Creditnota - Wat is een creditnota?
Een creditnota (of creditfactuur) is een document dat op een factuur lijkt, met een verlaging of een kwijtschelding van het bedrag van een eerdere factuur.
Een creditnota compenseert met een negatief bedrag een factuurbedrag dat de verkoper eerder in rekening heeft gebracht bij de klant. Hierdoor ontstaat een betalingsverplichting van de verkoper aan de klant.
Wanneer heeft u een creditnota nodig?
Als ondernemer kunt u een creditnota ontvangen of uitgeven. Voor kleine bedrijven komen beiden regelmatig voor.
Veelvoorkomende situaties kunnen zijn:
U moet een fout op een factuur corrigeren
U geeft uw klant (na overleg) een korting op de originele factuur
Uw klant stuurt producten retour en verwacht een terugbetaling
U ontvangt beschadigde goederen van een leverancier en u retourneert deze, u ontvangt dan van de leverancier een creditnota.
Omdat u een factuur niet meer mag wijzigen of verwijderen nadat het definitief is gemaakt, zorgt een creditnota ervoor dat een latere wijziging of kwijtschelding van de factuur juist verwerkt wordt in uw boekhouding. Daarnaast is het klantvriendelijk om uw klant een bewijs te sturen dat er een wijziging of kwijtschelding van het factuurbedrag heeft plaatsgevonden en hij eventueel een terugbetaling zal ontvangen.
Hoe maakt u een creditnota?
Voor het opstellen van een creditnota gelden dezelfde vereisten als voor een factuur. De creditnota krijgt een factuurnummer opeenvolgend op uw laatste factuur. Het enige verschil is dat er een negatief bedrag op de creditnota komt en het verwijst naar de originele factuur.
U kunt de originele factuur volledig ongedaan maken met een creditnota (crediteren) en daarna een geheel nieuwe factuur maken en verzenden naar uw klant. Door het gebruik van een creditnota hoef u uw originele factuur niet te verwijderen (want dit is niet toegestaan) en krijgt u geen gaten in uw serie factuurnummers.
Wanneer de originele factuur al betaald was door de klant, komt er door de creditnota een bedrag vrij. Afhankelijk van de situatie of de klant, kunt u het bedrag terugbetalen of als een tegoed behouden voor de nieuwe factuur of volgende aankoop van de klant.
Voor een factuur mag u zoveel creditnota’s aanmaken als u wilt, zolang ze het originele factuurbedrag maar niet overschrijden. De originele factuur vormt samen met de creditnota de uiteindelijke nieuwe factuur.
Creditnota’s in SumUp Facturen
Gelukkig bestaat er facturatiesoftware als SumUp Facturen om ervoor te zorgen dat de creditnota’s goed in uw boekhouding worden opgenomen. Een creditnota wordt automatisch gelinkt aan de juiste originele factuur en krijgt een creditnota nummer toegewezen. Daarnaast wordt het bedrag van de creditnota automatisch verrekend met het factuurbedrag en opgenomen in uw financiële overzicht.
Net zoals bij facturen, kunt u in SumUp ook uw eigen design geven aan creditnota’s zodat ze er professioneel uitzien. Ook de BTW wordt meegenomen.