5 veelgestelde vragen over factureren

Bij SumUp krijgen we regelmatig vragen over het maken en versturen van facturen. Het is voor zowel de relatie met uw klant als voor uw boekhouding belangrijk dat uw facturen aan alle eisen voldoen.

In dit artikel proberen wij u op weg te helpen door de 5 meest gestelde vragen over factureren te beantwoorden.

1. Mag ik een pro forma factuur als definitieve factuur gebruiken?

Nee dat mag niet, een pro forma factuur is volgens de Nederlandse wet geen rechtsgeldig document en mag daarom niet als zodanig gebruikt worden.

Een pro forma factuur dient als een voorlopige factuur wanneer nog niet alle gegevens van de factuur bekend zijn. Dit betekent dat er na de vorming van een pro forma factuur nog geen sprake is van een betaalverplichting, er is slechts sprake van de bereidheid van de verkoper om goederen of diensten aan zijn klant te leveren.

2. Mag ik een offerte als definitieve factuur gebruiken?

Deze vraag is vergelijkbaar met de voorgaande vraag en ook hier geldt het antwoord dat dit niet mag.

Het verschil is dat de klant in geval van een pro forma factuur al een toezegging gedaan heeft tot het kopen van uw product of dienst, terwijl u een offerte kunt versturen wanneer iemand slechts interesse in uw product toont en wil weten wat uw product of dienst kost. Als uw klant akkoord gaat met de offerte, gaat u over tot het versturen van de factuur.

3. Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

De Belastingdienst verplicht bedrijven om alle facturen minimaal 7 jaar te bewaren, facturen van onroerende zaken moeten zelfs 10 jaar bewaard worden. U kunt meer over deze eis lezen op de website van de Belastingdienst.

Om deze reden is het bij SumUp ook niet mogelijk een factuur te verwijderen, nadat deze verzonden is. Een foutje kan altijd gemaakt worden, maar er zijn andere manieren om een fout op te lossen dan om de factuur te verwijderen. Als u een incorrecte factuur naar een klant gestuurd heeft, kunt u deze factuur annuleren, door de klant via een creditnota hiervan op de hoogte te brengen.

Het is van groot belang dat u daadwerkelijk uw facturen bewaard, de belastingdienst kan deze namelijk altijd opvragen om uw administratie te controleren. Wij raden u aan met conceptfacturen te werken en deze zorgvuldig te controleren voordat u ze verstuurt.

4. Mag ik voor een nieuwe klant aan een nieuwe reeks factuurnummers beginnen?

Er gelden wettelijke voorschriften met betrekking tot factuurnummers, namelijk dat u sequentiële factuurnummers moet gebruiken voor opeenvolgende facturen, zonder gaten te laten vallen.

Het is niet toegestaan om bijvoorbeeld per klant een andere reeks factuurnummers te gebruiken, u mag aan het begin van een nieuw boekjaar wel van systeem wisselen. U kunt dus bijvoorbeeld als eerste getal het jaar gebruiken, een reeks factuurnummers zou dus kunnen zijn: 190001, 190002, 190003, enzovoort.

5. Hoe kan ik de BTW verleggen?

Als u een product of dienst levert aan een ander bedrijf, kunt u de btw verleggen. Dat betekent dat u de verantwoordelijkheid voor de btw doorgeeft aan uw klant, uw klant kan deze btw in rekening brengen bij de uiteindelijke consument of de btw aan het volgende bedrijf verleggen.

Het is belangrijk dat u op de factuur aangeeft dat u de btw verlegd. Met SumUp doet u dit door de btw op 0% te zetten en in de notities btw verlegd' te zetten.