Accountoverzicht – Wat is een accountoverzicht?
Accountoverzicht – Wat is een accountoverzicht?
Een accountoverzicht is een document waarop alle transacties binnen een bepaalde periode tussen een klant en een onderneming vastgelegd zijn.
Een accountoverzicht dient een aantal verschillende doelen. Door alle transacties tussen een ondernemer en een klant op te sommen kan een accountoverzicht:
De openstaande balans berekenen
Als herinnering aan de klant dienen om een openstaand bedrag te betalen
Door de transparantie die het accountoverzicht biedt, kunt u eventuele misverstanden voorkomen of oplossen
Over het algemeen gebruikt u geen accountoverzicht wanneer er een enkele openstaande factuur betaald dient te worden, in dat geval kunt u beter een betalingsherinnering sturen.
Wat moet er in een accountoverzicht staan?
In tegenstelling tot facturen, bestaan er voor accountoverzichten weinig wettelijke voorschriften. Echter is het wel vereist dat accountoverzichten genoeg informatie bevatten om een accuraat en actueel overzicht te bieden van de transactiegeschiedenis van de klant.
U kunt onder andere de volgende informatie vinden in een accountoverzicht:
Het totaal van het openstaand saldo van de klant, dit kan een positief saldo zijn (de klant moet u nog betalen), een negatief saldo (u moet de klant terugbetalen) en het kan ook 0 zijn (alle betalingen zijn voldaan).
Een datumbereik, u wilt misschien niet alle transacties die ooit met de klant hebben plaatsgevonden inzien, maar slechts een specifieke maand, kwartaal of jaar. Het is daarom belangrijk dat het uit het overzicht duidelijk wordt om welke periode het gaat.
Elke transactie binnen het geselecteerde datumbereik moet over de juiste informatie beschikken, namelijk alle verkopen, betalingen en terug stortingen, van elke transactie moet de datum en waarde duidelijk zijn.
Documentnummers van alle transacties, hierbij kunt u denken aan factuurnummers en de nummers van creditnota’s en betaalbonnen.
Contactgegevens voor zowel uw onderneming als de klant, inclusief de bedrijfsnaam en klantnaam, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.
Een enkele valuta is vooral belangrijk wanneer u buitenlandse klanten heeft, zorg dat u geen gebruik maakt van meerdere valuta’s en dat u duidelijk aangeeft welk betaalmiddel uw accountoverzicht gebruikt.
Hoe maakt u een accountoverzicht?
De makkelijkste manier om een accountoverzicht te maken is middels facturatiesoftware zoals SumUp Facturen, de facturatiesoftware houdt immers een overzicht van transacties bij.
Met SumUp Facturen kunt u gemakkelijk een accountoverzicht voor een specifieke klant aanmaken, om dat te doen logt u in met uw SumUp account en gaat u naar “Contacten” > “Klanten” en selecteert u de klant waar het om gaat. Vervolgens vind u in de rechterbovenhoek de knop “Accountoverzicht”.
Wanneer stuurt u een accountoverzicht?
Niet elke ondernemer verstuurt met dezelfde frequentie een accountoverzicht naar haar klanten, we kunnen daarom grofweg de volgende categorieën onderkennen:
Nooit, sommige ondernemers sturen nooit een accountoverzicht naar hun klanten, zelfs als zij intern wel alle data van een specifieke klant overzichtelijk in kunnen zien.
Alleen op verzoek, in de meeste gevallen versturen ondernemers alleen een accountoverzicht als de klant hier specifiek om vraagt of als ze de klant aan een openstaand saldo dat over meerdere facturen verspreid is willen herinneren.
Zeer regelmatig, ook zijn er ondernemingen die zeer regelmatig accountoverzichten naar hun klanten sturen, dit zijn vaak ondernemingen die op afbetaling producten of diensten verkopen, waardoor het handig is als de klant de openstaande balans overzichtelijk kan inzien.