Come funziona un registratore di cassa: la guida completa

Come funziona un registratore di cassa? A cosa serve questo strumento e cosa stabilisce la legge a riguardo? 

In questa guida ti forniremo una panoramica sui registratori di cassa, distinguendo le varie tipologie, dai registratori di cassa classici agli innovativi registratori di cassa telematici RT. 

Affronteremo anche paragrafi dedicati ai registratori di cassa portatili con e senza POS integrato.

Infine, vedremo quali sono i vantaggi e le caratteristiche di un registratore di cassa che possa davvero aiutarti nella gestione dei pagamenti e degli incassi della tua attività. 

Se vuoi migliorare la gestione dei pagamenti e mettere a disposizione dei tuoi clienti un dispositivo in grado di gestire transazioni digitali contactless, in contanti e anche del tuo e-commerce o della tua attività online, continua a leggere.

Registratore di cassa: cos'è

Un registratore di cassa è un dispositivo usato per calcolare e memorizzare le transazioni di vendita di un esercizio commerciale, unito normalmente ad un cassetto per conservare il denaro ordinato nei vari tagli.

In genere un registratore di cassa telematico o elettronico stampa o invia digitalmente per l'acquirente uno scontrino che indica i dettagli della transazione, del pagamento, la data dell'acquisto e l'identificativo della cassa che ha eseguito l'operazione. Un registratore di cassa telematico, inoltre, permette di elaborare e trasmettere i dati delle transazioni direttamente all'Agenzia delle Entrate, in modo automatico e inalterabile.

Le componenti di un registratore di cassa

In generale, un registratore di cassa standard si compone di diverse parti, tra cui:

• Display: si tratta di un piccolo schermo che mostra l'importo totale della transazione, rendendolo visibile sia all'operatore sia al cliente

• Tastiera: viene usata per inserire gli importi e selezionare le funzioni specifiche. Nei modelli più moderni, può essere sostituita o affiancata da uno schermo touch screen

• Terminale POS: un dispositivo che permette di accettare pagamenti elettronici tramite carte di credito o debito

• Scanner dei codici a barre: è uno strumento che legge i codici a barre dei prodotti, facilitando la registrazione nella transazione

• Cassetto per il denaro: si tratta della parte fisica dove vengono conservate banconote e monete, suddivise per taglio, in modo sicuro

• Stampante: genera la ricevuta per il cliente e la copia per l'archivio del venditore. Nei modelli telematici, consente anche la trasmissione dei dati al sistema di fatturazione elettronica

• Software e memoria: conserva i dettagli delle transazioni, rendendo possibile la consultazione, l'analisi e la reportistica.

Registratore di cassa: come funziona

Una delle domande più comuni rimane: come funziona un registratore di cassa?

In breve, quando un cliente effettua un acquisto l'esercente inserisce l’importo nel registratore di cassa e il dispositivo registra automaticamente i dettagli della transazione, tra cui:

• Importo

• Metodo di pagamento prescelto

• Orario

• Data dell'operazione

Una volte che il cliente paga in contanti o con carta e il registratore emette uno scontrino o una ricevuta, in formato cartaceo o digitale.

Come utilizzare un registratore di cassa telematico

Vediamo insieme il procedimento passo passo per utilizzare un registratore di cassa telematico dal punto di vista pratico:

1. Accensione e login: accendi il registratore di cassa ed effettua il login con le tue credenziali.

2. Registrazione prodotti: se vendi prodotti con codice a barre, posiziona il codice del prodotto di fronte allo scanner finché non emette un bip. Se il registratore non ha uno scanner o il tuo prodotto non ha un codice a barre, puoi sceglierlo dall'inventario o inserire manualmente il prezzo utilizzando la tastiera o lo schermo touch screen.

3. Selezione del metodo di pagamento: dopo aver registrato tutti i prodotti, il totale apparirà sul display. A questo punto, chiedi al cliente il metodo di pagamento che preferisce e selezionalo sul terminale.

