Onderscheidt uzelf van de concurrentie met uw facturen

Vaak wordt factureren door ondernemers gezien als een saaie administratieve handeling om gewoon zo snel mogelijk betaald te krijgen. Veel ondernemers vergeten dat het design en de uitstraling van facturen en offertes kan bijdragen aan het neerzetten van een professioneel imago en identiteit (‘brand identity’) en belangrijk zijn voor de indruk die u bij uw klanten achterlaat.

Een belangrijke situatie is bijvoorbeeld wanneer een klant meerdere offertes van verschillende bedrijven op zijn bureau heeft liggen en uw offerte er meteen bovenuit springt. U toont hiermee aan dat u alle aspecten van uw bedrijf professioneel aanpakt en aandacht besteedt aan details. Eigenschappen die opdrachtgevers graag zien en waar ze ook bereid zijn om voor te betalen.

Hoe creëert u een sterke huisstijl voor uw facturen en offertes?

U hoeft geen ontwerper te zijn of in te huren om professionele facturen en offertes te ontwerpen. Tegenwoordig bieden veel factuurprogramma’s u verschillende templates aan die u met een paar klikken kunt personaliseren voor uw bedrijf. De volgende 6 tips kunnen u hierbij helpen:

1. Bedenk wat u wilt uitstralen

Voor alle visuele aspecten van uw communicatie geldt: bedenk eerst goed welk beeld u uit wilt stralen naar uw doelgroep toe en vat dat samen in een paar kernwoorden. Denk aan woorden als: toegankelijk, uniek, vriendelijk, professioneel, exclusief etc. Zo zal een kinderdagverblijf hele andere kernwoorden kiezen dan een zelfstandige consultant.

Zeker wanneer u personeel heeft is het handig om dit beeld duidelijk te hebben, zodat iedereen op één lijn zit en niet onverwachts afwijkt.

2. Gebruik herkenbare kleuren

Kies een simpel kleurenschema gebaseerd op de kleur van bijvoorbeeld uw logo of website. Zijn er kleuren die u vaak gebruikt voor uw bedrijf? Perfect, trek dat dan ook (subtiel) door naar het design van uw facturen.

Mix een herkenbare bedrijfskleur met neutrale kleuren op uw factuur. Voor teksten is het vaak handig om een sterk contrasterende tint te kiezen, zodat de tekst goed leesbaar blijft op zowel een lichte of donkere achtergrond. U wilt natuurlijk wel dat uw klant alle informatie zonder problemen kan lezen.

3. Plaats het logo duidelijk op de factuur

Uw logo is het allerbelangrijkste als het gaat om het opbouwen van een ‘brand identity’. Het moet simpel en vooral herkenbaar zijn. Klanten moeten het logo meteen met uw bedrijf associëren en het moet een goede representatie zijn van waar uw bedrijf voor staat.

Op uw facturen en offertes is het het beste als uw logo altijd duidelijk zichtbaar is bovenaan het document. Zo kan het een snel herkenningspunt zijn voor opdrachtgevers die meerdere facturen moeten betalen of verschillende offertes moeten bekijken.

4. Kies een goed leesbaar lettertype

Uiteraard is niks belangrijker dan dat uw klant weet welk bedrag hij of zij aan u moet betalen, dus voorop staat dat uw factuur goed leesbaar is. Ga niet los op Comic Sans MS, maar kies een zakelijk lettertype dat goed leesbaar en bij voorkeur net iets persoonlijker is dan Arial.

Met de keuze van de kleur, dikte of grootte van een lettertype kunt u ook meer nadruk leggen op bepaalde belangrijke informatie. Zo is het altijd aan te raden om het totaalbedrag van uw factuur dikgedrukt of met een opvallende (achtergrond)kleur te benadrukken, zodat uw klant zich niet vergist in het bedrag dat hij moet betalen.

5. Zorg ervoor dat alle informatie goed is georganiseerd

De klant die uw factuur of offerte ontvangt moet alle informatie snel op een logische plek kunnen vinden. Zorg ervoor dat uw factuur overzichtelijk en goed georganiseerd is door duidelijke kopjes te gebruiken en bij elkaar horende informatie in dezelfde kolom te plaatsen.

Aangezien u graag zo snel mogelijk betaald wilt krijgen voor uw factuur, is het belangrijk dat uw betaalinformatie en betaalwijze makkelijk te vinden zijn. Kan uw klant ook online uw factuur betalen? Zorg er dan voor dat duidelijk beschreven is hoe uw klant dat kan doen.

Zo verzekert u zich ervan dat er van uw kant in ieder geval geen belemmeringen zijn voor uw klant om de factuur te kunnen betalen.

6. Wees consistent in hoe u communiceert

Wanneer u een huisstijl heeft bepaald voor uw facturen en offertes, dan is het belangrijk dat u dit consistent blijft toepassen, ook in de rest van uw communicatie. Denk bijvoorbeeld aan eventuele nieuwsbrieven, e-mails of visitekaartjes. Gebruik niet opeens een compleet ander kleurenschema in uw design, maar zie het design van al uw communicatie als één geheel.

Onderscheid u van de concurrentie

Met deze 6 tips zult u op het gebied van factuur en offerte design in ieder geval een streepje voor hebben op uw concurrentie. Het is een goed begin voor de opbouw van een professioneel imago en een sterk bedrijfsidentiteit.

Bij SumUp helpen we u hierbij graag een handje. Zo vindt u een factuur designer in ons factuurprogramma en is het heel makkelijk om uw eigen logo of afbeelding toe te voegen en een kleurenschema te kiezen. Daarnaast hebben onze templates een duidelijke en overzichtelijke structuur, zodat uw klant geen belangrijke informatie mist.