Account business WhatsApp: guida per utilizzarlo al meglio

Se ti stai chiedendo cos'è e perché dovresti aprire un account business WhatsApp, sei nel posto giusto. 

WhatsApp Business è più di una semplice app di messaggistica pensata per le aziende, ma, come vedremo, è un vero e proprio strumento che offre varie funzionalità essenziali per migliorare la comunicazione con i clienti e promuovere al meglio la tua attività, prodotti o servizi.

Tuttavia, un account business WhatsApp deve essere configurato correttamente per sfruttare al massimo tutte le sue potenzialità. Inoltre, è importante prendere alcune accortezze per evitare i rischi legati all'utilizzo dell'app.

In questa guida ti aiuteremo a scoprire tutto quello che c'è da sapere su Whatsapp Business: cos'è, come funziona, come creare un account, e perché scegliere WhatsApp Business per la tua attività.

Cosa vuol dire account business WhatsApp?

Quando sentiamo parlare di account business WhatsApp, ci riferiamo alla versione dell'app di messaggistica più famosa in Europa, sviluppata appositamente per soddisfare le esigenze di aziende, liberi professionisti e titolari di partita IVA.

Utilizzare un account business significa avere accesso a una serie di funzionalità avanzate, tutte pensate per migliorare la comunicazione tra aziende, clienti e fornitori.

Questo si traduce, ad esempio, nell'opportunità di:

• Creare e gestire un profilo professionale

• Automatizzare i messaggi

• Organizzare le comunicazioni

• Rispondere in maniera più efficiente

• Promuovere prodotti e servizi.

In sostanza, un account business WhatsApp offre strumenti per rendere la gestione delle interazioni più fluida e professionale.

Account business WhatsApp: cos'è e come funziona

WhatsApp Business è un'applicazione gratuita che PMI, lavoratori autonomi e liberi professionisti possono utilizzare per migliorare la comunicazione con clienti e fornitori. 

L'applicazione, che esiste da gennaio 2018, mantiene l'interfaccia intuitiva e le funzionalità di base dell'applicazione standard di WhatsApp, ma include alcune caratteristiche che la distinguono.

In particolare, è possibile creare un profilo aziendale dettagliato inserendo vari tipi di informazioni come: 

• Descrizione delle attività 

• Il sito web 

• Gli orari di apertura 

Sono disponibili anche strumenti di messaggistica avanzati, tra cui messaggi di benvenuto, risposte rapide per rispondere alle domande più frequenti e messaggi automatici che, ad esempio, informano i clienti quando non si è disponibili a rispondere perché fuori orario lavorativo. 

Inoltre, è possibile mostrare i propri prodotti inserendo un vero e proprio catalogo e organizzare al meglio i contatti creando etichette personalizzate, ad esempio "nuovo cliente", "ordine in fase di evasione" o "ordine completato". 

Queste funzionalità permettono un ulteriore miglioramento della gestione della comunicazione.

A tutto ciò si aggiunge la possibilità di consultare dati e statistiche, come i tassi di lettura e di consegna dei messaggi, così da comprendere ancor meglio l'efficacia dello strumento utilizzata

Per quanto riguarda il funzionamento, è molto semplice: basta scaricare l'applicazione, ad esempio dal Google Play Store o dall'Apple App Store, installarla come una normale app, inserire il proprio numero telefonico aziendale e creare il profilo inserendo tutte le informazioni richieste.

L'applicazione è molto utilizzata: come rilevato da Statista, nel terzo trimestre del 2024 conta ben 276 milioni di utenti attivi giornalieri, con un aumento del 20% rispetto all'anno precedente.

Come creare un account business WhatsApp

Vediamo ora più in dettaglio come creare un account business WhatsApp. Il procedimento è molto semplice e possiamo dividerlo nei passaggi che vedremo qui sotto.

1. Scarica l'applicazione WhatsApp Business

Se utilizzi Android, ti basta accedere al Play Store, cercare "WhatsApp Business" e cliccare su "Installa". Similmente, il procedimento vale anche per iOS: accedi all'Apple Store e installa l'applicazione. 

Una volta completata l'installazione, bisogna accettare i termini di servizio, quindi cliccare su "Accetta e continua" per procedere.

2. Registra il numero di telefono aziendale

Bisogna ora inserire il numero di cellulare specifico della tua azienda (anche un numero di rete fissa). L’applicazione permette anche di utilizzare lo stesso numero dell’account WhatsApp personale. 

