale

Le spese incorse da un socio di un’associazione devono essere rimborsate se si tratta di un’attività legata allo scopo dell’associazione stessa.

In questo articolo spiegheremo come gestire il rimborso spese per le associazioni culturali. Ma come si definisce un’associazione culturale e da che parti è composta?

Associazioni culturali e regolamento

Le associazioni culturali sono organizzazioni senza scopo di lucro che raggruppano persone con lo stesso interesse. Il fine di queste associazioni è la creazione di attività a scopo sportivo, educativo o umanitario.

Sono costituite con l’atto costitutivo e lo statuto. Lo statuto definisce la denominazione, lo scopo e tutte le altre informazioni di base che caratterizzano l’associazione, insieme al patrimonio di base con cui viene istituita l’associazione.

Il regolamento dell’associazione non viene redatto dal consiglio direttivo, che è il consiglio che stabilisce le attività e funge da dirigente dell’associazione ma dall’assemblea dei soci straordinaria.

Una volta stabilite le regole nel regolamento, con la presenza di tutti i soci o di una maggioranza dei soci, il consiglio direttivo stabilisce e delibera sulle attività da svolgere, che verranno poi rimborsate seguendo le regole definite.

Rimborso spesa associazioni senza documentazione

Si sconsiglia di rilasciare rimborsi senza documentazione. L’Agenzia delle Entrate sta diventando sempre più rigida verso questo tipo di rimborsi dato che nel 2019 ha introdotto tante nuove regole e restrizioni, come la fattura elettronica ed nel 2020 lo scontrino elettronico, per combattere l’evasione fiscale.

I rimborsi senza documentazione possono essere contestati, dato che l’Agenzia delle Entrate teme che tante associazioni ricevano donazioni da persone che riciclano denaro e che poi distribuiscono i soldi in nero come rimborsi di spese mai sostenute.

Che documento serve per il rimborso spese per associazioni culturali?

Il rimborso va sempre giustificato, come abbiamo già detto sopra. Come giustificazione è consigliato specificare:

• Attività svolta

• Socio che ha subito la spesa

• Documento identificativo della spesa

• Data dell'attività

• Importo della spesa

Come tipologia di documento non è necessario avere la fattura elettronica. Infatti tutti questi documenti vengono considerati validi per il rimborso spese per le associazioni:

• Fattura elettronica

• Fattura PDF o fattura cartacea, accettabile solo da chi opera in regime forfettario

• Ricevuta o scontrino fiscale

• Autocertificazione in caso di smarrimento (solo per cifre esigue)

• Autofattura nel caso in cui il fornitore non produca la fattura in tempo

Attenzione, solo in caso di smarrimento del documento dell’attività svolta, per somme di piccola portata, ci si avvale di autocertificazione.

L’Agenzia delle Entrate consiglia di specificare i requisiti del rimborso spese nel regolamento. Anche se non è strettamente necessario, è bene farlo per non essere contestati dopo il rimborso.

Rimborso dei costi legati ad attività commerciali dell'associazione culturale

Quando un’associazione culturale esegue delle attività commerciali, essa deve emettere una fattura. Per farlo, dovrai aprire una partita IVA e utilizzare un modello di fattura per associazioni culturali.

I costi subiti per procurarsi le materie prime ed i costi in funzione dell’attività commerciale vanno rimborsati ma anche registrati nella contabilità dell’associazione.

Mentre per le operazioni non a scopo di lucro l’associazione non viene tassata, per le operazioni commerciali essa viene tassata normalmente e deve mantenere la contabilità ed adeguarsi ai requisiti di fatturazione.

Per questo motivo, le spese delle attività commerciali seguono regole ancora più strette, così come i rimborsi spese. Non è infatti possibile registrare nella contabilità e rimborsare spese che non vengano identificate da un documento valido.

Per questo tipo di spese va sempre richiesta la ricevuta fiscale, lo scontrino fiscale o la fattura.

SumUp Fatture ed associazioni culturali

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