5 handige tips voor uw boekhouding als ZZP'er

De administratie die bij het werken als zelfstandige komt kijken is vast niet één van de redenen dat u ZZP’er bent geworden. De meeste ZZP’ers zien hun boekhouding als een noodzakelijk kwaad dat ze liever uitstellen, maar wanneer u uw boekhouding vanaf het begin goed organiseert hoeft het niet zó vreselijk te zijn.

Gebruik de volgende tips om uw boekhouding zodanig in te richten dat het in de toekomst zo min mogelijk van uw tijd in beslag zal nemen.

1. Bespaar tijd door te automatiseren

We leven tegenwoordig in een digitaal tijdperk waarin steeds meer geautomatiseerd wordt. Dus waarom ook niet uw boekhouding? Het is als ZZP’er aan te raden om voor een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma te kiezen waarbij u overal kunt inloggen om de huidige financiële status van uw bedrijf te kunnen bekijken. U kunt vaak zelf kiezen hoe simpel of uitgebreid u het boekhoudprogramma wilt hebben.

In de meeste software zullen de bedragen van uw verkoop- en inkoopfacturen die u hebt verwerkt automatisch ook opgenomen worden in de BTW-rapportage, de balans en de winst-en-verliesrekening. U hoeft dus niet zelf alle bedragen in een Excel-sheet in te vullen en zo vermijdt u ook type- of rekenfoutjes. Alle posten komen automatisch overeen en u bespaart uzelf tijd en hoofdpijn om uit te vogelen waar welk bedrag moet komen te staan.

Daarnaast kunt u in veel boekhoudprogramma’s periodiek factureren; dat wil zeggen automatisch wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse facturen aan dezelfde klant laten versturen. U hoeft het dan maar één keer goed in te stellen om er vervolgens niet meer naar om te kijken. Vooral handig als u producten of diensten op abonnementsbasis aanbiedt en veel vaste klanten hebt.

Er zijn nog veel meer dingen die u kunt automatiseren in boekhoudprogramma’s. Door dit zoveel mogelijk te doen houdt u als ZZP’er meer tijd over die u kunt besteden aan taken waar u echt om geeft!

2. Verzend duidelijke facturen

Als ZZP’er of freelancer is het belangrijk dat u op tijd betaald krijgt, daarom is het essentieel dat er bij uw klant geen twijfels bestaan over de inhoud van de factuur. Het moet 100% duidelijk zijn welk bedrag ze aan jou moeten betalen voor welke producten of diensten en hoe ze dit moeten betalen.

Hoe zorgt u ervoor dat uw factuur duidelijk is? Kies een goed gestructureerde template waarin u alle benodigde informatie kwijt kunt en wees secuur bij het invullen van de informatie. U wilt geen fouten maken die u later weer met een creditnota moet corrigeren. Dit vervuilt uw boekhouding onnodig en maakt het verwarrend. Uw facturen moet u zien als uw tweede visitekaartje. Als u facturen er duidelijk en professioneel uitzien kan dat veel doen voor uw reputatie.

3. Registreer uw uitgaven meteen

Wacht niet zo lang met het registreren en opslaan van uw zakelijke bonnetjes dat u ze helemaal vergeet of kwijtraakt. Maak er een gewoonte van om uw uitgaven direct of op de dag zelf te registreren zodat u geen aftrekbare btw misloopt.

Dit kan heel makkelijk met behulp van een mobiele app versie van een boekhoudprogramma. Vaak kunt u hiermee een foto maken van een bonnetje of factuur en alle gegevens worden automatisch uitgelezen en opgeslagen in uw boekhouding.

Als u er een gewoonte van maakt hoeft het registreren van uw uitgaven niet zo lang te duren als het sorteren van de bekende schoenendoos vol bonnetjes eens per kwartaal!

4. Sla al uw belangrijke documenten digitaal op in de cloud

De Belastingdienst verplicht u als ZZP’er om uw administratie tenminste 7 jaar te bewaren. Daarom is het verstandig om ervoor te zorgen dat al uw bedrijfsgegevens veilig online in de cloud opgeslagen zijn. Zo voorkomt u dat u belangrijke gegevens verliest wanneer uw laptop of hard drive stuk gaat of er onverwachts schade toegebracht wordt aan uw werkplek.

Zorg ervoor dat uw documenten goed georganiseerd zijn als u zelf een online back-up maakt van uw boekhouding. Scheid het bijvoorbeeld per maand, en in facturen, offertes, uitgaven etc.

In een boekhoudprogramma worden alle documenten automatisch in de cloud opgeslagen en hoeft u alleen in te loggen om ze terug te kunnen vinden. Elke factuur die u maakt of uitgave die u uploadt blijft dan zichtbaar.

5. Wees consequent met het bijhouden van uw boekhouding

Probeer een vaste routine te krijgen in het bijhouden van uw administratie. Registreer bijvoorbeeld aan het eind van elke werkdag al uw uitgaven en plan een vaste dag in de week in om de betaalstatus van uw facturen te controleren en eventueel betalingsherinneringen te versturen.

Als het bijhouden van uw boekhouding een vast onderdeel wordt van uw week, stapelt het zich ook niet op tot een ellendig klusje!