4. Pagamento: se il cliente paga in contanti, inserisci l'importo pagato nel registratore. Questo calcolerà automaticamente il resto da dare al cliente. Apri poi il cassetto del denaro, inserisci l'importo ricevuto e preleva l'eventuale resto. Se il cliente paga con carta, invece, inserisci l'importo nel POS. In alcuni casi, sarà il registratore di cassa stesso a trasmettere automaticamente questo dato. Chiedi al cliente di avvicinare o inserire la carta nel POS e di seguire le istruzioni sul display.

5. Emissione della ricevuta: una volta completato il pagamento, la stampante emetterà automaticamente lo scontrino o la ricevuta per il cliente.

Seguendo questi passi, riuscirai a gestire le transazioni della tua attività in modo semplice e corretto e utilizzando quotidianamente il tuo registratore di cassa, diventerai sempre più rapido e sicuro nelle operazioni.

Come funziona un registratore di cassa: la chiusura di fine giornata 

Sapere come funziona un registratore di cassa nel momento in cui si elabora una transazione è sicuramente importante, ma non basta. Per capire davvero come funziona un registratore di cassa, infatti, dovrai imparare anche a effettuare correttamente la chiusura di fine giornata.

La chiusura del registratore di cassa a fine giornata è fondamentale per garantire una corretta gestione e contabilità della tua attività.

Eccoti una guida passo-passo su come effettuare la chiusura della cassa:

1. Generazione del report: alla fine della giornata lavorativa, dovrai generare un report dal registratore di cassa. In questo verrà indicato il totale delle vendite effettuate, suddiviso per metodo di pagamento, come contanti, carte di credito, assegni e buoni sconto.

2. Confronto con il terminale delle carte di credito: se utilizzi un POS, dovrai generare un report anche da questo terminale. A questo punto ti basterà confrontare il totale delle vendite pagate con carta dal report del registratore con quello del terminale delle carte. Questo passaggio è cruciale per verificare che tutte le transazioni siano state registrate correttamente.

3. Conteggio dei contanti: se accetti anche pagamenti in contanti, dovrai aprire il cassetto del registratore e contare l'importo presente. Detrai poi l'importo in contanti che avevi all'inizio della giornata dal totale attuale. A questo punto ti basterà confrontare l'importo risultante con quello indicato nel report di chiusura del registratore per verificare eventuali errori.

4. Verifica delle differenze: se noti delle discrepanze nei report di cassa, potresti aver commesso degli errori nella restituzione del resto ai clienti o nella registrazione dei pagamenti. Queste differenze devono essere attentamente registrate e considerate nei conteggi futuri.

5. Registrazione nel sistema contabile: tutte le transazioni devono essere inserite nel tuo sistema di contabilità o software gestionale. Se possiedi un moderno registratore di cassa telematico, questo processo è solitamente automatizzato.

È fondamentale che i registratori di cassa telematici (RT) siano conformi a quanto stabilito dalla normativa vigente.

In particolare il Decreto Legislativo 127 del 2015 sancisce l’obbligo per le attività commerciali di memorizzare elettronicamente ogni transazione di vendita mediante l'utilizzo di un registratore di cassa certificato. 

Il registratore di cassa portatile 

Ma come funziona un registratore di cassa portatile? Il dispositivo è del tutto simile ad un classico RT fisso, con la differenza di poter essere utilizzato in mobilità.

Un registratore di cassa portatile è pensato specificatamente per professionisti che operano in mobilità come, ad esempio:

• Esercenti che partecipano a mercati o fiere

• Gestori di food truck

• Gestori di bar e ristoranti con necessità di mobilità al tavolo

Tutti questi tipi di attività possono sfruttare al massimo l'utilizzo di un dispositivo compatto, leggero e facile da trasportare. 

Le caratteristiche di portabilità si riflettono anche nell'ergonomia e nel design: un registratore di cassa portatile è tendenzialmente caratterizzato da un design ergonomico e da un touchscreen più piccolo rispetto ai classici registratori di cassa.

Per quanto riguarda le funzionalità, queste variano da dispositivo a dispositivo, ma generalmente anche i registratori portatili offrono una serie di funzionalità avanzate per gestire al meglio le vendite, accettare i pagamenti, gestire resi e registrare in generale tutte i i tipi di transazioni. 

