Obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa: le novità della Legge di Bilancio 2025

La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità per le attività commerciali: dall’Ires agevolata all'obbligo di collegamento tra i terminali POS ed i registratori di cassa telematici. 

Quest’ultima misura, in vigore dal 1° gennaio 2026, ha come obiettivo principale il rafforzamento della lotta all’evasione fiscale e prevede una serie di sanzioni per le aziende non conformi.

In questo articolo scopriamo insieme cosa cambia con la nuova disposizione e quali strategie sarà necessario adottare per adeguarsi.

La lotta all’evasione fiscale: un percorso normativo in evoluzione

Dal 2012, anno in cui il Governo Monti ha introdotto l’obbligo di utilizzare il POS, sono state adottate numerose misure per contrastare l’evasione fiscale come, ad esempio, l’introduzione dell’obbligo di fattura elettronica.

Basti pensare che nel 2023 il tax gap, ovvero il divario tra le imposte dovute e quelle effettivamente versate, ammontava a ben 85,6 miliardi di euro.

Tra gli interventi più significativi a cui è ricorso lo Stato negli ultimi anni troviamo:

• l’introduzione di incentivi per promuovere l’utilizzo dei pagamenti elettronici, come il credito d’imposta sui pagamenti tracciabili e l’introduzione della “Lotteria degli scontrini” (Legge di Bilancio 2020). 

• l’adozione di sanzioni per gli esercenti che rifiutano di accettare pagamenti tramite carte o strumenti digitali, come previsto dal Decreto-legge 152/2021.

Cosa cambia con la Legge di Bilancio 2025 

Con la Legge di Bilancio 2025 è stato fatto un ulteriore passo avanti nella digitalizzazione e nel controllo fiscale.

I commi 74-77 dell’Articolo 1 stabiliscono  infatti che, a partire dal 1° gennaio 2026, i dispositivi hardware o software utilizzati per accettare pagamenti elettronici dovranno essere sempre connessi ai sistemi di registrazione e memorizzazione. 

Questa integrazione tra POS e registratore di cassa fiscale garantisce diversi vantaggi chiave dal punto di vista fiscale:

• registrazione puntuale di ogni transazione elettronica

• trasmissione automatica e aggregata dei dati relativi ai corrispettivi e ai pagamenti elettronici giornalieri all’Agenzia delle Entrate,

• maggiore controllo sulle incoerenze tra incassi con carte o wallet digitali e gli scontrini effettivamente emessi.

Tuttavia, gli esercenti avranno a disposizione un tempo limitato per adeguare i loro sistemi e processi alle nuove normative, correndo il rischio di incorrere in sanzioni o vedere la propria attività sospesa per mancato rispetto degli obblighi.

Soggetti coinvolti dalla nuova normativa

L'obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa riguarda tutti i commercianti, professionisti e imprese che utilizzano strumenti di pagamento elettronico e che sono tenuti a emettere scontrini fiscali, a prescindere dal codice ateco. 

Tuttavia, esistono alcune categorie di esercenti escluse da questo obbligo, tra cui: 

• lavoratori autonomi e professionisti (es. avvocati, medici, ingegneri, consulenti) operanti esclusivamente tramite fatturazione elettronica

• associazioni, fondazioni ed enti senza scopo di lucro, che non effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi a pagamento

• attività con esonero specifico previsto dalla legge, come vendite di giornali, tabacchi e valori bollati, trasporto pubblico di persone o agricoltori in regime di esonero (con volume d’affari annuo inferiore a 7.000 euro).

Obblighi e sanzioni per chi non si adegua

Cosa succede se non ci si adegua all’obbligo di integrazione tra POS e registratore di cassa entro la data stabilita?

Il governo ha pensato anche a questo, inserendo nella Legge di Bilancio 2025 anche una serie di misure punitive per chi non si conforma alle nuove disposizioni.

La mancata trasmissione dei dati comporta una sanzione pecuniaria che va da 100 a 1.000 euro per ogni giornata di inadempienza. Se il POS non è collegato al sistema di registrazione e trasmissione dei corrispettivi e dei pagamenti elettronici, la multa aumenta, oscillando tra 1.000 e 4.000 euro.

Il comma 3 sancisce che, nei casi più gravi, l’attività commerciale può essere perfino sospesa per un periodo variabile da tre giorni fino a un mese, in linea con quanto previsto dall'articolo 12 del decreto legislativo n. 471 del 1997.

Come adattarsi all’obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa

Per evitare sanzioni, è fondamentale che tu sappia come adeguarti al nuovo obbligo di collegamento tra POS e registratore di cassa. Vediamo dunque i principali passi da seguire.

1. Valuta e aggiorna l'infrastruttura esistente

Prima di tutto, analizza i sistemi POS e registratori di cassa che stai utilizzando attualmente per verificare se supportano l'integrazione richiesta dalla nuova normativa. Se i dispositivi che utilizzi non sono compatibili, potrebbe essere necessario aggiornarli o sostituirli con modelli che consentano il collegamento tra POS e registratore di cassa telematico.

