Wat kunt u doen als uw factuur niet betaald wordt?
Het is de vervelendste situatie voor een ondernemer: uw factuur wordt niet betaald. Zeker als u net begonnen bent, kan het cruciaal zijn om op tijd betaald te krijgen. Aan de andere kant wilt u ook uw klanten behouden. Hoe kunt u deze situatie nu op een goede en vriendelijke manier oplossen?
1. Probeer wanbetaling te voorkomen
Ten eerste is het natuurlijk het beste om te voorkomen dat uw factuur niet betaald wordt. Zorg er altijd voor dat de betalingstermijn duidelijk is vermeld op de factuur zodat er geen twijfel bij de klant kan ontstaan over de uiterste datum waarop hij of zij u moet betalen.
Neem speciale vereisten rondom de betaling op in uw betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden en zorg ervoor dat de klant deze niet kan missen. Op die manier heeft u de afspraken altijd zwart op wit staan.
Daarnaast kunt u proberen de betaling zo makkelijk mogelijk te maken voor uw klanten. Pinnen uw klanten graag of maken ze het liever over? Denk er goed over na wat een handige betaalmethode kan zijn voor uw business. Stuurt u uw facturen vooral per e-mail? Wanneer u een online betaalmethode, zoals PayPal of iDeal, koppelt aan uw facturen, zal het veel makkelijker voor de klant worden om uw factuur te betalen.
Voorkom op die manier dat uw factuur op een lange to-do-list van uw klant belandt en misschien vergeten wordt.
2. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Zelfs met uw preventieve maatregelen zult u ongetwijfeld een keer meemaken dat uw klant uw factuur niet (op tijd) heeft betaald. Houd de betalingstermijn van uw facturen goed in de gaten zodat u een paar dagen na het verstrijken van de termijn een vriendelijke schriftelijke betalingsherinnering kunt sturen.
Het kan natuurlijk voorkomen dat uw klant door drukte per ongeluk is vergeten te betalen of dat er iets mis is gegaan met de overschrijving. Ga er bij de eerste herinnering niet vanuit dat er opzet in het spel is en gebruik een vriendelijke toon om uw klant eraan te herinneren dat de betaling al binnen had moet zijn. Geef uw klant de kans om binnen een nieuwe korte termijn van bijvoorbeeld één week alsnog te betalen. Vaak lost een vriendelijke eerste herinnering het probleem al op.
3. Neem telefonisch contact op met de klant
Heeft uw klant na uw eerste herinnering nog steeds niet betaald? Neem dan telefonisch contact op om uit te vinden wat de reden hiervan is. Telefonisch kunt u uw klant op een persoonlijkere manier aanspreken. Vraag bijvoorbeeld of uw klant tevreden is over uw product of dienstverlening of dat er een andere reden speelt.
De klant is dan misschien meer bereid om een eerlijke uitleg te geven en tegelijkertijd zal hij of zij uw urgentie om betaald te worden duidelijker voelen. Sluit het gesprek af met een heldere afspraak over wanneer en hoe de betaling moet plaatsvinden. Maak een telefoonnotitie met deze afspraak en de datum en tijd van het telefoongesprek.
4. Tweede of derde betalingsherinnering
Na uw telefoongesprek is de klant wéér de afspraak niet nagekomen. Nu is het tijd om een assertievere toon aan te nemen, u heeft immers voldoende geduld en begrip getoond. Stuur een tweede betalingsherinnering (ook wel aanmaning) waarin u beschrijft op welke data u de klant erop heeft gewezen dat de betaling te laat is en welke afspraken eerder zijn gemaakt.
Naar eigen inzicht kunt u opnieuw een betalingstermijn geven en duidelijk maken welke stappen u zult nemen wanneer de klant opnieuw niet betaalt. Herhaal dit zo vaak u wilt. Het blijft uw afweging tussen betaald krijgen en hoe u de relatie met deze klant wilt onderhouden.
Incassokosten of herinneringskosten in rekening brengen
U heeft ook de mogelijkheid om zelf incassokosten of herinneringskosten in rekening te brengen. Dit is niet verplicht, maar wel een goed middel om uw klant te laten zien dat er gevolgen zullen zijn voor het te laat of niet betalen. U heeft hiervoor geen incassobureau nodig, u voegt de kosten toe aan het verschuldigde factuurbedrag. In een goed factuurprogramma is het heel makkelijk om incassokosten toe te voegen aan uw factuur.
Er zijn een paar vereisten om incassokosten in rekening te mogen brengen:
Uw klant heeft niet of te laat betaald
U heeft eerder een betalingsherinnering of aanmaning verstuurd aan uw klant
Uw klant heeft niet binnen 14 dagen na het ontvangen van de eerste betalingsherinnering betaald
Er zijn wel wettelijke regels verbonden aan de hoogte van incassokosten. Hierover leest u meer in het artikel over incassokosten.
Wettelijke rente in rekening brengen
Daarnaast kunt u bij een betalingsachterstand ook de afgesproken of wettelijke rente in rekening brengen over het verschuldigde factuurbedrag. De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is 2% en voor handelstransacties is het 8%.
5. Kijk of u een betalingsregeling kan treffen van de klant
Wanneer de klant de reden voor de achterstallige betaling heeft uitgelegd, kunt u overwegen om een betalingsregeling te treffen met de klant. Misschien is het voor de klant wel haalbaar om het factuurbedrag opgedeeld over een langere periode aan jou te betalen. Op die manier kunt u in ieder geval een gedeeltelijke betaling voor de factuur factuur beginnen te ontvangen. Dit is nog altijd beter dan niets!
U laat tegelijkertijd zien dat u bereid bent moeite te doen voor uw klanten en hun positieve ervaring kan u helpen op de langere termijn. Het blijft uiteraard uw keuze en u bent hier zeker niet toe verplicht.
6. Schakel een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in
U kunt als laatste optie besluiten om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Een incassobureau heeft minder bevoegdheden dan een gerechtsdeurwaarder en kan slechts betalingsherinneringen en aanmaningen sturen of telefonisch contact opnemen met uw klant. Ze mogen niet zoals een gerechtsdeurwaarder op de gaan stoep staan bij de klant of beslag leggen op het inkomen of de inboedel van de klant.
De kosten van een incassobureau of deurwaarder zullen in de meeste gevallen op de schuldenaar, dus uw klant, worden verhaald.
Krijg sneller betaald met een factuurprogramma
Goede factuurprogramma’s zoals SumUp Facturen hebben ingebouwde functies waardoor u in één oogopslag de betalingsstatus van uw facturen kunt inzien en duidelijke betalingsvoorwaarden kunt opnemen in uw facturen. Ook kunt u verschillende online betaalmethodes koppelen aan uw facturen zodat uw klanten makkelijk en snel online kunnen betalen.
Mocht uw klant dan toch niet betalen, dan maakt SumUp Facturen het simpel om direct betalingsherinneringen te sturen vanuit het programma. U kunt precies terugvinden wanneer u een herinnering hebt verstuurd en eventueel incasso- of herinneringskosten toevoegen. SumUp voorziet u van alle tools om zo snel mogelijk betaald te krijgen.