Pro forma Factuur - Wat is een pro forma factuur?
Een pro forma factuur is een voorlopig document dat naar een klant wordt verzonden onder bepaalde omstandigheden - meestal wanneer nog niet alle details van de factuur bekend zijn maar er wel een document nodig is. Het is dus geen officiële factuur, maar bevat wel dezelfde gegevens als een normale factuur.
Een pro forma factuur dient vooral om de verkopers bereidheid te tonen om bepaalde diensten of goederen voor een bepaalde prijs te leveren. Het wordt meestal gestuurd nadat de offerte is geaccepteerd door de klant en de levering nog moet plaatsvinden.
Uitgangspunten bij pro forma facturen
Er zijn drie belangrijke punten waar u rekening mee moet houden bij het versturen van een pro forma factuur:
Het is geen rechtsgeldig document. Het versturen van een pro forma factuur betekent daarom niet dat er een betalingsverplichting ontstaat voor uw klant met betrekking tot de betreffende diensten of producten. Het krijgt daarom ook geen factuurnummer.
Het mag niet als een handelsvordering geboekt worden door de verkoper. Omdat het geen officiële factuur is, mag het niet opgenomen worden in de boekhouding en de btw-aangifte.
Het mag ook niet als een handelsschuld geboekt worden door de klant, aangezien er geen betaling van de pro forma factuur kan worden verwacht.
Wanneer kunt u een pro forma factuur gebruiken?
U kunt een pro forma factuur opstellen wanneer u een verkoopdocument moet verstrekken voor goederen of diensten die u nog niet hebt geleverd of waarvan u nog niet de exacte aantallen weet (zoals het aantal uren die een bepaalde opdracht u gaat kosten).
Vaak wordt een pro forma factuur ook gebruikt om een vooruitbetaling te vragen van de klant, waarna de levering van de goederen of diensten in gang wordt gezet. Daarnaast is bij internationale transacties soms een verkoopdocument nodig om een import- of export vergunning te krijgen. Hiervoor kunt u ook een pro forma factuur gebruiken.
Een pro forma factuur opstellen
Op een pro forma factuur moet duidelijk vermeld staan dat het pro forma (“voor de vorm”) is en dus geen officiële factuur is. De rest van de pro forma factuur ziet er hetzelfde uit als een normale factuur.
Wanneer u de goederen of diensten uiteindelijk hebt geleverd, moet er wel een officiële factuur opgesteld en verstuurd worden die ook in de boekhouding opgenomen moet worden.
Pro forma facturen in SumUp Facturen
Met SumUp is het heel eenvoudig om een pro forma factuur te verzenden aan de hand van professionele templates en voorbeelden. U doet het in een paar simpele stappen:
Klik onder het tabblad Facturen op Nieuwe Factuur
Vul alle factuurgegevens in en pas eventueel het design aan
Klik vervolgens op Opslaan in plaats van Factuur Voltooien. Uw factuur wordt dan als pro forma (of concept) opgeslagen en is altijd te bekijken in uw facturenlijst.
Verstuur de pro forma factuur naar uw klant door onder Meer te klikken op Pro forma verzenden en pas eventueel het bericht aan uw klant aan.
Wilt u de pro forma factuur later omzetten in een officiële factuur? Open het concept dan vanuit uw facturenlijst, maak eventueel wijzigingen en klik dan op Factuur Voltooien. U factuur is dan definitief en rechtsgeldig geworden.