Hoe kunnen pakbonnen uw klantvriendelijkheid verbeteren?
Als ondernemer die goederen of producten levert krijgt u vast een keer te maken met pakbonnen, ook wel leveringsbonnen genoemd. Maar wat zijn pakbonnen nou precies en hoe kunt u ze het beste gebruiken? In deze blog bespreken we hoe een simpel document als een pakbon de klantvriendelijkheid van uw bedrijf kan verbeteren.
Een pakbon is simpelweg een meegeleverd document met de omschrijving van de inhoud van de levering. U kunt het het beste zien als een aanvulling op een bestelling of factuur.
Als u professioneel en klantvriendelijk wilt overkomen is het meesturen van pakbonnen zeer aan te raden. U geeft uw klanten een handig hulpmiddel om uw levering makkelijk te controleren en laat merken dat u hen een goede ervaring mee wilt geven.
Waarvoor gebruikt u een pakbon?
Een pakbon is met name van belang wanneer u een grote hoeveelheid goederen moet leveren of de goederen van één order verdeeld over meerdere leveringen. Zo houdt u zowel voor uzelf als voor uw klant overzichtelijk wanneer welk deel van de order wordt geleverd.
Degene die de levering ter plekke ontvangt kan meteen controleren of de juiste producten in de juiste hoeveelheid geleverd zijn. Zo wordt meteen duidelijk producten ontbreken of misschien nog onderweg zijn. Uw klanten kunnen het ook gebruiken voor hun eigen administratie logboek of voorraadbeheer.
Daarnaast kan uw klant de pakbon(nen) naast de uiteindelijke factuur leggen ter vergelijking. Op die manier weet de klant zeker dat hij of zij alleen betaalt voor de producten die daadwerkelijk geleverd zijn.
Ook wanneer u goederen aan klanten in het buitenland levert kan een pakbon goed van pas komen. Bij (internationaal) transport kan de pakbon ook vergeleken worden met de vrachtbrief die de vervoerder in handen heeft. Dit geeft extra controlemogelijkheden voor de vervoerder en de ontvanger en kan het proces daarom versoepelen.
Hoe maakt u een pakbon?
Een pakbon maakt u net zo makkelijk als een factuur. U kunt dezelfde lay-out en structuur gebruiken maar u mag de bedragen weglaten. Wanneer u een gepersonaliseerd design hebt van uw facturen is het goed om die ook toe te passen op uw pakbonnen.
Officieel zijn er geen specifieke vereisten voor een pakbon. Om optimaal gebruik te maken van een pakbon en misverstanden te voorkomen is het verstandig om in ieder geval de volgende gegevens op te nemen in uw pakbon:
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen
Het aantal geleverde goederen
De datum van uitgifte
De leverdatum
De contactgegevens van de afzender en de klant
Daarnaast kunt u ook optionele gegevens opnemen in uw pakbon, zoals de prijs, productnummers of een gereserveerde plek voor een handtekening of stempel van de ontvanger.
Het voordeel van pakbonnen
Een pakbon kan een belangrijk onderdeel zijn om een goede reputatie op te bouwen als ondernemer. Iedereen weet dat u aandacht moet besteden aan uw website of visitekaartje, maar veel ondernemers vergeten dat ook praktische documenten veel kunt bijdragen aan uw imago en reputatie.
Het meesturen van een goed georganiseerde pakbon laat daarom blijken dat u met uw klant meedenkt in hun werkproces en u hun ervaring met de levering van uw producten graag wilt versoepelen. Klantvriendelijker dan dat wordt het niet!