Come assumere un dipendente: quali sono i costi e le cose da sapere

Sei un libero professionista o gestisci una piccola impresa? Non sai da dove cominciare per assumere un dipendente?

L'idea di espandere il tuo team, soprattutto se sei alle prime armi, lo sappiamo, può sembrare piuttosto complicata. Ma niente paura: siamo qui per aiutarti!

In questa guida esploreremo insieme tutto quello che c'è da sapere sulla procedura di assunzione di un dipendente: dai vari tipi di contratto ai costi e agli adempimenti da rispettare, passando anche per le differenze tra liberi professionisti e imprese. Buona lettura!

Come assumere un dipendente: le tipologie di contratto

Prima di spiegarti come assumere un dipendente, chiariamo innanzitutto cosa intendiamo con tale figura. Un lavoratore dipendente è colui che svolge un’attività subordinata, stabilita in base a un contratto, a fronte di una retribuzione. 

Per assumere un dipendente, bisogna seguire un iter ben definito. Per prima cosa, come datore, dovrai redigere il contratto di lavoro. In esso dovrai definire in modo chiaro obblighi e diritti di entrambe le parti coinvolte.

Esistono varie tipologie di contratti a disposizione di aziende e professionisti, tra cui:

• Contratto a tempo indeterminato: la caratteristica principale di questo contratto è che l'attività lavorativa ha un inizio ma non una data di fine prestabilita. Questo contratto, infatti, termina generalmente con il pensionamento del dipendente, con le dimissioni o con un licenziamento. Si tratta, perciò, di una forma di assunzione più stabile, offerta spesso dopo un periodo iniziale di stage o apprendistato

• Contratto a tempo determinato: questa tipologia di assunzione ha una scadenza precisa e viene utilizzata principalmente per esigenze temporanee o urgenti. La durata massima di questa forma di contratto è variabile, ma solitamente non supera i 24 mesi.

• Apprendistato: destinato principalmente ai giovani, questo contratto ha come scopo quello di formare un futuro dipendente. L'apprendistato è rivolto ai giovani fino ai 29 anni o ai disoccupati beneficiari di indennità.

• Contratto a chiamata (o lavoro intermittente): questa modalità di assunzione prevede che il lavoratore venga chiamato dal datore di lavoro per svolgere compiti specifici. Non c'è quindi continuità nella prestazione lavorativa, che può variare in termini di giorni o orari.

La scelta della tipologia contrattuale, come capirai, è molto importante e dipende dalle tue esigenze. È quindi essenziale valutare attentamente le diverse opzioni disponibili per garantire sia la conformità alle normative vigenti che un rapporto lavorativo soddisfacente per entrambe le parti.

Come assumere un dipendente: la redazione del contratto 

Una volta scelta la tipologia di assunzione più adatta alla tua attività, è arrivato il momento di redigere il contratto di lavoro. All'interno del contratto, dovrai includere tutti gli elementi che identificano le parti contraenti e le condizioni dell'impiego.

In dettaglio, eccoti un elenco delle voci da inserire:

• Dati del dipendente: devono essere inclusi nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero del documento del dipendente

• Dati dell'azienda: devono essere inseriti dettagli come la ragione sociale, il codice fiscale o la partita IVA, l'indirizzo della sede legale e, se diverso, quello della sede operativa

• Luogo di lavoro: bisogna indicare dove verrà svolta l'attività lavorativa

• Tipologia di contratto: bisogna indicare chiaramente quale delle varie forme contrattuali si sta adottando

• Data di inizio: bisogna specificare la data di inizio del contratto. Se si tratta di contratti a tempo determinato o di apprendistato, bisogna inserire anche quella di fine

• Periodo di prova: se previsto, bisogna indicare la durata del periodo iniziale di prova

• Qualifica e livello: deve essere specificato l'inquadramento contrattuale del dipendente all'interno dell'organizzazione

• Orario di lavoro: bisogna stabilire il numero di ore settimanali e la distribuzione delle stesse durante la settimana

• Recesso: bisogna definire i termini di preavviso richiesti in caso di recesso del contratto da parte del datore di lavoro o del dipendente

• Retribuzione: bisogna specificare l'importo della retribuzione, sia netto che lordo

• Riferimenti al CCNL: se il contratto fa riferimento a un contratto collettivo di lavoro nazionale, andrà citato

La precisione è fondamentale quando si compilano questi elementi. Ogni omissione o errore, infatti, può portare a contestazioni o problemi legali in futuro. Ti consigliamo, perciò, di non affidarti a modelli generici, ma di personalizzare il contratto in base alle tue esigenze specifiche.

