5 musts voor een goed factuurprogramma
In dit huidige digitale tijdperk bestaat er een online tool voor werkelijk alles dat u maar kunt bedenken. Maar heeft ook daadwerkelijk een factuurprogramma nodig voor uw onderneming of komt u nog weg met een simpele facturatie via Word of Excel?
Factureren lijkt soms slechts een vervelend administratief klusje dat u zo snel mogelijk gedaan wilt hebben om betaald te krijgen. Als u zich echter wilt onderscheiden van de concurrentie en een sterk merk en professioneel imago op wilt bouwen, dan is het essentieel dat u uw facturen gaat zien als uw nieuwe visitekaartje (want hoe vaak geef u die nog weg?).
Er zijn veel soorten factuur- en boekhoudprogramma’s, van heel simpel tot heel uitgebreid en van heel goedkoop tot heel duur. Dus waar moet u nu op letten bij het kiezen van een factuurprogramma?
We bespreken de volgende 5 essentiële kenmerken van een goed factuurprogramma:
Een aanpasbaar factuur design
Templates die voldoen aan alle factuureisen
Helder overzicht van de betaalstatus van uw facturen
Automatische verwerking van facturen in uw boekhouding
De mogelijkheid om online betalingen te ontvangen
1. Een aanpasbaar factuur design
Zorg ervoor dat u in de software het design van uw factuur kunt aanpassen en het als template op kunt slaan voor uw volgende facturen. Zo hoeft u maar één keer goed aandacht te besteden aan het design van uw factuur en de rest van de keren is het puur een kwestie van gegevens invullen.
Het is vooral belangrijk dat u een simpel kleurenschema kunt kiezen die bij uw merk past en u uw logo op de factuur kunt plaatsen. Zo is direct zichtbaar dat de factuur van uw bedrijf afkomstig is. U hoeft echt geen designer te zijn, een goed factuurprogramma maakt het voor iedereen makkelijk om professioneel ogende facturen te creëren die perfect bij uw bedrijf passen.
2. Templates die voldoen aan alle factuureisen
Uw facturen kunnen er wel goed uitzien, maar ze moeten natuurlijk ook voldoen aan de factuureisen die de Belastingdienst stelt. Het is daarom belangrijk dat u alle vereiste gegevens kwijt kan in de templates die gebruikt worden in een factuurprogramma.
Kunt u bijvoorbeeld een factuurnummer invullen of wordt die zelfs automatisch toegewezen? Kunt u uit alle btw-tarieven kiezen? Wordt uw KvK-nummer automatisch toegevoegd? Een goed factuurprogramma vult zoveel mogelijk gegevens automatisch voor u in.
Factureren naar het buitenland
Doet u zaken in het buitenland? Dan heeft u hoogstwaarschijnlijk nog meer eisen voor uw facturen. Let er met name op dat u uw btw kunt verleggen en eventueel een andere valuta kunt kiezen. Goede software biedt ook de mogelijkheid aan om in andere talen te factureren als extra service naar uw klant toe. Lees meer over factureren naar het buitenland.
3. Helder overzicht van de betaalstatus van uw facturen
De belangrijkste reden voor het factureren blijft natuurlijk om door uw klant betaald te krijgen voor de diensten of goederen die u heeft geleverd. Krijgt u niet (op tijd) betaald dan heeft uw bedrijf weinig kans van slagen. Daarom is het belangrijk dat u in een factuurprogramma goed overzicht kunt houden op de betaalstatus van uw facturen.
Het voordeel van een factuurprogramma vergeleken met een map vol Word-facturen, is dat u in één oogopslag kunt zien of uw factuur al is betaald, achterstallig is of nog openstaat. Zo weet u meteen welke bedragen u nog tegoed heeft en of het al tijd is om uw klant een betalingsherinnering te sturen.
Het is helemaal handig wanneer een factuurprogramma een mobiele app heeft, zodat u
ook onderweg naar een klant het laatste overzicht kunt bekijken.
4. Automatische verwerking van facturen in uw boekhouding
De meeste factuurprogramma’s bieden ook boekhoudfuncties aan. Ze zorgen ervoor dat de juiste bedragen van uw facturen goed worden opgenomen als verschillende posten op uw balans, uw btw-aangifte of uw winst-en-verliesrekening.
Zo kunt u zelf beter zien wat de huidige financiële status van uw bedrijf is en bent u niet alleen afhankelijk van uw boekhouder. Ook krijgt u een beter idee of het goed gaat met uw bedrijf of dat u misschien nog dingen moet veranderen.
5. De mogelijkheid om online betalingen te ontvangen
Tegenwoordig doen we bijna al onze betalingen met bankierapps. Hoe makkelijker het wordt voor uw klant om u te betalen, hoe sneller u de betaling binnen hebt. Daarom is het ideaal als een factuurprogramma een online betaalwijze geïntegreerd heeft, zodat de klant jou direct online kan betalen nadat hij uw factuur geopend heeft.
Er zijn ook factuurprogramma’s die een integratie hebben met bepaalde kaartlezers of pinautomaten. Dit is ontzettend handig wanneer u een onderneming hebt waarbij klanten bij u pinnen en de aankopen automatisch als facturen in uw boekhouding opgenomen worden.
Een gebruiksvriendelijk factuurprogramma
Bij SumUp Facturen zijn we ook van mening dat elke ondernemer zonder achtergrond zijn boekhouding moet kunnen begrijpen en doen. Zeker wanneer u net gestart bent wilt u kosten besparen door zoveel mogelijk zelf te doen. Maar dat betekent ook dat u kostbare tijd moet besteden aan zaken die misschien niet echt uw passie zijn.
Daarom voldoet ons factuurprogramma aan alle 5 de kenmerken en hebben we SumUp Facturen zo gebruiksvriendelijk en simpel mogelijk gemaakt. Ons uiteindelijke doel is dat elke ondernemer waar en wanneer dan ook op een professionele manier zijn of haar eigen facturatie en boekhouding kan beheren.