2. Collega il POS al registratore cassa fiscale

Dopo aver verificato la compatibilità, sarai pronto a collegare fisicamente i due dispositivi tramite cavo o connessione wireless. Ricordati però di seguire le istruzioni fornite dal produttore, così da evitare eventuali problemi tecnici. 

3. Effettua una prova

Prima di iniziare ad utilizzare il nuovo sistema, realizza una transazione di prova per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Se dovessi riscontrare difficoltà, contatta il servizio clienti del fornitore per ricevere l'assistenza necessaria.

4. Forma il personale

Assicurati che il personale sia al corrente delle nuove regole e sappia come utilizzare i nuovi sistemi. Eventuali incongruenze tra i pagamenti elettronici registrati e gli scontrini emessi potrebbero derivare da un uso improprio o una configurazione errata dei dispositivi da parte loro!

5. Monitora le normative

Come abbiamo visto, il contesto normativo in materia fiscale e tecnologica è in continua evoluzione. Le leggi possono subire modifiche o aggiornamenti anche dopo l'entrata in vigore di nuove disposizioni, per cui è fondamentale rimanere sempre aggiornati.

Vantaggi del nuovo obbligo per le aziende

A primo impatto, le nuove normative sulla tracciabilità dei pagamenti portano con sé sfide importanti per gli esercenti. Tuttavia, guardando meglio, è possibile rilevare numerosi vantaggi per le aziende che decidono di adottare soluzioni integrate per il collegamento tra POS e cassa.

Maggiore trasparenza e affidabilità

L'integrazione tra POS e registratore di cassa garantisce una gestione trasparente dei pagamenti, un aspetto chiave per rafforzare la fiducia dei consumatori e migliorare la reputazione dell'azienda sul mercato. Adeguandosi alle nuove normative, la tua azienda verrà vista come un operatore trasparente e responsabile.

Ottimizzazione dei processi interni

Investire in sistemi digitali avanzati ti aiuta a migliorare la gestione interna della tua attività. Difatti, l'automazione dei processi riduce il carico di lavoro manuale e aumenta l'efficienza, consentendo un risparmio notevole di tempo e risorse a lungo termine. 

Preparazione a future evoluzioni normative

Oltre a rispettare gli obblighi di legge già in vigore, adeguarsi subito all’obbligo di integrazione tra POS e registratore di cassa ti consente di prepararti a eventuali sviluppi legislativi futuri, che possono porre sfide ancora maggiori nei confronti dei soggetti con conformi.

Miglioramento dell'esperienza del cliente

Un sistema di pagamento elettronico integrato rende le transazioni più rapide, sicure e senza intoppi. I clienti apprezzano l’efficienza e la trasparenza e sono più propensi a tornare a fare acquisti in negozi che adottano tecnologie moderne e affidabili. Così, uno strumento adottato per conformarsi alla legge diventa anche un modo per aumentare la fedeltà del cliente.

L’importanza di scegliere un buon fornitore per POS e registratore cassa fiscale

Sai cosa fa davvero la differenza quando si decide di aggiornare un sistema così cruciale per la tua attività? La scelta del fornitore dei POS e del registratore di cassa a cui ti affidi.

Un sistema integrato di qualità è fondamentale per garantire che tutte le transazioni siano correttamente registrate e trasmesse in tempo reale all'Agenzia delle Entrate, evitando errori che potrebbero comportare problematiche legali. 

Ma non è solo una questione di conformità alle normative: un sistema POS digitale è anche più semplice da usare e ti offre un supporto tecnico continuo. Questo significa che, in caso di malfunzionamenti o difficoltà, puoi contare su un’assistenza rapida e competente che ti aiuterà a risolvere qualsiasi problema senza compromettere la gestione della tua attività. 

Immagina, ad esempio, di gestire un negozio affollato durante le festività: se sarai supportato da un sistema POS intuitivo e saprai di contare su un team di esperti in caso di problemi, potrai mantenere la calma, operare senza interruzioni e dedicarti completamente al servizio dei tuoi clienti, senza andare in ansia nel caso in cui ti tocchi affrontare uno storno di un pagamento o un’operazione di rimborso.

Scegli SumUp e rispetta i requisiti della Legge di Bilancio 2025

Gli strumenti di SumUp soddisfano già i requisiti stabiliti dalla Legge di Bilancio 2025.

I nostri POS mobili sono progettati per integrarsi perfettamente con il tuo registratore di cassa, in modo che ogni transazione elettronica venga automaticamente trasmessa all’Agenzia delle Entrate in linea con le nuove normative.

Grazie alla nostra app, potrai registrare facilmente le transazioni direttamente dal tuo smartphone o tablet. Se però preferisci una soluzione fisica, avrai anche la possibilità di scegliere tra i nostri registratori di cassa, pensati per rispondere alle esigenze di un mondo sempre più digitalizzato.

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