Adempimenti per assumere un dipendente

Oltre a redigere il contratto, per assumere un dipendente dovrai rispettare diversi adempimenti previsti dalla legge. Il più importante è quello della comunicazione dell'assunzione, che dovrai effettuare almeno 24 ore prima che il dipendente inizi a lavorare.

Per fare ciò, ti basterà compilare e inviare il modello Unilav, un modulo scaricabile dal sito della tua regione. Al suo interno dovrai riportare non solo i dati relativi a te e al tuo futuro dipendente, ma anche tutti i dettagli specifici del contratto stipulato.

Questo step è estremamente importante, poiché trascurare la comunicazione dell'assunzione può costarti caro. Se non effettui la comunicazione entro i termini previsti, infatti, potresti incorrere in sanzioni fino a 500€. 

La situazione si complica ulteriormente in caso venissero riscontrate ulteriori anomalie. In caso di "lavoro nero", le multe previste possono raggiungere i 5.000€. Con l'assunzione di minori o persone senza permesso di soggiorno, invece, la cifra può schizzare fino a 36.000€, con l'aggiunta di possibili conseguenze penali.

La burocrazia può sembrare una seccatura, lo sappiamo, ma seguire le regole ti tutelerà in caso di problemi futuri. Non sottovalutare quindi le normative vigenti nel momento in cui vorrai assumere un dipendente. Se hai dei dubbi o hai bisogno di supporto, ti consigliamo di rivolgerti a un consulente del lavoro o al tuo commercialista di fiducia. 

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Come assumere un dipendente con partita IVA 

Come datore di lavoro, potresti trovarti di fronte alla possibilità o alla necessità di assumere un dipendente con partita IVA. Se ti trovi in questa situazione, niente paura! Dovrai solo scegliere tra le opzioni che illustreremo qui sotto in fase di assunzione.

1. Assunzione come dipendente classico

Anche se una persona ha deciso di aprire partita IVA, può comunque essere assunta come dipendente tradizionale. Questo significa che, come datore di lavoro, ti assumi tutte le responsabilità legate a un rapporto di lavoro subordinato tradizionale.

Dovrai versare i contributi previdenziali, lo stipendio mensile, i diritti alle ferie e così via. Tuttavia, è fondamentale garantire che le attività svolte come dipendente e quelle come libero professionista siano distinte e non in conflitto

2. Assunzione come libero professionista con partita IVA

Invece di stipulare un contratto di lavoro subordinato, potresti collaborare con il professionista mantenendo la sua natura autonoma. Questo tipo di accordo, che può manifestarsi in forme come un contratto di prestazione occasionale o di collaborazione coordinata e continuativa, offre maggiore agilità e spesso costi più prevedibili. Inoltre, questa scelta ti permette di sfruttare competenze altamente specialistiche, senza vincolarti a lunghe collaborazioni. Attenzione però: è essenziale monitorare attentamente la natura autonoma del rapporto, garantendo che non si trasformi, anche involontariamente, in un rapporto subordinato

Assumere un dipendente con partita IVA, perciò, non solo è possibile ma in alcuni casi anche vantaggioso. Valuta però attentamente i pro e i contro di questa scelta, prestando particolarmente attenzione ai rischi legali.

Un libero professionista può assumere dipendenti?

Nel paragrafo precedente ti abbiamo mostrato come assumere un dipendente con partita IVA. Che fare, però, quando sei tu ad essere un libero professionista o hai effettuato l'iscrizione al registro delle imprese? 

