Fatturazione elettronica: cos'è, come funziona e normativa

La fatturazione elettronica, introdotta per alcune operazioni nel 2015, è gradualmente diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA. 

Oggi, infatti, è necessario utilizzare un sistema digitale conforme alle normative per emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato digitale. 

La fattura elettronica ha sostituito la tradizionale fattura cartacea, garantendo una maggiore efficienza nei processi di emissione e ricezione.

Come vedremo in questa guida, le fatture oggi devono necessariamente passare per il Sistema di Interscambio (SDI). In automatico, questo sistema, gestisce tutte le fatture elettroniche, effettua i controlli necessari e le inoltra al destinatario. 

In questa guida partiremo da cos'è la fattura elettronica per poi approfondire: a cosa serve, i vantaggi, i riferimenti normativi e come emettere e conservare correttamente le proprie fatture.

Cos'è la fattura elettronica e a cosa serve

La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML che sostituisce integralmente la tradizionale fattura cartacea. 

Una volta compilata, deve essere emessa telematicamente e passare necessariamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. 

Questo sistema è stato introdotto con l'obiettivo di digitalizzare il processo di fatturazione, offrendo un metodo uniforme per tutti i titolari di partita IVA in Italia.

Il sistema elimina l'utilizzo della carta e, di conseguenza, riduce i costi legati alla stampa, alla spedizione e alla conservazione dei documenti. Inoltre, garantisce sicurezza e tracciabilità, assicurando l'autenticità del documento. 

Ad oggi, è obbligatorio emettere fatture digitali per le prestazioni di beni o servizi, poiché il solo  documento cartaceo non è conforme alle normative vigenti.

La fattura elettronica è simile alla fattura cartacea, ma si differenzia in quanto richiede un dispositivo come PC, tablet o smartphone per essere emessa. 

Deve essere obbligatoriamente trasmessa al Sistema di Interscambio, che autorizza l'invio solo se la fattura contiene i dati obbligatori previsti dall'articolo 21 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, compresi l'indirizzo telematico (codice destinatario o indirizzo PEC).

Vantaggi della fatturazione elettronica

L’introduzione della fatturazione elettronica ha rappresentato un passo importante verso la digitalizzazione e modernizzazione delle attività economiche in Italia. 

Oltre a migliorare la tracciabilità delle operazioni, contrastare l’evasione fiscale, limitare i pagamenti in contanti, questo sistema offre numerosi benefici anche per le imprese: 

1. Riduzione dei costi operativi

Le imprese non devono più utilizzare carta, toner e stampanti per l’emissione delle fatture. Inoltre, si eliminano i costi di spedizione dei documenti cartacei. 

Il processo digitale consente di ricevere i pagamenti direttamente sul conto aziendale, semplificando ulteriormente la gestione.

2. Gestione semplificata degli archivi

Archiviare le fatture in formato digitale permette una ricerca e un recupero dei documenti più rapidi ed efficienti. La digitalizzazione riduce anche lo spazio fisico necessario per la conservazione.

Il Sistema di Interscambio (SDI) verifica i dati delle fatture prima di inviarle, riducendo i rischi di errori umani nella compilazione. I controlli automatizzati assicurano che la fattura sia conforme alle normative vigenti.

3. Maggiore efficienza operativa 

Ogni pagamento, sia tramite POS, bonifico o contanti, è collegato a una fattura elettronica che può essere tracciata in tempo reale. 

Le fatture elettroniche possono essere integrate con i sistemi aziendali di gestione contabile, velocizzando i processi amministrativi. Inoltre, la consegna al destinatario è immediata, riducendo i tempi rispetto a una spedizione postale tradizionale.

4. Autenticità e sicurezza dei documenti

Le informazioni trasmesse tramite il sistema SDI sono crittografate, eliminando il rischio di contraffazioni, alterazioni o intercettazioni dei documenti. Il sistema garantisce l’autenticità e l’identità della fattura, rispettando gli standard normativi.

Questi vantaggi rendono la fatturazione elettronica uno strumento essenziale per le imprese, migliorando efficienza, sicurezza e conformità normativa.

Come funziona la fatturazione elettronica: guida passo passo

La fatturazione elettronica è un processo che richiede l’utilizzo di un software specifico e il rispetto di requisiti normativi. Vediamo nel dettaglio i passaggi fondamentali per gestire correttamente l’emissione e la conservazione delle fatture elettroniche.

1. Scegliere il software di fatturazione elettronica

La prima operazione consiste nella scelta di un software compatibile con i requisiti stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.

Le possibilità sono due: 

• Software gratuito dell’Agenzia delle Entrate: disponibile senza costi di abbonamento, consente di gestire tutte le fatture digitali direttamente dal portale web dell’Agenzia. Tuttavia, è una soluzione consigliata solo per chi emette poche fatture all’anno, a causa dell’interfaccia poco intuitiva e dell’assenza di integrazione con altri gestionali aziendali.

