Fattura elettronica emessa in ritardo: norme, soluzioni e consigli

Emettere una fattura elettronica in ritardo può capitare. Possono verificarsi problemi tecnici imprevisti o distrazioni da parte degli addetti alla fatturazione.

 Ma cosa succede in questi casi? Come rimediare all'errore? Come si può fare per evitarlo, riducendo al minimo controversie fiscali ed eventuali sanzioni?

In questa guida vedremo tutto quello che c'è da sapere in caso di emissione di una fattura elettronica in ritardo. 

Risponderemo alle domande più frequenti e analizzeremo in dettaglio come migliorare la gestione delle fatture in formato elettronico, limitando così ogni tipo di problema.

Cosa si intende per fattura elettronica emessa in ritardo

Le fatture elettroniche emesse in ritardo si riferiscono ai casi in cui si dimentica di inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI) entro i termini definiti dalla legge. 

In particolare, il Decreto Legislativo 127/2015 e l'articolo 21 del DPR 633/1972 specificano che la fattura elettronica deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio entro 12 giorni dall’effettuazione di un'operazione, che si tratti della cessione di un bene o di un servizio.

Questa irregolarità può indicare una gestione amministrativa non ottimale e, come vedremo, in alcuni casi una fattura elettronica emessa in ritardo può essere soggetta a controlli o accertamenti da parte delle autorità competenti.

Fattura elettronica in ritardo: cosa fare

Ma cosa fare nel caso ci si accorga di aver emesso una fattura elettronica in ritardo? Esistono buone pratiche che permettono di muoversi all'interno del nostro sistema normativo e, in parte, di rimediare all'errore. Vediamo i punti principali:

1. Verificare le cause del ritardo

Come prima cosa, è fondamentale capire perché la fattura è stata inviata in ritardo. Potrebbero esserci stati problemi tecnici o una semplice dimenticanza. 

Non appena ci si accorge dell'errore, è importante rimediare subito inviando la fattura al Sistema di Interscambio (SDI), così da essere conformi al DPR 633/1972.

2. Correggere l'errore

Se la fattura non è stata inviata a causa della mancanza di dati obbligatori o altre informazioni, è necessario completarla correttamente. È anche buona norma avvisare il cliente dell'invio tardivo della fattura e verificare se il pagamento sul proprio conto corrente aziendale è già stato effettuato o se è ancora in sospeso.

3. Gestire le variazioni dei versamenti IVA

Nel caso in cui il ritardo abbia portato a una variazione nei versamenti IVA, è necessario procedere con una nota di variazione IVA. Questo documento, che può essere una nota di credito o una nota di debito, serve a regolarizzare le operazioni contabili e va trasmesso al Sistema di Interscambio.

4. Mantenere documentazione dell'errore

È importante conservare tutta la documentazione relativa all'errore commesso. In caso di contestazioni o verifiche fiscali, sarà utile dimostrare di aver agito in buona fede e di non aver cercato di incassare un pagamento senza emettere fattura. Questo può aiutare a evitare sanzioni.

Fattura elettronica inviata in ritardo: normative 

Per quanto riguarda la normativa, la fatturazione elettronica si basa su diverse disposizioni legislative, che includono anche indicazioni specifiche in caso di invio in ritardo. In particolare, possiamo fare riferimento a:

1. DPR 633/1972, articolo 21

Questo articolo stabilisce le regole generali sull'IVA, inclusi i tempi di emissione della fattura elettronica, che deve essere trasmessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (cessione di beni o prestazione di servizi). 

In caso di ritardo nell’invio della fattura, si commette un’irregolarità che può essere soggetta a sanzioni amministrative.

2. Decreto Legislativo 127/2015

Questo decreto definisce l'esistenza del Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma gestita dall'Agenzia delle Entrate che si occupa di ricevere, validare e recapitare le fatture elettroniche. 

La fattura elettronica si considera "emessa" solo quando viene accettata dal Sistema di Interscambio. Se la fattura non viene trasmessa o viene rifiutata, possono essere applicate sanzioni.

3. Decreto Legislativo 471/1997

Questo decreto prevede sanzioni per l'invio irregolare delle fatture. In particolare:

• Se la violazione incide sull’IVA, la sanzione può variare dal 90% al 180% dell'imponibile, con un minimo di 500€.

• Se la violazione non incide sull’IVA o sul reddito d’impresa, si applica una sanzione fissa variabile in base all'importo dell'irregolarità.

4. Ravvedimento operoso

Il decreto legislativo consente di ricorrere al ravvedimento operoso, che permette di regolarizzare l’errore pagando una sanzione ridotta entro un determinato periodo di tempo. Questo strumento è utile per limitare le conseguenze dell’irregolarità.

Fatturazione elettronica emessa in ritardo: consigli pratici 

Una fattura elettronica emessa in ritardo può causare inconvenienti, tra cui il rischio di sanzioni. È quindi fondamentale avere sempre sotto controllo tutte le operazioni contabilizzate tramite il registratore di cassa.

Per ridurre il rischio di errori, è utile adottare una buona procedura interna, che includa:

• Ruoli chiari: stabilire chi è responsabile dell’invio delle fatture e con quale frequenza questo deve avvenire.

• Software adeguati: affidarsi a gestionali autorizzati dall’Agenzia delle Entrate per l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche. Questi strumenti riducono notevolmente gli errori di compilazione e trasmissione.

• Monitoraggio delle scadenze: tenere sempre presente il termine di 12 giorni dall’effettuazione della prestazione o della cessione del bene per inviare la fattura.

Inoltre, è importante:

• Controllare le ricevute dello SDI: assicurarsi che il Sistema di Interscambio (SDI) abbia ricevuto e accettato la fattura. In caso di rifiuto, correggere tempestivamente gli errori e reinviare la fattura.

• Ravvedimento operoso: in caso di fattura elettronica inviata in ritardo, avvalersi del ravvedimento operoso. Questo strumento, applicabile in caso di buona fede, consente di ridurre le sanzioni e correggere l'errore rapidamente.

Seguendo queste pratiche, è possibile limitare al minimo gli inconvenienti e garantire una gestione fiscale più efficiente.

Fattura elettronica emessa in ritardo: le conclusioni

In conclusione, una gestione impeccabile delle fatture non solo influisce positivamente sui flussi di cassa, poiché la fattura è il documento che attesta la ricezione di un pagamento, ma è anche fondamentale per rispettare le normative vigenti ed evitare sanzioni.

Un errore o una distrazione possono capitare occasionalmente, ma è importante che l’azienda disponga di un sistema di gestione dei pagamenti ottimale, così da prevenire problemi e ridurre al minimo la necessità di intervenire per correggere eventuali errori.