Betalingsherinnering - Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een document dat u naar uw klanten kunt sturen om ze te verzoeken een achterstallige factuur te betalen. Een betalingsherinnering wordt ook wel een aanmaning genoemd.
Wanneer uw klant te laat is met het betalen van een factuur, helpt een betalingsherinnering vaak om de betaling alsnog te ontvangen. Het is sneller, goedkoper en klantvriendelijker om eerst herinneringen te sturen en niet meteen juridische stappen te ondernemen.
Wanneer kunt u een betalingsherinnering sturen?
U zou een paar dagen nadat de factuur achterstallig is geworden al een betalingsherinnering naar uw klant moeten sturen. Een factuur is achterstallig wanneer de vervaldatum en de betalingstermijn op de factuur zijn verstreken.
Reageert uw klant niet op de eerste betalingsherinnering? Dan kunt u ook een tweede, derde of laatste herinnering sturen wanneer u wilt. Vaak helpt het zoeken van telefonisch contact met uw klant ook om tot een oplossing te komen.
Heeft u hierna nog steeds geen betaling of reactie ontvangen, dan is het misschien tijd voor andere stappen zoals het inschakelen van een incassobureau.
Wat kunt u in een betalingsherinnering zetten?
In een betalingsherinnering moet u duidelijk verwijzen naar de factuur die betaald moet worden. Neem in ieder geval het factuurnummer en de factuurdatum op.
In de eerste betalingsherinnering zou u uw klant op een vriendelijke en beleefde toon moeten verzoeken de achterstallige factuur alsnog te betalen. Het kan zo zijn dat uw klant het per ongeluk is vergeten of dat er iets mis is gegaan met een bankoverschrijving. Bij de eerste herinnering gaat u er in ieder geval van uit dat uw klant onopzettelijk niet betaald heeft. Vaak lost een vriendelijke eerste herinnering het probleem al op.
Heeft de eerste betalingsherinnering geen succes gehad, dan kunt u in de tweede, derde en eventueel vierde herinnering een professionele maar meer assertieve toon gebruiken waaruit de urgentie van de betaling sterker naar voren komt.
Bij de laatste herinnering waarschuwt u de klant over welke stappen u zult ondernemen wanneer u geen betaling ontvangt binnen de laatste termijn en welke gevolgen deze zullen hebben.
Kunt u incassokosten in rekening brengen bij de klant?
Als ondernemer kunt u incassokosten of herinneringskosten in rekening brengen bij de klant als u kunt aantonen dat:
De klant te laat of niet heeft betaald
Uw eerst een betalingsherinnering of aanmaning hebt verstuurd aan de klant
De klant niet binnen 14 dagen na het ontvangen van de eerste betalingsherinnering heeft betaald.
U bent dus niet verplicht om meerdere herinneringen te sturen en u hoeft geen incassobureau ingeschakeld te hebben om incassokosten in rekening te brengen.
Er zijn wel wettelijke regels verbonden aan de hoogte van incassokosten. Er geldt een minimumbedrag van € 40 en wat u maximaal in rekening mag brengen is afhankelijk van de hoogte van het verschuldigde factuurbedrag. Hierover leest u meer onder incassokosten.
Daarnaast kunt u ook de afgesproken of wettelijke rente in rekening brengen over het verschuldigde factuurbedrag.
Betalingsherinneringen in SumUp Facturen
In SumUp's factuurprogramma kunt u in één oogopslag zien welke facturen achterstallig zijn.
U kunt heel simpel een betalingsherinnering aanmaken door de volgende stappen te volgen:
Open de achterstallige factuur.
Klik op Meer en kies dan voor Creëer > Herinnering
Kies vervolgens een type betalingsherinnering en pas eventueel het bericht aan
Vul eventueel ook Herinneringskosten (incassokosten) in aan de rechterkant
Klik op Creëer en check het voorbeeld. Als alles klopt drukt u op Verzenden en u bent klaar!
Wanneer u vervolgens op de factuur klikt in de facturenlijst, ziet u in de geschiedenis van de factuur dat u een betalingsherinnering heeft verzonden. Zo kunt u altijd bijhouden hoeveel herinneringen u al verstuurd heeft en wanneer.