Obbligo fattura elettronica: come funziona, esonero e normativa

Hai aperto la partita IVA e ti stai chiedendo se devi emettere la fattura elettronica? Cerchi una guida dettagliata che possa spiegarti tutto ciò che c'è da sapere sull'obbligatorietà della fatturazione elettronica?

In questo articolo troverai tutte le informazioni indispensabili per rispettare le ultime disposizioni sulla fatturazione elettronica, sia per i regimi forfettari che ordinari.

Prima di entrare nei dettagli, ti informiamo che dal primo gennaio 2024 tutti sono obbligati a emettere fattura elettronica, indipendentemente dai ricavi e dal regime fiscale adottato. 

Questo è un ulteriore motivo per scegliere già da oggi il miglior provider di servizi che possa aiutarti ad affrontare al meglio questo cambiamento.

Fattura elettronica: cos’è 

La fattura elettronica, o e-fattura, è il documento emesso dalle attività commerciali attraverso i servizi telematici per provare l'acquisto o la vendita di beni o servizi. 

In Italia, la fatturazione elettronica è stata introdotta nel 2014 e resa obbligatoria solo per le Pubbliche Amministrazioni. 

Solo a partire dal 2019 l'obbligo è stato esteso anche ai titolari di P.IVA che aderiscono al regime fiscale ordinario e, dal 1° luglio 2022, il Decreto Legge 36/2022 ha esteso l'obbligo della fatturazione elettronica a tutti, compresi coloro che aderiscono al regime fiscale forfettario, indipendentemente dal codice ATECO dell’attività. 

La fattura elettronica ha alcune caratteristiche che la distinguono dalla fattura cartacea:

• Viene emessa tramite dispositivi elettronici connessi alla rete Internet, come PC, smartphone o tablet.

• Deve essere obbligatoriamente trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio Dati (SDI).

Come per la normale fattura, anche quella elettronica deve contenere tutti i dati necessari per renderla valida, tra cui:

• I dati fiscali obbligatori dei soggetti coinvolti

• La partita IVA e l'IVA del fornitore della prestazione

• La partita IVA del cliente (committente)

Cosa sapere sull’obbligo della fattura elettronica

L'obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a tutti i titolari di Partita IVA, indipendentemente dal regime fiscale al quale aderiscono, a partire dal 1° luglio 2022. 

Fino al 1° gennaio 2024, l'emissione di fatture in formato cartaceo è ancora permessa solo per coloro che dichiarano compensi o ricavi annui inferiori a 25.000 euro. Dopo questa data, anche questi ultimi saranno obbligati a emettere fattura elettronica.

Questa è una novità recente, poiché prima del 1° luglio 2022, i contribuenti aderenti ai regimi forfettario, dei minimi o di vantaggio potevano evitare di emettere fattura elettronica.

In sintesi, tutti gli operatori economici, indipendentemente dai ricavi o dai fatturati, sono ormai presto obbligati a emettere fattura elettronica. 

L'obbligo riguarda sia le transazioni tra aziende od operatori economici (business to business) sia quelle verso i consumatori finali (business to consumer).

Le ragioni alla base di questa scelta sono diverse, ma tutte comprensibili. Prima di tutto, l’emissione della fattura in formato elettronico facilita il lungo percorso di digitalizzazione che sta affrontando l’Italia, insieme ad altri Paesi avanzati. 

Modernizzare il sistema, infatti, porta a maggiore trasparenza, fluidità e tracciabilità dei flussi finanziari, il che si traduce in un controllo dell’economia del paese. Questo è fondamentale soprattutto in Italia, dove è cruciale contrastare l’annoso problema dell’evasione fiscale.

Ci sono poi motivazioni economiche e ambientali: non stampare più le fatture su carta consente un risparmio significativo, e le aziende non hanno più bisogno di grandi archivi fisici per conservare i documenti, ormai gestiti principalmente tramite Cloud digitali. Questi vantaggi fanno sì che la fatturazione elettronica risponda oggi perfettamente alle esigenze di tutte le parti coinvolte.

Chi non ha l’obbligo della fatturazione elettronica

Come ribadito dall’agenzia delle entrate, ad oggi, gli unici che non hanno l’obbligo di fatturazione elettronica sono coloro che rientrano nel regime di vantaggio e i piccoli produttori agricoli. 