Sconsigliamo di procedere con questo secondo metodo poiché è preferibile mantenere separate le conversazioni private da quelle aziendali.

Successivamente, è richiesto di verificare il numero di telefono, che può essere verificato via SMS (inserendo il codice a 6 cifre ricevuto) o tramite chiamata vocale.

3. Utilizza WhatsApp Business

A questo punto, puoi iniziare a utilizzare WhatsApp Business. Puoi impostare messaggi di benvenuto che riceveranno tutti i clienti che ti contattano per la prima volta, configurare risposte automatiche nel caso in cui tu non sia disponibile e creare scorciatoie per le risposte rapide, così da fornire ai clienti informazioni e risposte alle domande più frequenti. 

Questi elementi possono essere configurati cliccando su "Impostazioni attività" > "Strumenti di messaggistica".

4. Configura un catalogo prodotti

Sempre da "Impostazioni attività", clicca su "Catalogo" e poi su "Aggiungi un prodotto o servizio". 

Puoi inserire immagini, il nome, il prezzo di vendita, la descrizione e un link al prodotto stesso. Questo aiuterà i clienti a visualizzare l’offerta dei tuoi prodotti o servizi direttamente dall’app.

Inoltre buona prassi è creare un link diretto del tuo account WhatsApp e condividerlo con i tuoi clienti, così da aumentare la lista di contatti su WhatsApp Business.

5. Effettua backup regolari

L'ultima accortezza è garantire che le conversazioni e i dati aziendali rimangano salvati al sicuro. 

Puoi configurare i backup regolari delle chat su Google Drive (per Android) o su iCloud (per iOS) andando su "Impostazioni" > "Chat" > "Backup delle chat" e impostando la frequenza desiderata.

Seguendo questi semplici passaggi, il tuo account business WhatsApp sarà completamente configurato e pronto per essere utilizzato al meglio per la gestione della tua attività.

Perché scegliere WhatsApp Business per la tua attività

Ci sono diversi motivi per cui potresti pensare di utilizzare un account business di WhatsApp. Vediamo i principali:

1. Migliorare la comunicazione

WhatsApp Business permette alle aziende e ai professionisti di migliorare la comunicazione con i propri clienti, mettendo a disposizione un contatto diretto su un’applicazione utilizzata praticamente da tutti. 

Gli strumenti messi a disposizione, come i messaggi di benvenuto e le risposte rapide, facilitano la gestione dei clienti e migliorano la loro esperienza con l’azienda. 

La possibilità di etichettare le conversazioni consente inoltre di personalizzare ulteriormente le esperienze di acquisto o di ricerca di informazioni, contribuendo a creare un rapporto più stretto con i clienti e ad aumentare la fedeltà e le probabilità che un acquisto si concretizzi.

2. Notorietà dell’app

WhatsApp è un’app utilizzata da oltre 2 miliardi di utenti in tutto il mondo. Questo significa che avere un account business permette di comunicare con i clienti senza costringerli a scaricare una nuova app, poiché possono utilizzare quella che già usano quotidianamente per inviare messaggi. 

Inoltre, l’app è familiare per la maggior parte delle persone, che non avranno difficoltà a utilizzarla. 

Per questo motivo, utilizzare WhatsApp come canale di comunicazione deve rientrare tra le strategie aziendali per mantenere una comunicazione diretta ed efficiente.

3. Sicurezza e privacy

WhatsApp si distingue come una delle applicazioni più sicure, grazie alla crittografia end-to-end che protegge le conversazioni e i messaggi, consentendo anche lo scambio di informazioni sensibili. 

Inoltre, WhatsApp è conforme al GDPR - Regolamento 2016/679, assicurando una gestione efficiente e responsabile dei dati dei clienti. 

Utilizzare un’app che offre standard elevati di sicurezza e privacy aumenta la fiducia dei clienti e li incoraggia a usarla per entrare in contatto con l’organizzazione.

4. Risparmio di tempo e risorse

Le numerose funzionalità messe a disposizione da WhatsApp Business consentono alle aziende di ottimizzare la gestione dei canali di comunicazione. 

I chatbot, ad esempio, rispondono automaticamente alle domande più comuni dei clienti 24 ore su 7 giorni, senza la necessità di un operatore fisico. 

Inoltre, tutte le altre funzionalità, come risposte rapide e cataloghi, semplificano le attività di routine, permettendo al personale di concentrarsi su operazioni strategiche essenziali per il successo della comunicazione esterna. 

