Factuurnummer - Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een unieke, sequentiële code die door een bedrijf systematisch wordt toegewezen aan facturen.
Factuurnummers zijn een van de belangrijkste aspecten van uw facturatie, omdat ze ervoor zorgen dat uw opbrengsten goed worden gedocumenteerd in uw boekhouding. De Belastingdienst heeft daarom specifieke regels voor factuurnummers en controleert hier ook op.
Elke uitgegeven factuur moet een uniek factuurnummer toegewezen krijgen. Het factuurnummer moet altijd duidelijk op de factuur worden vermeld, zonder factuurnummer wordt een factuur niet als een juridisch geldig document beschouwd.
Daarnaast maken factuurnummers het ook makkelijker om betalingen te volgen en te koppelen aan een factuur. Zo kunt u van uw klant eisen dat ze altijd het factuurnummer vermelden bij een betaling.
Aangezien pro forma facturen geen officiële facturen zijn, mogen ze geen factuurnummers toegewezen krijgen.
Hoe wijst u factuurnummers toe?
Factuurnummers moeten logisch opeenvolgend worden toegewezen, wat betekent dat het getal bij elke nieuwe factuur moet toenemen. Juridisch gezien mag een serie factuurnummers nooit herhalingen of gaten bevatten.
Het is geen goed idee om de facturen 1, 2, 3 enzovoort te nummeren, omdat dit verwarrend kan zijn als de factuurnummers dubbele of driedubbele cijfers bereiken. In het begin heeft u misschien niet al te veel facturen, maar het is belangrijk om rekening te houden met uw toekomstige groei bij het kiezen van een effectief systeem voor de factuurnummering.
Een veelgebruikte manier om een langer, specifieker factuurnummer te creëren, is om de maand of het jaar te gebruiken waarin de factuur is uitgegeven. Bijvoorbeeld in een serie met een verwijzing naar het jaartal, kan de eerste factuur in 2018 als 180001 worden genummerd. De volgende facturen worden dan:
180002
180003
180004 etc.
Aan het begin van een nieuw jaar kunt u de serie opnieuw instellen. Het eerste factuurnummer van 2019 zou dan 190001 zijn . Met dit systeem kunt u snel zien in welk jaar een factuur uitgegeven is en nog steeds aan de logische opeenvolging voldoen.
Ontdek de waarde van een factuurnummer met facturatiesoftware SumUp Facturen.
Alfanumerieke factuurnummers
Een factuurnummer hoeft niet altijd alleen getallen te bevatten. Het is ook mogelijk om een unieke combinatie te maken met getallen, letters en speciale tekens, zoals schuine strepen (/) of streepjes (-).
Door letters en tekens toe te voegen aan een serie factuurnummers maakt u het eenvoudiger uw facturen te identificeren en organiseren.
Een alfanumerieke serie factuurnummers moet dezelfde regels volgen als series met alleen getallen. Ze moeten opeenvolgend zijn en mogen nooit gaten bevatten.
Letters kunt u gebruiken om bijvoorbeeld het verschil tussen facturen en offertes duidelijk te maken. Voor facturen kunt u dan een serie zoals 2018-FAC-0001 gebruiken, terwijl u voor offertes 2018-OFF-0001 gebruikt. Als u ervoor kiest om letters toe te voegen aan uw reeks factuurnummers, mogen de letters niet steeds worden gewijzigd - alleen de cijfers moeten toenemen.
Voorbeelden van alfanumerieke series van factuurnummers kunnen zijn: 2018/FACT/0001 18-ABC-0001 2018/09/0001 2018-0001 18/0001
Factuurnummers bijwerken
Als u een serie factuurnummers gebruikt die de datum volgt, moet deze overeenkomstig worden bijgewerkt. Het factuurnummer FACT-18-12-009 bevat bijvoorbeeld de datum en het jaar, verwijzend naar de negende factuur die is uitgegeven in december 2018. De eerste factuur van de volgende maand, januari 2019, krijgt het nummer FACT-19-01-001. Dit moet u niet vergeten handmatig bij te werken.
Als u uw serie factuurnummers volledig wilt wijzigen, kunt u het beste wachten tot de volgende boekhoudperiode. Dit voorkomt verwarring en het ontbreken of herhalen van factuurnummers.
Wanneer u de serie factuurnummers wijzigt, moet u ervoor zorgen dat uw cijfers niet herhaalt of weglaat. Dit betekent dat als uw laatste factuurnummer '023' was , uw volgende factuurnummer '024' moet bevatten - bijvoorbeeld 18/AC/024 of 2018-024.
Foutieve facturen en factuurnummers
Het kan natuurlijk vaker voorkomen dat u een fout op uw factuur heeft staan en de factuur wilt wijzigen of annuleren. Als standaardregel mogen facturen niet meer worden verwijderd als ze eenmaal definitief gemaakt zijn. Als u een factuur verwijdert die in uw administratie al is voltooid, dan kan dat als een gat in uw financiële administratie gezien worden die de Belastingdienst niet accepteert.
Als u een factuur wilt wijzigen of annuleren, is het beter om voor hetzelfde bedrag een creditnota uit te geven. Hiermee wordt het factuurbedrag effectief geannuleerd in uw financiële administratie terwijl uw factuurnummers zonder gaten blijven doorlopen.
Factuurnummers in SumUp Facturen
Met SumUp is het eenvoudig om uw factuurnummers bij te houden. Kies uw eigen aangepaste factuurnummer serie door het nummer van uw voorkeur in te voeren in het 'Factuurnummer' veld. Het nummer wordt automatisch bijgewerkt naar het opeenvolgende factuurnummer wanneer u een nieuwe offerte of factuur maakt.