• Soluzioni avanzate di terze parti: software come quello di SumUp offrono interfacce intuitive, funzionalità personalizzabili e strumenti per automatizzare i processi di emissione. Questi sono ideali per aziende con volumi più alti di fatture, poiché rendono il processo più rapido ed efficiente.

2. Creare la fattura elettronica

Una volta selezionato il software, si procede alla creazione della fattura. È fondamentale includere i dati dell’emittente, come: 

• Partita IVA

• Ragione sociale 

• L’indirizzo 

Vanno poi inserite informazioni del destinatario, tra cui il codice fiscale o la partita IVA, il nome e l’indirizzo. 

Devono essere poi specificati i dettagli della prestazione o della cessione di beni, indicando chiaramente la descrizione dei prodotti o servizi forniti, l’importo imponibile, il totale e l’aliquota IVA applicata. 

Inoltre, anche se opzione è possibile aggiungere informazioni come la modalità di pagamento e il termine entro cui il pagamento deve essere effettuato. 

La fattura deve essere firmata digitalmente per garantirne l’autenticità e deve includere il codice destinatario o l’indirizzo PEC per l’invio tramite il Sistema di Interscambio.

3. Invio della fattura tramite SDI

Dopo la compilazione, il documento viene trasmesso al Sistema di Interscambio attraverso il software scelto. 

Questo sistema verifica che tutti i dati siano corretti e conformi alle normative. Se la fattura supera i controlli, viene inoltrata al cliente. 

In caso di errori, il sistema la respinge, consentendo di correggere le informazioni e reinviare il documento. L’intero processo è automatizzato e garantisce una trasmissione sicura e tracciabile.

4. Conservazione digitale delle fatture

Una volta inviata e accettata, è obbligatorio conservare la fattura in formato digitale secondo le disposizioni dell’articolo 2220 del Codice Civile. La conservazione deve garantire:

• L’integrità e l’autenticità del documento.

• La disponibilità per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa.

Molti software di fatturazione offrono già un servizio di conservazione digitale integrato, semplificando l’adempimento.

Riferimenti normativi sulla fattura elettronica

L'iter che ha portato all'obbligo di emissione della fatturazione elettronica è stato definito nel tempo da diverse normative, che hanno progressivamente esteso gli obblighi e delineato le modalità per garantire la conformità legislativa. Ecco i principali riferimenti normativi che hanno segnato questo percorso.

Decreto Legislativo 127/2015

Il decreto 127/2015 ha rappresentato il primo passo verso la fatturazione elettronica tra privati, introducendola su base volontaria. 

L’obiettivo era incentivare l’utilizzo del digitale nel settore privato e testare un sistema che, negli anni successivi, sarebbe diventato obbligatorio.

Legge di Bilancio 2018 (Legge 205/2017)

Con la legge 205/2017, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti i soggetti, sia B2B che B2C. L’obbligo è entrato in vigore il 1° gennaio 2019, segnando un cambiamento epocale per la gestione fiscale e amministrativa delle imprese. 

Tuttavia, alcune categorie di contribuenti, come coloro che aderivano al regime forfettario, erano inizialmente escluse dall’obbligo.

A partire dal 1° luglio 2022, l’obbligo è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario, includendo quindi tutte le categorie di redditi. Questo ha reso la fatturazione elettronica un requisito universale per chiunque svolga un’attività economica soggetta a IVA.

Codice dell'Amministrazione Digitale 

Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce i principi generali per garantire che un documento digitale, come una fattura elettronica, sia autentico e integro. 

Questo decreto rappresenta il fondamento per tutte le operazioni digitali nell’amministrazione e nel settore privato.

Regolamento eIDAS

Il Regolamento eIDAS introduce le norme europee per l’autenticità, l’integrità e la validità legale dei documenti elettronici. Nel contesto della fatturazione elettronica, queste norme assicurano che il documento abbia valore legale, sia tracciabile e protetto da eventuali alterazioni.

Fatturazione elettronica: le conclusioni 

Oggi, tutti i titolari di partita IVA sono obbligati a emettere una fattura in formato elettronico. Come abbiamo visto in questo articolo, la fatturazione elettronica mira a risolvere due grandi problematiche: il contrasto all'evasione fiscale, un obiettivo storico per il sistema tributario, e l'agevolazione dei processi di modernizzazione e digitalizzazione del Paese. 

L'adozione di questo sistema è diventata semplice grazie alla presenza di numerosi software avanzati, che offrono interfacce intuitive e funzionalità personalizzabili, consentendo la creazione e l'invio delle fatture in tempi rapidissimi. 

Questi strumenti permettono non solo di rispettare le normative vigenti, ma anche di semplificare significativamente la gestione della contabilità aziendale.

In conclusione, la fatturazione elettronica rappresenta un’opportunità per le imprese di ottimizzare i processi amministrativi, garantendo al contempo la conformità fiscale e contribuendo alla digitalizzazione del sistema economico italiano.