Leer de basisprincipes van boekhouding voor uw online winkel

Boekhouden is niet altijd geliefd omdat veel mensen denken dat het saai en ingewikkeld is, maar dat valt eigenlijk wel mee. Het basisprincipe is simpel: u legt vast wat de inkomsten zijn van uw bedrijf, en waar u geld aan uitgeeft.

Boekhouding is een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap. Ten eerste bent u verplicht om uw inkomsten en uitgaven goed op een rij te zetten voor de belastingdienst. Maar het geeft u ook inzicht in de financiële staat van uw bedrijf. Een sluitende boekhouding is onmisbaar om uw online winkel draaiende te houden en laat zien waar u kosten kunt verlagen en marges kunt vergroten.

Financiële overzichten die u moet kennen

Dit zijn de drie financiële documenten die vrijwel ieder bedrijf nodig heeft:

Balans

Hierin worden uw bezittingen, schulden en eigen vermogen vastgelegd. De bezittingen (activa) zijn uw voorraad, contanten en debiteuren (binnen een jaar). Schulden (passiva) zijn bedrijfsgerelateerde schulden (kredieten, openstaande rekeningen enz.) Het eigen vermogen is het verschil tussen de activa en passiva. Bij voorkeur is het eigen vermogen positief.

Winst-en verliesrekening (ook wel resultatenrekening)

Hierbij kijkt u steeds naar een vaste periode, zoals een maand, een kwartaal of een jaar. De inkomsten maken onderscheid tussen bedrijfsinkomsten – wat u verdient met normale zakelijke activiteiten, zoals het verkopen van artikelen in uw voorraad – en andere inkomsten. Denk hierbij aan investeringsrendementen of de verkoop van onroerend goed.

Kasstroomoverzicht

Dit geeft alle inkomende en uitgaande geldstromen weer. Vermeld alle kosten zoals huur, inventaris en onderhoud, samen met alle inkomsten voor de gegeven periode. Zo krijgt u een momentopname van bruto-omzet en marges, en u ziet waar geld naartoe gaat – en of dat ook echt nodig is.

Uw voorraad beheren

Als u in uw online winkel fysieke artikelen verkoopt, moet u goed bijhouden hoeveel eenheden u in voorraad heeft, hoeveel inkomsten uw voorraad oplevert voor het bedrijf, en wat voor verliezen er eventueel optreden.

Werk uw financiële verslaglegging regelmatig bij

Het klinkt voor de hand liggend, maar u moet er altijd voor zorgen dat uw financiële gegevens actueel zijn. Dat betekent dat u al uw transacties moet vastleggen, elke factuur en bon moet boeken, en iedere salarisbetaling of privéopname.

U moet ook bijhouden wat uw werknemers doen voor uw bedrijf. Dat betekent dat u declaraties met bonnen moet verzamelen en vergoedingen moet uitbetalen voor eventuele kosten die ze hebben voorgeschoten, zoals reiskosten.

Als u uw boekhouding goed op orde heeft, helpt dat ook bij het opstellen van uw begroting en om aftrekposten op te voeren bij uw belastingaangifte. Zo plant u uw boekhoudactiviteiten:

• Dagelijks: Houd al uw bonnen, facturen en andere documenten bij in mappen

• Wekelijks: Leg de cashflow en variabele kosten vast – al uw inkomsten en nieuwe en lopende kosten

• Maandelijks: Maak tijd vrij om uw balans op te maken. Boek uw inkomsten (uw omzet), tel uw uitgaven bij elkaar op en bereken vervolgens uw maandelijkse nettowinst.