Riassumendo, a parte i casi appena elencati, dal 2024 tutti sono obbligati a emettere la fattura elettronica. L’esonero da questa riguarda solo se ti avvali dello strumento della prestazione occasionale. 

In tal caso poiché non sei ancora titolare di P.IVA, allora sei esonerato dall’obbligo di emettere fattura in digitale.

Come emettere la fattura elettronica 

Ma come si fa la fattura elettronica? Come scoprirai, è molto semplice. Ti basta una connessione a Internet e un applicativo abilitato. Una volta scelto e installato il software, puoi crearne una nuova e inserire tutti i dati necessari. 

Successivamente, sempre dall'applicazione scelta, è possibile inviare la fattura al sistema dell'Agenzia delle Entrate.

Il documento elaborato e inviato deve essere in formato XML, l'unico accettato dai sistemi dell'Agenzia delle Entrate. Come titolare di partita IVA, oltre a un software specifico e alla connessione a Internet, hai bisogno dell'indirizzo PEC di chi riceve la fattura.

In alternativa, puoi anche inserire il codice destinatario, composto da 7 cifre e che identifica il cliente. Dopo aver inserito l'indirizzo PEC o il codice destinatario, devi inserire gli stessi dati che utilizzi quando elabori una fattura in formato cartaceo.

Quindi:

• Importo da ricevere

• Data di emissione della fattura

• Breve descrizione del servizio o prodotto fornito

• Numero progressivo di fattura

• Base imponibile

• Percentuale di IVA applicata

Dopo aver inviato la fattura, il sistema SdI dell'Agenzia delle Entrate controlla che tutti i dati richiesti siano presenti. In caso affermativo, il cliente riceve la fattura sul proprio indirizzo PEC. 

Nel caso in cui il sistema riscontrasse errori nella fase di compilazione, la fattura viene restituita e devi ripetere la procedura. In altre parole, l'Agenzia delle Entrate funge da intermediario tra le parti coinvolte nella transazione, garantendo che tutte le procedure di invio e ricezione della fattura siano formalmente corrette. 

Inoltre, il sistema strutturato in questo modo consente all'Agenzia delle Entrate di avere un pieno controllo su tutte le fatture emesse da commercianti, artigiani, liberi professionisti e, in generale, dai titolari di partita IVA.

Obbligo fatturazione elettronica forfettari e ordinari: vantaggi 

Come abbiamo visto, a partire dal 1° gennaio 2024 tutti saranno obbligati a emettere fatturazione elettronica. 

Sebbene molti imprenditori e titolari d'impresa non abbiano accolto con entusiasmo l'estensione dell'obbligo di fatturazione elettronica, in realtà, emettere fatture elettroniche può garantire diversi vantaggi per il tuo business.

In particolare:

• Riduzione dei costi: la fatturazione elettronica evita la stampa su carta, la spedizione della fattura e tutti i problemi connessi alla conservazione e all'archiviazione delle fatture emesse.

• Facilità di controllo: le fatture elettroniche emesse possono essere facilmente controllate accedendo all'area personale. Da qui è possibile verificare le fatture emesse, quelle pagate e quelle prossime alla scadenza.

• Semplificazione della rendicontazione: avere tutte le fatture archiviate in formato digitale semplifica gli adempimenti fiscali. L'errore umano si riduce e di conseguenza i rischi di accertamenti e sanzioni.

In definitiva, il progresso tecnologico mette a disposizione numerosi strumenti per semplificare la gestione di qualsiasi attività economica, tra cui la possibilità di emettere fatture elettroniche. 

Superate le prime difficoltà date dalla novità dello strumento, siamo certi che in breve tempo apprezzerai la possibilità di gestire tutte le transazioni in digitale, semplicemente utilizzando il PC, lo smartphone o il tablet.

SumUp Fatture: invia fatture elettroniche con facilità

Stai cercando un provider per gestire l'obbligo di fatturazione elettronica? Prova SumUp Fatture, il servizio offerto da SumUp, facile e intuitivo da utilizzare, che ti permette di:

• Creare fatture in pochi secondi

• Ricevere i pagamenti rapidamente

• Migliorare la gestione del tuo punto vendita

Con SumUp Fatture puoi creare fatture professionali e inviarle direttamente all'Agenzia delle Entrate. Inoltre, grazie al servizio di notifiche immediate, riceverai una notifica quando la fattura viene saldata dal cliente e quando arriva a scadenza. Il sistema ti avvisa anche quando la fattura viene visualizzata.

