Betalingsvoorwaarden - Wat zijn betalingsvoorwaarden?

Betalingsvoorwaarden zijn alle gemaakte afspraken in relatie tot de betaling van uw verkochte goederen of diensten. Een belangrijk voorbeeld hiervan is wat de gevolgen zullen zijn als de klant u niet betaalt.

Het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen en toegankelijk te maken, zodat het zowel voor de klant als voor u duidelijk is welke regels er van toepassing zijn op een betaling of betalingsverplichting. U kunt het bijvoorbeeld aan elke factuur toevoegen.

Als er later eventueel een (juridisch) conflict ontstaat tussen u en de klant hierover, dan kunt u altijd op uw betalingsvoorwaarden terugvallen. Vaak worden Betalingsvoorwaarden daarom ook opgenomen in de Algemene Voorwaarden.

Wat moet u in uw betalingsvoorwaarden opnemen?

Het is verstandig in ieder geval de volgende standaard onderwerpen op te nemen in uw betalingsvoorwaarden:

Bedrag

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar zorg ervoor dat het ook voor de klant duidelijk is welk bedrag en in welke valuta u factureert, waar het bedrag uit bestaat, en welk btw-percentage u toepast op het bedrag. Dit kan veel misverstanden voorkomen.

Betaalwijze

Hoe kan de klant u betalen? Betaalt de klant u met contant geld, PIN, automatische incasso of een (online) bankoverschrijving? Leg van tevoren duidelijk uit welke betaalwijzen u accepteert en maak uw IBAN goed zichtbaar. Zo voorkomt u problemen wanneer de klant u wil betalen en het niet mogelijk blijkt te zijn.

Betalingstermijn

Het is belangrijk dat de betalingstermijn duidelijk op de factuur is vermeld, zodat uw klanten weten voor welke datum ze betaald moeten hebben en u precies weet wanneer u een betalingsherinnering moet sturen. U kunt een standaard betalingstermijn vastleggen in uw Algemene Voorwaarden of een termijn afspreken met uw klant en dit op de factuur zetten.Wanneer u geen betalingstermijn hebt afgesproken of vastgelegd in de Algemene Voorwaarden, dan geldt voor een factuur de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Gevolgen van wanbetaling

Het is altijd vervelend wanneer klanten u niet (op tijd) betalen. Daarom wilt u goed vastgelegd hebben wat de gevolgen zullen zijn wanneer de klant u niet op tijd of helemaal niet heeft betaald. Zult u bijvoorbeeld incasso- of herinneringskosten in rekening brengen nadat u geen reactie ontvangt na de eerste betalingsherinnering? Wanneer zult u een incassobureau of andere instantie inschakelen? Probeer zoveel mogelijk vast te leggen in de voorwaarden. Mocht het tot een juridisch geschil komen met uw klant, dan kunt u in ieder geval aantonen dat u de klant op de hoogte hebt gesteld van uw betalingsvoorwaarden.

Betalingsvoorwaarden in SumUp Facturen

Hoe kan SumUp u helpen betalingsvoorwaarden te hanteren? Op elke factuur die u maakt in SumUp Facturen moet u verplicht een betalingstermijn en een vervaldatum invullen, zodat u dit niet per ongeluk vergeet. Ook het bedrag wordt voor u gespecificeerd op de factuur, inclusief valuta en btw-percentage.

De rest van uw betalingsvoorwaarden kunt u simpelweg toevoegen in het Voorwaarden veld onderaan de factuur. Wilt u de voorwaarden standaard toevoegen aan elke factuur? Vul dan het Voorwaarden veld in en klik op Opslaan als standaard. Elke keer dat u daarna een nieuwe factuur aanmaakt zullen de voorwaarden alvast voor u toegevoegd zijn.

Met SumUp is het dus heel makkelijk om uw betalingsvoorwaarden op de factuur goed kenbaar te maken aan uw klanten en u alvast in te dekken voor eventuele misverstanden. Het blijft verstandig ook standaard betalingsvoorwaarden op te nemen in uw Algemene Voorwaarden.