Un lavoratore autonomo, indipendentemente dal fatto che operi come singolo o all'interno di un'azienda, ha la piena facoltà di assumere personale. La legge, infatti, non pone ostacoli in tal senso e concede questa possibilità sia alle persone fisiche sia a quelle giuridiche, come le società.

In termini pratici, non cambia nulla nell'iter di assunzione che ti abbiamo spiegato all'inizio della nostra guida. Dovrai scegliere la forma contrattuale più adatta alle tue esigenze e comunicare l'assunzione del dipendente tramite modello Unilav. 

Tuttavia, esiste un aspetto particolare da considerare: il regime forfettario. Se sei un lavoratore autonomo in regime forfettario, potrai comunque assumere, ma con delle limitazioni in termini di spesa. La spesa annuale lorda per i dipendenti, infatti, non dovrà superare i 20.000€. 

In caso tale soglia venga superata, però, niente paura. Non rischi alcuna sanzione, ma dal primo gennaio dell'anno successivo, dovrai obbligatoriamente passare al regime ordinario. Valuta quindi attentamente se questa possibilità sia effettivamente conveniente per te.

Quanto costa assumere un dipendente?

Ora che sai come assumere un dipendente nel modo corretto, è arrivato il momento di parlare di costi di assunzione. Come abbiamo accennato nella nostra guida su quanto costa aprire un attività, l'assunzione di un dipendente rappresenta una spesa importante.

Oltre allo stipendio, infatti, dovrai sostenere altri costi, suddivisibili in:

• Costi fissi: si tratta delle spese legate principalmente ai contributi IVS previdenziali. Questi variano in base alla retribuzione e al livello del dipendente, nonché all'assicurazione INAIL. Questi costi, inoltre, cambiano a seconda del ruolo e della posizione occupata all'interno dell'organizzazione

• Costi variabili: includono bonus, premi, rimborsi per trasferte e altre voci che possono comparire sulla busta paga. Sebbene questi costi possano sembrare secondari, tendono ad accumularsi e possono influenzare significativamente il budget complessivo di assunzione

Fortunatamente, per attenuare i costi di assunzione esistono numerosi incentivi, compresi alcuni finanziamenti per aprire un’attività. I bonus offerti dallo Stato, come quelli introdotti nella legge di Bilancio, mirano a rendere l'assunzione più conveniente. 

Attraverso riduzioni dell’aliquota contributiva o bonus economici, infatti, le aziende possono beneficiare di sconti significativi. Questi finanziamenti, in particolare, si concentrano sull'assunzione di determinate categorie di lavoratori, come donne, giovani, disoccupati o soggetti over 50.

Per quanto riguarda la pratica di assunzione in sé, invece, i costi possono variare a seconda dell'inquadramento o dell'ufficio di riferimento. In aggiunta, bisogna considerare anche i costi mensili legati alla gestione amministrativa, come la compilazione della busta paga. 

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Quanto costa assumere un dipendente in base al contratto di lavoro 

Come abbiamo accennato nel paragrafo precedente, assumere un dipendente comporta una serie di costi variabili in base alla tipologia di contratto scelta. In particolare, eccoti un dettaglio delle spese principali a seconda del profilo scelto.

Costi di assunzione con contratto a tempo indeterminato

Questa tipologia di contratto prevede una retribuzione definita per un periodo invece indefinito. La retribuzione rappresenta un costo fisso mensile, determinato dalla categoria e dal livello del dipendente. A questa voce si aggiunge una percentuale variabile di contributi previdenziali legata alla retribuzione e alla categoria lavorativa. Anche l'assicurazione INAIL ha un suo peso, con un costo annuale variabile in base al tipo di lavoro e al suo rischio. Infine, le spese extra come tredicesima, quattordicesima e altri bonus variano in funzione delle festività e delle performance del dipendente

Costi di assunzione con contratto a tempo determinato

Questa tipologia di contratto prevede una retribuzione definita per un periodo ben preciso. Anche in questo caso si hanno contributi previdenziali, simili a quelli del contratto a tempo indeterminato, ma spesso con percentuali leggermente minori. Non è raro, inoltre, prevedere premi di produttività o bonus per incentivare le performance.

