Voorkom deze veelgemaakte fouten in de boekhouding

U bent goed op weg met uw onderneming en hebt een boekhoudprogramma en een boekhouder gevonden die bij uw behoeften passen. Boekhouden is waarschijnlijk niet de reden dat u ondernemer bent geworden en het zal ook niet één van uw favoriete taken zijn, maar het is wel goed om u er even in te verdiepen.

Er zijn namelijk veelgemaakte fouten door ondernemers waar u wat van kunt leren. We zetten de meeste voorkomende fouten die u zult willen vermijden op een rijtje.

• Het uitstellen van het registreren van uw zakelijke uitgaven

• Het onjuiste BTW-tarief gebruiken

• Fouten in uw factuurnummers

• Op het laatste moment aan uw BTW-aangifte beginnen

• Niet regelmatig uw betalingen koppelen aan uw facturen

Het uitstellen van het registreren van uw zakelijke uitgaven

U kent het misschien wel: u gaat snel even naar de winkel om wat kantoorartikelen te kopen of u gaat lunchen met een potentiële klant. U stopt het bonnetje ergens in uw portemonnee of tas voor later, en vervolgens vergeet u het.

Als dit keer op keer gebeurt en u opeens een stapel gekreukelde bonnetjes op uw bureau hebt liggen, dan lijkt het een vreselijk lange taak om ze één voor één in uw boekhoudprogramma in te moeten voeren. Dat wil zeggen, als u niet per ongeluk wat bonnetjes hebt weggegooid of onderweg bent kwijtgeraakt.

Hoe kunt u dit voorkomen? Het kost letterlijk minder dan een minuut om met een mobiele boekhoudapp direct een foto te maken van uw bonnetje. De app leest alle gegevens uit van het bonnetje, u controleert de gegevens en de uitgave wordt meteen digitaal opgeslagen in uw account. Een kleine moeite die u later veel tijd en ellende zal besparen.

Het onjuiste BTW-tarief gebruiken

Afhankelijk van uw bedrijf, kunt u te maken hebben met de verkoop van verschillende goederen of diensten die andere BTW-tarieven kunnen hebben. Verkoopt u bijvoorbeeld zowel frisdrank als alcoholische dranken, dan gelden daarvoor verschillende BTW-tarieven.

Wanneer u een factuur creëert voor uw klanten is het belangrijk dat u het juiste BTW-tarief invoert voor elk specifiek soort item. Het is makkelijk over het hoofd te zien als u grote bestellingen hebt met verschillende producten. Het heffen van een verkeerd BTW-bedrag kan echter door de Belastingdienst beboet worden, wees hier daarom nauwkeurig in.

Daarnaast kunt u te maken hebben met de BTW verleggingsregeling, met name wanneer u zaken doet in het buitenland. Hieraan zijn weer specifieke regels verbonden voor hoe u de BTW op uw factuur moet zetten.

Hoe kunt u dit voorkomen? Een goed factuurprogramma geeft u de optie om al uw producten en diensten op te slaan met het bijbehorende BTW-tarief. Zo hoeft u hier niet specifiek over na te denken wanneer u het item toevoegt aan uw factuur. Het juiste BTW-tarief is al automatisch op uw factuur geplaatst.

Fouten in uw factuurnummers

Wanneer u uw facturen nog in Word of Excel maakt, is het makkelijk om een eerdere factuur even te kopiëren en plakken. U past de belangrijkste gegevens aan en verzendt de factuur naar uw klant. En dan kom u er achter dat u het factuurnummer niet gewijzigd heeft!

Factuurnummers zijn één van de belangrijkste gegevens op uw factuur en moeten altijd uniek zijn. Dit is de manier waarop al uw verkopen in uw boekhouding geregistreerd worden. Daarom controleert de Belastingdienst of uw factuurnummer serie goed doorloopt en er geen gaten in uw boekhouding zijn gevallen. Wanneer de Belastingdienst fouten ontdekt kunnen ze u een boete geven per verstrekte factuur. Dit kan dus aardig oplopen als u niet nauwkeurig bent.

Hoe kunt u dit vermijden? Factuur- en boekhoudprogramma’s helpen u om automatisch een uniek factuurnummer toe te wijzen aan elke nieuwe factuur. Ook als u een creditnota aanmaakt om een eerdere factuur te corrigeren telt het programma automatisch voor u door. Zo voorkomt u onnodige fouten en weet u zeker dat u alleen unieke factuurnummers gebruikt.

Op het laatste moment aan uw btw-aangifte beginnen

Veel ondernemers zien erg op tegen het doen van een btw-aangifte elk kwartaal. Sommigen doen het zelf en sommigen moeten rond die tijd alle documenten bij elkaar verzamelen en naar hun boekhouder opsturen.

Het is best een klus om al uw administratie van de laatste 3 maanden te verzamelen en erg aantrekkelijk om dit uit te stellen tot het laatste moment. Maar doe dit niet! Soms komt u er op dat moment achter dat er bepaalde documenten of cijfers ontbreken en heeft u tijd nodig om deze te achterhalen.

Wanneer uw btw-aangifte onjuist is of te laat binnenkomt bij de Belastingdienst kunt u een fikse boete krijgen. Dit kan voor een kleine ondernemer een grote last zijn.

Hoe kunt u dit voorkomen? Wanneer u uw verkopen en uitgaven regelmatig en nauwkeurig bijhoudt in een online programma kunt u altijd de meest huidige status van uw btw-rapportage inzien. Zo kunt u gedurende het kwartaal zien of uw nog bepaalde posten bent vergeten en staat u niet voor verrassingen aan het eind van het kwartaal.

Niet regelmatig uw betalingen koppelen aan uw facturen

Ook al is uw boekhouder waarschijnlijk verantwoordelijk voor de meest belangrijke financiële rapportages zoals uw btw-aangifte, dan zijn er nog veel dingen die u kunt doen om het proces sneller te maken en zelf een beter financieel overzicht te krijgen.

Wanneer u bijvoorbeeld een betaling voor een factuur op uw bankrekening ontvangt van uw klant, dan moet deze zo snel mogelijk gekoppeld worden aan uw factuur. Zo heeft u altijd de meest actuele betaalstatus van uw facturen en is uw balans ook up to date met de werkelijke status van uw debiteuren en crediteuren posten.

In boekhoudprogramma’s heeft u vaak de mogelijkheid om automatisch uw betalingen te koppelen aan uw facturen of uitgaven. Dit is natuurlijk veel makkelijker en minder tijdrovend dan het handmatig koppelen van elke transactie van uw bankafschriften.

Sommige software is direct geïntegreerd met bepaalde banken, waardoor uw bankgegevens in uw boekhoudprogramma altijd live geupdate worden. Daarnaast kunt ook vaak uw bankafschriften uploaden naar een programma, waarna de bedragen automatisch uitgelezen en gekoppeld worden aan overeenkomende openstaande bedragen in uw account.