Come farsi pagare con un account WhatsApp Business

Sebbene WhatsApp Business sia molto comodo per migliorare la comunicazione con i propri clienti, è errato considerarlo un vero e proprio negozio online. 

Nonostante sia possibile creare cataloghi e ricevere pagamenti, concludere un acquisto direttamente tramite WhatsApp Business senza indirizzare il cliente su uno specifico store online richiede l’integrazione di alcuni strumenti per ricevere i pagamenti online direttamente dall’applicazione.

Per farsi pagare su WhatsApp, esistono diversi metodi, tra cui quelli tradizionali. Ad esempio: 

• Bonifico bancario: basta condividere i dettagli direttamente nella chat di WhatsApp Business. Una volta che il cliente effettua il pagamento, si possono spedire i prodotti selezionati.

• Pagamento in contanti alla consegna, una soluzione utile soprattutto per attività locali.

Tuttavia, questi metodi potrebbero risultare poco al passo con i tempi. Ecco perché, per rendere WhatsApp Business più efficiente, puoi utilizzare strumenti innovativi come:  

I pagamenti via link

Questo metodo consente di generare un link di pagamento direttamente da piattaforme come SumUp: basta inserire l’importo dovuto e inviarlo al cliente tramite WhatsApp. 

Il cliente, cliccando sul link, potrà inserire i dettagli della sua carta di credito o debito e completare il pagamento in modo semplice e veloce.

I QR code

Sempre tramite l’app SumUp, è possibile generare un QR code che il cliente può inquadrare con il proprio smartphone per accedere direttamente alla schermata di pagamento. 

Questi strumenti moderni non solo semplificano il processo, ma garantiscono anche un minore tasso di abbandono del carrello, migliorando l’efficienza del sistema di pagamento tramite WhatsApp Business.

Account business WhatsApp: rischi e considerazioni

Utilizzare WhatsApp Business è indubbiamente un vantaggio per ogni attività. Tuttavia, è bene valutare anche i rischi derivanti da un uso non consapevole dell'applicazione, oltre a conoscerne i limiti. In questo paragrafo cercheremo di offrire una guida amichevole su questi aspetti.

Come già detto, WhatsApp Business consente ai clienti di:

• Contattarti direttamente

• Ricevere risposte rapide a domande frequenti

• Scoprire prodotti e servizi 

• Accedere a informazioni dettagliate sull'azienda

Tutto ciò è possibile utilizzando un’applicazione familiare, che i clienti già conoscono e utilizzano quotidianamente. 

Queste funzionalità rappresentano un enorme valore aggiunto. Tuttavia, è importante ricordare che WhatsApp Business è uno strumento che va utilizzato con consapevolezza.

Un uso scorretto dell’app può trasformare, infatti i messaggi inviati in spam o farli percepire come troppo frequenti e invasivi. 

Inoltre, comunicazioni mal gestite rischiano di compromettere l’esperienza del cliente e l’immagine dell’azienda. 

Per questo motivo, è essenziale mantenere un equilibrio, evitando messaggi invasivi, e offrire un’interazione utile e ben calibrata.

Un’altra limitazione importante riguarda gli aspetti tecnici. WhatsApp Business è adatto per bassi volumi di transazioni o interazioni, ma non può sostituire un negozio online quando si tratta di:

• Gestire inventari complessi

• Offrire un processo di checkout completo 

• Distinguersi sul mercato

Dipendere esclusivamente da WhatsApp Business può limitare la crescita del brand. Ecco perché, per completare la professionalità digitale della tua attività, è fondamentale aprire un negozio online. Questa rappresenta la vera vetrina del business, permettendo di:

• Gestire ordini e pagamenti in modo automatizzato

• Ampliarsi sul mercato

• Utilizzare tecniche avanzate per acquisire nuovi clienti

Disporre di un e-commerce, in definitiva, rafforza l’immagine professionale del tuo brand, garantendogli una presenza solida e credibile sul web.

Account business WhatsApp: le conclusioni

In conclusione, in questa guida abbiamo esaminato tutto quello che c'è da sapere su WhatsApp Business: da cos’è, come funziona, a come configurarlo correttamente per sfruttarne tutte le potenzialità. 

Abbiamo analizzato le caratteristiche principali di questa applicazione, evidenziando i vantaggi che può offrire, ma anche i limiti che presenta, soprattutto se utilizzata come unico strumento per la gestione delle vendite.

In conclusione, usare WhatsApp Business in sinergia con un negozio online significa non solo ottimizzare la comunicazione, ma anche creare un’esperienza d’acquisto fluida, trasparente e professionale.