Costi di assunzione con contratto di apprendistato

Trattandosi di un contratto formativo, la retribuzione è generalmente inferiore a quella dei dipendenti standard. I contributi previdenziali sono ridotti rispetto alle altre forme contrattuali. Infine, vanno considerati anche i costi legati alla formazione del dipendente 

Costi di assunzione con contratto a chiamata o lavoro intermittente

La retribuzione è legata alle ore effettivamente lavorate. I contributi previdenziali seguono la stessa logica, perciò sono calcolati sulle ore svolte. Essendo l'impiego flessibile, non vi sono costi fissi mensili

Costi di assunzione con contratto di lavoro da remoto o smart working

Parlando solo della retribuzione di un lavoratore in smart working, esa è del tutto uguale a quella di un contratto a tempo indeterminato o determinato. La modalità da remoto porta però a dei risparmi operativi, come quelli legati a spazi, servizi e attrezzature. I contributi previdenziali restano analoghi a quelli dei contratti tradizionali.

Come assumere un dipendente a basso costo 

Sei un piccolo imprenditore e non disponi di un grande budget, ma vorresti comunque assumere un dipendente? Ti stai chiedendo come ottimizzare le tue risorse, riducendo i costi di assunzione senza rinunciare alla qualità di lavoro?

Quando si parla di risorse umane, come capirai, la questione è delicata. Oltre alla qualità lavorativa, infatti, bisogna sempre prestare attenzione alle normative vigenti. Fortunatamente, grazie ad alcune semplici dritte, potrai assumere un dipendente a basso costo: 

• Stipula contratti flessibili: esplora opzioni come i contratti a tempo determinato, i contratti "a chiamata" o i contratti part-time. Questi ti permettono di assumere personale solo per il tempo necessario, riducendo i costi. Se hai bisogno di un lavoratore solo per un breve periodo, ad esempio, potresti assumere un dipendente per 10 giorni o, addirittura, per un giorno solo. Queste modalità, oltre a essere economiche, rispondono a esigenze temporanee, come eventi speciali o picchi di lavoro

• Informati su incentivi e agevolazioni: studia gli incentivi disponibili a livello locale o nazionale. Spesso, infatti, esistono sgravi fiscali o contributivi per l'assunzione di determinate categorie di lavoratori, come giovani, donne o soggetti in situazioni svantaggiate

• Investi nella formazione e nell'apprendistato: anziché cercare profili altamente specializzati - ma con richieste salariali elevate - considera l'assunzione di profili junior e investi nella loro formazione interna. A lungo termine, avrai un dipendente formato sulle tue specifiche esigenze, ma a un costo iniziale ridotto

• Valuta lo smart working: riduci i costi operativi permettendo ai tuoi dipendenti di lavorare da remoto. Questo potrebbe anche consentirti di collaborare con professionisti più qualificati, senza le restrizioni geografiche tipiche delle assunzioni tradizionali

• Valuta il co-working o spazi condivisi: se l'assunzione comporta l'espansione fisica del tuo ufficio, valuta l'idea di spazi condivisi. Questi spazi, oltre ad essere convenienti, promuovono la collaborazione e la condivisione di competenze 

Come assumere un dipendente: le conclusioni 

Assumere un dipendente è una mossa strategica che può segnare una svolta per professionisti e imprenditori. Con la giusta scelta e una gestione oculata, infatti, una nuova assunzione può contribuire a portare il tuo business al livello successivo.

Non lasciarti intimidire dalla complessità dei processi o dalla burocrazia. Valuta attentamente ciascun tipo di contratto disponibile e trova la soluzione più adatta alle tue esigenze e a quelle del dipendente. Sii pronto ad abbracciare le opportunità che vengono con l'introduzione di nuove energie e competenze nel tuo team. Buona fortuna!