5 manieren om jouw afspraken beter in te plannen

Go digital Een papieren agenda kan al snel onoverzichtelijk raken, bijvoorbeeld wanneer je geannuleerde afspraken moet doorstrepen. Een simpele en goedkope manier is het aanmaken van een Google Calendar voor jou en je team. Hierin is het in real-time mogelijk om afspraken in te plannen of te wijzigen.

Er bestaan ook vele apps en websites die tools bieden om je agenda en afspraken te managen. Vaak hebben ze ook andere mogelijkheden, zoals: groepsafspraken maken, ruimtes reserveren, herhaalafspraken inplannen, herinneringen instellen enzovoort. Vaak betaal je wel voor deze diensten, waardoor ze misschien interessanter zijn voor wat grotere ondernemingen.

Houd wat speling Een van de vervelendste dingen die kunnen gebeuren als je werkt met een strak schema (denk aan kappers, loodgieters of elektriciëns) zijn afspraken die uitlopen. Hierdoor ontstaat een soort domino-effect waardoor alles uitloopt.

Stel een lijst op met de verschillende diensten die je aanbiedt en bepaal hoeveel tijd dit je maximaal kost. Wanneer jij of je receptioniste een afspraak inplant, weet ze hoeveel tijd ze minimaal moet inruimen.

Blijf up-to-date Houd je digitale agenda constant open, bijvoorbeeld op je laptop of telefoon. Zo zie je in één oogopslag of er iets is veranderd sinds je de laatste keer keek. Blijf uiteraard ook verbaal communiceren met je medewerkers en breng hen op de hoogte als er iets belangrijks wijzigt.

Bevestig Het is een goede gewoonte om jezelf aan te leren je klanten op te bellen een dag voor hun afspraak. Dit verkleint de kans op no-shows en is ook behulpzaam en klantvriendelijk richting je klant.

Wees transparant Klanten die niet komen opdagen kunnen funest zijn voor een onderneming. Omdat er gaten in de agenda ontstaan worden medewerkers onnodig ingepland en dit zorgt weer voor extra kosten. Om deze reden hebben veel bedrijven de regel dat je tot maximaal 24 uur van tevoren kunt annuleren. Denk eraan dat dit twee kanten opgaat: als jij verwacht dat je klanten punctueel zijn, zorg dan dat jij en je werknemers dat ook zijn. Laat je klanten dus niet te lang wachten als zij een afspraak hebben gemaakt.

Bespaar jezelf en je klanten verwarring door hen vooraf te informeren over de prijzen en annuleringsvoorwaarden. Dit kan eenvoudig telefonisch wanneer zij de reservering plaatsen, of wanneer je hen belt/e-mailt met een bevestiging.