Perché scegliere SumUp Fatture? Con SumUp hai finalmente uno strumento semplice da utilizzare per richiedere il saldo dei beni o servizi che offri. Il sistema messo a disposizione è conforme alle leggi italiane e oltre il 60% dei pagamenti viene accreditato sul tuo conto corrente aziendale il giorno stesso.

Inoltre, con SumUp Fatture, hai uno strumento in più per promuovere il tuo brand grazie alla presenza di numerosi modelli predefiniti utili per personalizzare la fattura elettronica emessa.

Gestione pagamenti e obbligo fatturazione elettronica regime forfettario e ordinario 

Per una gestione ancora più ottimizzata, pratica e facile di tutte le entrate e le uscite, nonché per offrire utilissimi servizi ai tuoi clienti come la possibilità di scegliere tra tutti i metodi di pagamento e di richiedere il chargeback, ti consigliamo di dare uno sguardo ai POS per professionisti di SumUp.

I POS di SumUp non solo ti permettono di rispettare le più recenti normative relative all'obbligo da parte di tutte le attività di dotarsi di un POS e di accettare i pagamenti elettronici, ma rappresentano anche un dispositivo innovativo e sicuro. 

In particolare il gateway di pagamento di SumUp elabora rapidamente le transazioni e le invia in tempi brevissimi al tuo conto corrente. Tutto ciò garantisce a te e ai tuoi clienti un’esperienza di pagamento ed incasso fluida ed efficace. Scopri tutte le tipologie di POS mobile che abbiamo pensato per te.

Fatturazione elettronica: novità 2025 e future 

Con l'obbligo di fatturazione elettronica ormai esteso praticamente a tutti i possessori di partita IVA, non ci si aspetta ulteriori interventi sostanziali da parte del governo o dell'Unione Europea. 

Tuttavia, si prevede l’introduzione di alcune misure volte a rendere il processo di fatturazione elettronica ancora più semplice e uniforme. 

In particolare, l'Europa punta a fare un passo avanti con la Digital Single Market Strategy (Strategia per il Mercato Unico Digitale), che mira a creare un grande e unico sistema per la gestione di tutti i sevizi digitali all’interno dell’area UE. 

Di conseguenza, entro il 2025, o negli anni immediatamente successivi, potrebbe diventare più agevole adottare standard uniformi per l’invio di fatture anche verso Paesi come Francia e Spagna per chi opera dall'Italia.

Parallelamente, la Commissione Europea ha promosso il progetto VAT in the Digital Age, un’iniziativa che punta a migliorare la gestione e il controllo dei flussi finanziari tra le aziende europee.

Questo progetto dovrebbe stabilire nuovi standard per la fatturazione elettronica, semplificando e armonizzando le transazioni IVA in tutta l’UE. Queste sono le principali iniziative su cui sta lavorando l'Unione Europea.

Per quanto riguarda le azioni a livello governativo in Italia, non si prevede alcuna modifica imminente: l’obbligo di fatturazione elettronica resterà in vigore, con le esenzioni attuali che continueranno a essere valide, incluse quelle per coloro che adottano regimi agevolati e i piccoli produttori agricoli.

Fatturazione elettronica: le conclusioni

In conclusione, l'obbligo di fatturazione elettronica sta portando enormi cambiamenti nel modo in cui le imprese gestiscono le entrate e le uscite. 

Le novità introdotte, da un lato, rappresentano un chiaro tentativo da parte delle autorità preposte di contrastare l'evasione fiscale; dall'altro, grazie all'esistenza di provider di servizi affidabili come SumUp, come imprenditore puoi trarre enormi vantaggi dalla novità. Da una riduzione dei costi di gestione a una gestione più efficiente di tutte le entrate e le uscite.

Noi di SumUp mettiamo a tua disposizione tantissimi servizi, tra cui POS mobili, un conto aziendale gratuito e la possibilità di emettere fattura elettronica. 

Questi servizi ti aiuteranno a fare un importante passo avanti verso la modernizzazione tecnologica della tua attività e a beneficiare appieno di tutti i vantaggi garantiti dalla trasformazione digitale in atto che coinvolge tutte le imprese, indipendentemente dalle dimensioni.