Hva er forskjellen mellom en kvittering og en faktura?

Som bedriftseier har du sannsynligvis hørt uttrykkene «faktura» og «kvittering». Imidlertid er ikke alltid forskjellen mellom disse dokumentene helt klar.

Faktura og kvittering er begge dokumenter som utstedes under salgsprosessen, men de har hver sin funksjon.

Denne artikkelen forklarer hva fakturaer og kvitteringer er, hvordan de er forskjellige og hvilken informasjon som må inkluderes på dem.

Hva er en faktura?

En faktura er et dokument utstedt fra en virksomhet til en kunde når det er på tide for kunden å betale for leverte varer eller tjenester. Det er en offisiell forespørsel om betaling og fungerer også som et bevis på salg for virksomheten din.

Fordi fakturaer er offisielle forretningsdokumenter, er det obligatoriske fakturafelt som må være oppført på dem. Dette inkluderer virksomheten din og kundens navn og adresse, et fakturanummer, utstedelsesdato, betalingsfristen, en oversikt over solgte varer eller tjenester og totalt skyldig beløp.

Hvis virksomheten din er registrert for merverdiavgift, må du utstede en mva-faktura som inneholder ytterligere informasjon om mva.

Fakturaer utstedes vanligvis etter at varene eller tjenestene er levert, men før betalingen er mottatt. Det er imidlertid også mulig å utstede en faktura etter at betalingen er mottatt.

Hva er en kvittering?

En kvittering er et dokument utstedt fra en virksomhet til en kunde etter at kunden har betalt for varer eller tjenester. Det fungerer som et betalingsbevis for både virksomheten din og kunden.

Betalingskvitteringer bør inneholde din virksomhetsinformasjon, betalingsdato, betalt beløp og eventuell gjenværende saldo.

Hver gang en betaling mottas fra en kunde, bør det utstedes en kvittering. Dette inkluderer innskudd eller delbetalinger.

Forskjellen mellom en faktura og en kvittering

Fakturaer og kvitteringer har forskjellige formål da de utstedes i forskjellige stadier av salgsprosessen. Fakturaer utstedes før kunden sender betalingen, mens en kvittering utstedes etter at betalingen er mottatt. Faktura fungerer som en anmodning om betaling, og kvitteringen virker som et bevis på betaling.

Dette betyr også at hvert dokument krever forskjellig informasjon. Fakturaen bør inneholde en detaljert oversikt over produkter og tjenester, mens betalingskvitteringen bare trenger å vise betalt beløp og eventuell forfallende saldo. Begge dokumentene skal være tydelig merket som «Faktura» eller «Kvittering».

Må jeg utstede både faktura og kvittering?

Avhengig av forretningssted, bransje og virksomhetsstruktur, trenger du kanskje ikke å utstede både faktura og kvittering.

Fakturaer er bare obligatorisk under visse omstendigheter. De fleste bedrifter velger imidlertid å utstede faktura for alle salg for å holde en grundig oversikt over inntektene sine for skatteformål.

Hvis du er usikker på om det er obligatorisk for virksomheten din å utstede fakturaer, bør du se på offentlige nettsteder eller snakke med en kvalifisert regnskapsfører.

Man bør imidlertid utstede kvittering når en betaling mottas fra en kunde.

Dette er til fordel både for kunden og deg selv. Det forsikrer kunden om at de har betalt riktig, sikrer at virksomheten din holder oversikt over hvilke betalinger som er foretatt og gjør at virksomheten din er i samsvar med forskriftene.

Hvordan oppretter jeg fakturaer og kvitteringer med SumUp?

SumUp tilbyr en rekke forskjellige forretningsløsninger, inkludert fakturaer og betalingskvitteringer.

Med SumUp Faktura kan du opprette profesjonelle fakturaer på få sekunder og sende dem direkte til kundens e-postadresse. Du kan inkludere bankinformasjonen din for å godta bankoverføringer, eller velge å inkludere en betalingslenke for å godta online-betalinger.

SumUp tilbyr flere forskjellige betalingsalternativer, inkludert kortlesere og online betalingslenker. Hver gang du godtar betaling fra en kunde, har du muligheten til å sende en kvittering til kundens e-post eller skrive den ut med en kortleserskriver.