Effectief samenwerken met uw boekhouder met een boekhoudprogramma
Veel freelancers, ZZP’ers en kleine bedrijven gebruiken een boekhoudprogramma zodat ze kosten kunnen besparen op hun boekhouder. Ook kunt u met een boekhoudprogramma beter overzicht houden over uw financiën en op elk moment inzien hoe het ervoor staat met uw bedrijf. Dit betekent echter niet dat u helemaal geen boekhouder meer nodig hebt.
In deze blog zullen we bespreken waarom u zowel een boekhouder als een boekhoudprogramma nodig hebt en hoe u deze het beste kunt gebruiken voor een effectieve samenwerking.
Wanneer kunt u een boekhoudprogramma gebruiken in plaats van een boekhouder?
De meest ideale situatie zou natuurlijk zijn als u als ondernemer uw hele boekhouding bij uw boekhouder kunt leggen en zelf al uw tijd kunt spenderen aan het echte ondernemen. Helaas betekent dit ook dat u een hoge rekening zult krijgen van uw boekhouder, die veel kleine ondernemers gewoonweg niet kunnen betalen.
Er zijn veel boekhoudtaken waarbij u niet per sé de expertise en kennis van een boekhouder voor nodig hebt. Het is daarom verstandig en kostenbesparend om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor deze taken. Een boekhoudprogramma is een goede tool om u hierbij te helpen.
Vaak kunt u voor een paar euro per maand een boekhoudprogramma krijgen die het makkelijker voor u maakt om taken uit te voeren als:
Het creëren en verzenden van facturen
Het registreren en bijhouden van uw zakelijke uitgaven
Het beheren van uw contacten, zoals klanten en leveranciers
Het genereren van simpele financiële rapporten
Het koppelen en bijhouden van betalingen
Daarnaast is het een groot voordeel dat software gericht op ZZP’ers en kleine ondernemers vaak een intuïtief en gebruiksvriendelijk design hebben, zodat iedereen zonder boekhoudkennis het zou kunnen gebruiken.
Waarom uw boekhouder niet vervangen kan worden door een boekhoudprogramma
Ondanks dat u een boekhoudprogramma kunt gebruiken voor simpele dagelijkse boekhoudtaken, zijn er nog steeds meerdere redenen waarom u dit zou moeten combineren met het werk van een boekhouder.
Ten eerste, de opgebouwde kennis en expertise van een boekhouder kan niet zomaar vervangen worden door een online tool. Een boekhoudprogramma zal u bijvoorbeeld niet kunnen adviseren over het kiezen van een ondernemingsvorm of het gebruik van de kleineondernemersregeling. Hiervoor heeft u toch echt de professionele ervaring nodig van een getrainde boekhouder.
Ten tweede, het is altijd goed om uw werk te laten nakijken door een professional. Een paar kleine foutjes kunnen u duur komen te staan als de Belastingdienst u hiervoor een boete geeft. Betalen voor een extra controle door getrainde ogen is een verstandige keuze om dit soort situaties te voorkomen.
Hoe kunt u het werken met een boekhoudprogramma en een boekhouder combineren?
Als kleine ondernemer is het makkelijk om het werk van een boekhouder te onderschatten. Maar zeker bij grotere financiële beslissingen of ingewikkelde aangiftes is het verstandig om het advies van een boekhouder in te winnen.
U kunt het beste zelf zoveel mogelijk simpele boekhoudtaken uitvoeren met een boekhoudprogramma en het resultaat daarvan voorleggen aan uw boekhouder. U kunt vaak uw boekhouder toegang geven tot uw online boekhoudprogramma, zodat hij of zij precies kan inzien waar uw resultaten vandaan komen en of u eventueel fouten heeft gemaakt.
Een voordeel hiervan is bijvoorbeeld dat u niet al uw bonnetjes, facturen en andere losse administratie naar uw boekhouder hoeft op te sturen. De documenten zijn gewoon opgeslagen in het boekhoudprogramma en uw boekhouder kan die zelf bekijken. Dit bespaart jullie beiden tijd en heen-en-weer gemail (en jou dus ook geld).
Door alle simpele taken zelf te doen, kan uw boekhouder de tijd waar u hem voor inhuurt goed besteden aan ingewikkeldere zaken die meer kennis en expertise vereisen. Hij kan zich dan focussen op taken waarbij zijn kwalificaties en kennis echt benodigd zijn in plaats van puur administratieve taken.