Wat is het verschil tussen een betalingsbewijs en een factuur?

Als ondernemer kent u ongetwijfeld de termen 'factuur' en 'betalingsbewijs'. Het verschil tussen deze soorten documenten is echter niet altijd duidelijk.

Facturen en betalingsbewijzen zijn allebei documenten die tijdens het verkoopproces worden uitgegeven, maar voor de administratie hebben ze verschillende functies.

In dit artikel wordt uitgelegd wat facturen en betalingsbewijzen precies zijn, wat de verschillen zijn en welke informatie erop moet worden vermeld.

Wat is een factuur?

De factuur is het document dat een bedrijf aan een klant stuurt als deze moet betalen voor geleverde goederen of diensten. Kortom: de rekening. Officieel is een factuur een verzoek tot betaling, en voor uw bedrijf is het ook een bewijs van verkoop.

Omdat facturen officiële zakelijke documenten zijn, zijn er verplichte factuurvelden die de factuur moet bevatten. Dit moet u vermelden op een factuur: het adres van uw bedrijf en van uw klant, een factuurnummer, de factuurdatum, de betaaltermijn of vervaldatum waarop de betaling voldaan moet zijn, een overzicht van de verkochte goederen of diensten en het totale verschuldigde bedrag.

Als uw bedrijf is geregistreerd voor btw, moet u een btw-factuur opstellen, die ook de relevante btw-gegevens bevat.

Facturen worden meestal opgesteld nadat de goederen of diensten zijn geleverd, maar voordat de betaling is ontvangen. In sommige gevallen wordt er ook een factuur opgemaakt, nadat de betaling al is ontvangen.

Wat is een betalingsbewijs?

Het betalingsbewijs is het document dat een bedrijf aan de klant verstrekt, nadat de klant heeft betaald voor goederen of diensten. Dat klinkt bureaucratisch, maar een bonnetje bij de bakker is ook al een betalingsbewijs. Het bedrijf en de klant kunnen hiermee dus bewijzen dat de transactie is voltooid.

Op een betalingsbewijs zijn de volgende gegevens verplicht: uw bedrijfsgegevens, de datum van betalen, het betaalde bedrag en eventueel het resterende openstaande bedrag.

Voor iedere ontvangen betaling van een klant moet een betalingsbewijs worden opgesteld. Dit geldt dus ook voor aanbetalingen of gedeeltelijke betalingen (bijvoorbeeld als de klant in termijnen betaalt).

Het verschil tussen een factuur en een betalingsbewijs

Facturen en betalingsbewijzen hebben verschillende functies binnen de administratie, omdat ze in verschillende stadia van het verkoopproces worden uitgegeven. Over het algemeen ontvangen klanten een factuur voordat ze betaald hebben, en een betalingsbewijs nadat het verschuldigde bedrag is betaald. De factuur werkt dus als een verzoek tot betaling, en het betalingsbewijs is voor de administratie een bewijs van betaling.

Daarom moeten deze documenten ook andere informatie bevatten. Op de factuur moet bijvoorbeeld duidelijk worden aangegeven voor welke producten en diensten er moet worden betaald. Een betalingsbewijs hoeft alleen maar aan te geven hoeveel er betaald is, en welk bedrag er eventueel nog open staat. Daarom is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat voor document u opstelt: is het een factuur, of een betalingsbewijs?

Moet ik zowel een factuur als een betalingsbewijs afgeven?

Of u zowel een factuur als een betalingsbewijs moet opstellen, hangt af van uw locatie, uw branche en uw bedrijfsstructuur.

Facturen zijn alleen in bepaalde omstandigheden verplicht. De meeste bedrijven kiezen er echter voor om facturen uit te schrijven voor alle verkopen, zodat ze direct een goede administratie hebben voor hun belastingaangifte.

Als u niet zeker weet of het voor uw bedrijf verplicht is om facturen op te stellen, kunt u dit bijvoorbeeld controleren via de website van de Belastingdienst of navragen bij een boekhouder.

Het uitgeven van een betalingsbewijs is echter verplicht voor iedere betaling die u ontvangt van een klant.

Dit is niet alleen voor uw klanten, maar ook voor uzelf. Klanten kunnen controleren en bewijzen dat ze correct hebben betaald, en uw bedrijf kan altijd nagaan welke betalingen er al binnengekomen zijn. Bovendien voldoet u zo aan de regelgeving.

Hoe maak ik facturen en betalingsbewijzen aan met SumUp?

SumUp biedt diverse zakelijke oplossingen, waaronder ook facturen en betalingsbewijzen.

Met SumUp Facturen maakt u binnen een paar seconden professionele facturen aan, die u direct aan het e-mailadres van uw klant kunt versturen. U kunt uw bankgegevens vermelden voor overboekingen, of een link met een betalingsverzoek om online betalingen te accepteren.

SumUp biedt verschillende betaalmethoden. Klanten kunnen bijvoorbeeld direct pinnen, of betalen via een link met een betaalverzoek. Elke keer dat u een betaling van een klant accepteert, heeft u de mogelijkheid om per e-mail een betalingsbewijs te versturen, of om een bon af te drukken met de printer van uw pinapparaat.