Wat is het verschil tussen een offerte en een prijsschatting?

Als u werkzaam bent als aannemer of klusjesman, verwacht een potentiële klant ongetwijfeld soms dat u hem een indicatie geeft van de te verwachten kosten van een project. Dat betekent dat u de keuze hebt tussen het geven van een prijsschatting of een offerte.

Prijsschattingen en offertes zijn niet zomaar twee namen voor hetzelfde ding, er bestaan concrete verschillen tussen de twee en beiden hebben zowel voordelen als nadelen. Het is daarom belangrijk dat u goed van deze verschillen op de hoogte bent wanneer een klant om de prijs vraagt.

Dit artikel helpt u daarmee door de verschillen tussen prijsschattingen en offertes te bespreken en voor welke situaties ze het meest geschikt zijn.

Wat is een prijsschatting en wanneer kunt u deze het best gebruiken?

Prijsschattingen zijn in principe niets meer dan een weloverwogen inschatting van de prijs die u verwacht dat een project of dienstverlening uw klant gaat kosten. U kent misschien enkele details van de klus, maar u hebt nog niet de kans gehad de exacte kosten te berekenen.

Een prijsschatting is slechts gebaseerd op de eerste indruk die u van een project heeft en kan ook weer aangepast worden zodra u meer over het project te weten komt. Zeker voor projecten waarbij arbeidsuren komen kijken kan het erg moeilijk zijn om nauwkeurig de prijs in te schatten.

Stelt u zich voor dat u hovenier bent en een potentiële klant u belt over een project, u krijgt per telefoon alleen wat algemene informatie zoals wat de klant wil, de grootte van de tuin en de grondsoort. U heeft als hovenier echter veel meer informatie nodig voor een nauwkeurige prijsberekening waardoor het noodzakelijk is dat u zelf gaat kijken.

Op basis van het telefoongesprek kunt u dus nog geen offerte opstellen, wel kun je, als de klant daarom vraagt, alvast een grove prijsschatting geven.

De voordelen van het gebruik van prijsschattingen

Klanten willen vaak meteen weten waar ze qua prijs ongeveer aan toe zijn of dat uw onderneming zich in het juiste prijssegment bevindt, door een prijsschatting te geven kan de klant hier bij het eerste gesprek al achter komen.

Het kan soms vervelend zijn als een klant bij het eerste contact al meteen om een prijsschatting vraagt, toch kan dit ook in uw voordeel werken als ondernemer, als de klant na de prijsschatting toch met u in zee wil, is de kans groter dat de klant oprecht geïnteresseerd is en zo voorkomt u dat u tijd verspild aan klanten die zich uiteindelijk terug zullen trekken vanwege de prijs.

De nadelen van het gebruik van prijsschattingen

Een nadeel van prijsschattingen kan zijn dat de klant te snel en alleen op de prijs gebaseerd, een oordeel velt over uw product of dienst. Wanneer u direct een prijsschatting geeft heeft u wellicht nog niet de kans gehad de kosten uit te leggen en de klant ervan te overtuigen dat uw producten of diensten de kosten waard zijn.

Wat is een offerte en wanneer kunt u deze het best gebruiken?

Een offerte is anders dan een prijsschatting, een offerte biedt namelijk een exacte prijs voor een project. Ondanks dat een offerte geen wettelijk document is staat de prijs in een offerte wel vast en hoort u deze niet achteraf aan te passen. De enige uitzondering is natuurlijk als de opdracht zelf aangepast wordt.

Om de bovengenoemde reden hoort u alleen een offerte te maken wanneer u zeker bent van de kosten die bij het desbetreffende project komen kijken. In de offerte verwerkt u dezelfde informatie als op de uiteindelijke factuur. De offerte bevat bijvoorbeeld een overzicht van de materialen en arbeid en de bijbehorende kosten, daarnaast bevat de offerte zowel uw bedrijfsgegevens als de contactgegevens van de klant.

Het is ook belangrijk dat u op de offerte aangeeft hoe lang deze geldig is, gewoonlijk is een offerte 30 dagen geldig. In sommige gevallen kan een offerte echter tot wel 90 dagen geldig blijven, dit kan de voorkeur hebben wanneer de klant veel tijd nodig heeft om over het voorstel na te denken.

De voordelen van het gebruik van offertes

Het maken van offertes helpt potentiële klanten met het nemen van een beslissing en geeft uw onderneming meer legitimiteit. Waar een prijsschatting een wat grove prijsindicatie is, laat een offerte zien dat u de klus zorgvuldig overwogen heeft.

Afhankelijk van de dienst die u aanbiedt, kan het zo zijn dat het voor uw onderneming niet nodig is om een initiële prijsschatting te bieden en hoeft u dus alleen op offertes te focussen.

Als het type dienst dat u verleent of het product dat u verkoopt geen complexe prijsopbouw heeft, kunt u de klant zonder al te veel moeite direct een offerte sturen, waardoor u betrouwbaar overkomt en uw klant weet waar hij aan toe is.

De nadelen van het gebruik van offertes

Een nadeel van de offerte als eerste indicatie van uw prijs, is dat er, afhankelijk van de producten of diensten die u levert, misschien veel werk aan het maken van de offerte voorafgaat en deze uren dus verloren gaan wanneer de klant zich besluit terug te trekken bij het zien van de offerte. In zo'n geval had een prijsschatting u dus werk kunnen schelen.

Van offerte naar factuur

Tegenwoordig kunt u met de meeste facturatieprogramma’s gemakkelijk uw offertes omzetten naar facturen. Zo weet u dat de informatie altijd consistent hetzelfde is en hoeft u geen tijd te verspillen aan het nog een tweede keer invoeren van dezelfde informatie.

In uw SumUp Facturen account kunt u gemakkelijk een offerte maken door naar “Offertes” te gaan en op “Nieuwe offerte” te klikken. Als u de offerte eenmaal samengesteld hebt kunt u klikken op “Geaccepteerd door klant ” en vervolgens op “Converteren naar factuur” om de offerte eenvoudig naar een factuur om te zetten