Per quanto riguarda la connettività, i registratori di cassa portatili sono generalmente collegati a una rete wireless, Bluetooth o con dati mobili.

Infine, un'ulteriore caratteristica del registratore di cassa portatile è quella di avere una batteria integrata, a differenza di un registratore di cassa fisso che invece è alimentato principalmente dalla corrente elettrica. 

È importante quindi scegliere un dispositivo portatile con una batteria che permetta un utilizzo prolungato nel tempo.

Registratore di cassa portatile con POS integrato

Infine, chiudiamo la nostra panoramica su funzionamento dei registratori di cassa specificando cosa si intende quando si parla di registratori di cassa portatili con POS integrato. 

Questi registratori rappresentano una soluzione completa, generalmente compatta e leggera, ideale per essere spostata da un punto all'altro. 

Le funzionalità proprie del registratore di cassa si uniscono a un piccolo dispositivo POS. Con entrambi i dispositivi avrai così tutto l'occorrente per gestire la tua attività: emettere scontrini, accettare ogni tipo di pagamento e trasmettere i dati relativi alle vendite all'Agenzia delle Entrate.

Per quanto riguarda le caratteristiche, queste sono del tutto simili ai classici registratori telematici (RT), ma sono dispositivi più piccoli, generalmente dotati di schermi touch screen con interfacce user-friendly, rapidamente implementabili e che chiaramente rispettano tutti i protocolli di sicurezza avanzati per garantire la privacy del cliente e la sicurezza delle transazioni.

Dotarsi anche di un POS, quindi, scegliendo una soluzione compatta e integrata, permette di avere una postazione completa che supporta vari metodi di pagamento: carte di credito, debito, contactless e portafogli digitali. 

Inoltre, si beneficia di tutte le funzionalità integrate per registrare le transazioni, calcolare le tasse applicate, eventuali sconti o promozioni, gestire l'inventario e consultare report dettagliati sulle vendite, per prendere così migliori decisioni per la gestione del proprio business.

Registratore di cassa SumUp: vantaggi e caratteristiche 

Ora che abbiamo una panoramica completa sul funzionamento dei registratori di cassa e sulle differenze tra le varie tipologie, scopriamo insieme le due soluzioni per il tuo registratore di cassa proposti da SumUp.

Registratore Cassa Pro

Il primo è il registratore Cassa Pro, un sistema di cassa digitale multifunzione pensato per garantire un'esperienza di cassa fluida, veloce ed efficace.

Si tratta di una registratore di cassa telelatico portatile basato su iPad sviluppato per qualsiasi tipo attività, dalla ristorazione alla vendita al dettaglio, che ti permette di:

• Registrare le tue operazioni e garantendo la conformità fiscale

• Monitorare resoconti, dati e scorte di magazzino

• Accettare tutti i tipi di pagamento collegando il tuo POS

• Creare conti separati, applicare sconti e ricevere mance

• Creare programmi fedeltà e monitorare la performance del personale

• Personalizzare la tua configurazione con una stampante fiscale, un cassetto dei contanti e molto altro

Molto utili sono anche le possibilità di integrazione: il sistema di Cassa Pro ti permette di scegliere tra una vasta ampia di componenti aggiuntivi. 

Puoi scegliere partner con cui utilizzare i servizi di consegna, servizi di click-and-collect e altri strumenti di fidelizzazione cliente e per la gestione della contabilità. Tutto ciò si unisce a un’assistenza puntuale sette giorni su sette fornita dal team SumUp.

Registratore Cassa Lite

Il sistema Cassa Lite è l'altra soluzione proposta da SumUp per chi desidera un registratore di cassa telematico che dia un tocco professionale e ordinato al proprio bancone.

Cassa Lite è un registratore di cassa fisso che include il software gratuito preinstallato di SumUp e un'interfaccia utente intuitiva. Puoi configurarla in pochi secondi e riceverai sempre le ultime funzionalità grazie agli aggiornamenti automatici del software.

È acquistabile con un pagamento una tantum, che include un dispositivo POS Solo e una stampante fiscale, per garantire la conformità alla normativa vigente.